En Colombia, los fondos de empleados han sido históricamente una herramienta de bienestar para trabajadores y empresas, pero muchos empresarios y contadores aún desconocen el verdadero alcance de su regulación. Imagine a Laura, gerente de una pyme, revisando sus cifras y descubriendo que parte de sus empleados aportan mensualmente a un fondo que no ha sido correctamente reportado ni auditado. Paralelamente, Andrés, contador con experiencia, se enfrenta a los cambios introducidos por la Ley 2496 de 2025, que modificó disposiciones clave de la Ley 1391 de 2010 y del Decreto 1481 de 1989. Ambos comprenden que no basta con conocer lo básico: necesitan actuar con precisión normativa, gestión financiera eficiente y acompañamiento profesional. Este blog combina visión empresarial y contable para que no caigas en errores que podrían costarte sanciones y oportunidades perdidas.
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Los fondos de empleados son organizaciones de economía solidaria creadas por trabajadores de una misma empresa o grupo empresarial. Se rigen principalmente por el Decreto 1481 de 1989, la Ley 1391 de 2010, la Ley 2496 de 2025 y la regulación prudencial emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria (Supersolidaria). Su propósito es fomentar el ahorro, otorgar créditos entre asociados y generar bienestar colectivo.
En la práctica, su gestión implica responsabilidades legales y contables significativas tanto para empresarios como para contadores. Las empresas deben facilitar la deducción de aportes, el traslado oportuno de recursos y la verificación de la legalidad de los fondos que operan en su entorno laboral. Los contadores, por su parte, tienen la obligación de registrar, reportar y auditar correctamente estas operaciones, asegurando que se cumplan las normas de la Supersolidaria y que la información financiera refleje la realidad.
Uno de los cambios más importantes de los últimos años proviene de la Ley 2496 de 2025, expedida el 28 de julio de 2025. Esta norma introdujo la figura del aporte social mínimo no reducible, fortaleció las reglas patrimoniales y modificó los artículos 15 y 16 del Decreto 1481 de 1989. También reforzó las sanciones y los criterios de responsabilidad patrimonial de los fondos, modernizando el marco jurídico para hacerlos más sólidos frente a terceros y asociados.
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En paralelo, la Ley 1391 de 2010 ya había ampliado las posibilidades de asociación, permitiendo que no solo empleados vinculados laboralmente, sino también prestadores de servicios con un vínculo común, pudieran integrar fondos de empleados. También estableció que, como mínimo, el 10 % de los excedentes anuales debe destinarse al Fondo de Desarrollo Empresarial Solidario (FODES), aprobado por la asamblea de asociados. Este fondo financia iniciativas solidarias, productivas o sociales, y su omisión puede derivar en sanciones o pérdida de beneficios tributarios.
Para comprender por qué esta normativa es tan relevante, pensemos en dos escenarios reales que he acompañado en mi ejercicio profesional.
En una empresa textil mediana de Medellín, el fondo de empleados llevaba años funcionando informalmente: deducciones por nómina sin reportes claros, sin auditorías periódicas ni cumplimiento del reglamento interno exigido por Supersolidaria. Cuando llegó una revisión de la entidad supervisora, encontraron incumplimientos en el traslado oportuno de aportes, registros contables incompletos y ausencia de un reglamento actualizado. El resultado fue una sanción económica considerable y un plan de ajuste obligatorio en menos de tres meses.
En otro caso, una empresa tecnológica en Bogotá contaba con un fondo sólido, pero su contador no había actualizado los procedimientos a la luz de la Ley 2496 de 2025. No aplicaban el nuevo régimen de aportes mínimos no reducibles ni habían ajustado su patrimonio contable. Esta omisión, más que una sanción, les representó la pérdida de confianza de sus asociados y la necesidad urgente de replantear su estructura interna.
Estos ejemplos muestran que los fondos de empleados no son solo “un beneficio” o una figura de bienestar: son estructuras financieras reguladas, que requieren control interno, planeación contable y conocimiento técnico actualizado. Tanto empresarios como contadores deben actuar coordinadamente para garantizar que las operaciones cumplan la ley y generen valor real a sus asociados.
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Comparativa internacional
En países como Costa Rica, los fondos de trabajadores operan bajo supervisión de la Dirección de Economía Social Solidaria y tienen estrictas normas de capitalización mínima, similares a las nuevas exigencias colombianas de aportes no reducibles. En Chile, las cooperativas de trabajadores deben publicar estados financieros auditados y certificados por auditores externos registrados. Y en España, las sociedades laborales tienen regulaciones financieras y societarias alineadas con la supervisión de las comunidades autónomas y el Banco de España para actividades crediticias.
Estas experiencias muestran que Colombia no está aislada: la tendencia global es fortalecer el control patrimonial y financiero de estas entidades solidarias, exigir mayor transparencia y prevenir riesgos de insolvencia o fraudes internos.
Rol de los contadores y revisores fiscales
Los contadores y revisores fiscales deben aplicar con rigor las NIIF pertinentes, los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de la Supersolidaria. Entre sus tareas clave están:
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Verificar que los aportes se contabilicen correctamente como patrimonio social y no como pasivos ordinarios.
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Evaluar la constitución del Fondo de Desarrollo Empresarial Solidario.
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Certificar que los excedentes se determinen y distribuyan conforme a la ley.
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Vigilar que los estados financieros se presenten oportunamente a Supersolidaria.
Además, deben asesorar a las empresas para que el traslado de aportes por nómina se realice de forma puntual y documentada, evitando contingencias tributarias y laborales.
Rol de los empresarios y gerencias
Para los empresarios, comprender esta normativa es una oportunidad de fortalecer la cultura solidaria interna, mejorar la confianza y evitar sanciones. Implementar procedimientos claros, capacitar al personal de nómina y trabajar de la mano con contadores especializados es fundamental.
La Ley 2496 de 2025 incrementó la responsabilidad patrimonial de los fondos, por lo que si un fondo incurre en problemas financieros, la empresa que lo respalda puede enfrentar investigaciones sobre el cumplimiento de sus deberes de retención y traslado de aportes. No basta con “permitir” su existencia; se debe acompañar activamente su funcionamiento legal.
Cómo Mi Contabilidad acompaña estos procesos
En Mi Contabilidad hemos acompañado a empresas de múltiples sectores en la implementación correcta de la normativa de fondos de empleados. Desde diagnósticos preventivos hasta la ejecución de planes de ajuste, nuestro enfoque combina experiencia normativa con soluciones digitales que automatizan procesos de reporte y control interno.
Fases de acompañamiento:
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Análisis inicial: detectamos brechas contables, tributarias y de control interno relacionadas con fondos de empleados.
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Planeación estratégica: elaboramos el plan de acción conforme a la Ley 2496/2025, la Ley 1391/2010, el Decreto 1481/1989 y las circulares de Supersolidaria.
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Implementación y seguimiento: aplicamos las medidas, capacitamos al equipo y dejamos protocolos claros para asegurar cumplimiento sostenido.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
