Imagina a Claudia, presidenta de una fundación social, revisando en abril el correo y encontrando un aviso de la DIAN: “su entidad debe actualizar calificación RTE y remitir memoria económica antes del 30 de junio”. Esa noticia le genera desvelo: ¿y si pierde los beneficios tributarios? ¿Se expone a sanciones o exclusión? Muchos dirigentes de entidades sin ánimo de lucro, cooperativas pequeñas o instituciones del sector social viven ese mismo temor en cada primer semestre del año. En este artículo explico paso a paso cómo cumplir correctamente la actualización de calificación en el Régimen Tributario Especial (RTE) y el envío de la memoria económica, con ejemplos reales, riesgos si no se actúa y las últimas novedades normativas vigentes. Aquí encontrarás una ruta segura y práctica para que tu entidad no pierda este estatus especial ni enfrente consecuencias desagradables.
👉 LEE NUESTRO BLOG, justo lo que necesitabas
A lo largo de más de 30 años acompañando entidades —fundaciones, asociaciones, cooperativas y organizaciones del Tercer Sector— he observado cómo incluso entidades con muy buena voluntad descuidan lo esencial: mantener vigente su estatus tributario especial. Permíteme guiarte como lo haría contigo: con rigor técnico, ejemplos reales y mirada estratégica.
Diagnóstico del problema: el riesgo de perder el RTE
Una entidad “calificada en el RTE” disfruta de beneficios tributarios importantes: tarifa especial del 20 %, posibilidad de que el excedente se considere exento si se reinvierte en el objeto social, donaciones con descuento al donante, entre otros.
Pero esos beneficios no son automáticos ni permanentes. Es obligatorio:
-
Actualizar anualmente la información correspondiente al RTE en el registro web de la DIAN.
-
Enviar la memoria económica cuando la entidad supere ciertos ingresos brutos.
Si no se cumplen estos deberes, la entidad puede quedar excluida del régimen especial y pasar al régimen ordinario.
Te cuento el caso de Lina, presidenta de una pequeña fundación de atención a infancia. En 2023 no presentó la memoria económica por descuido del contador. En 2024 la DIAN la excluyó del RTE de oficio. En 2025 esa entidad tuvo que acogerse al régimen ordinario, pagó una tasa más alta y perdió beneficios para los donantes. Esa historia no debe repetirse.
Entonces, la pregunta es: ¿cómo cumplir correctamente y sin sustos?
Marco normativo esencial vigente (últimos 12 meses)
Para hacerlo bien, debes conocer la normativa que hoy rige:
-
Artículo 364-5 del Estatuto Tributario (modificado por la Ley 2277 de 2022): impone la obligación de actualización anual de la información en el registro web durante los primeros seis meses del año.
-
Decreto 1625 de 2016, en sus disposiciones relacionadas con el régimen tributario especial, formatos y requisitos.
-
Normativa DIAN sobre el trámite de actualización y memoria económica: uso del formato 5245, carga de prevalidadores, archivos XML y PDF a través del módulo SI-RTE.
-
Normas especiales sobre donaciones, asignaciones permanentes y reinversión de excedentes, que condicionan la retención del beneficio especial.
Una actualización reciente relevante: el Decreto 2229 de 2023 precisó que la fecha máxima de actualización del registro web para entidades del RTE será el 30 de junio del año correspondiente, sin importar el NIT.
También cabe recordar que la Corte Constitucional, mediante la Sentencia C-022 de 2020, declaró inexequible la exigencia de reportar la identificación de los donantes en ciertos casos del registro web de Esal.
Así que, las entidades deben estar muy atentas a plazos, formatos, sanciones implícitas y características del régimen especial.
Proceso paso a paso: actualización de calificación en RTE
Voy a guiarte como si te acompañara personalmente:
Paso 1: Verificar información en el RUT
Antes de iniciar el trámite, revisa que el RUT esté actualizado:
-
Que la casilla de responsabilidades contenga el código 04 – Régimen Tributario Especial.
-
Que se haya registrado la actividad meritoria (al menos una actividad del artículo 359 del ET).
-
Que las demás casillas —representante legal, dirección, vigencia, entidad de vigilancia y control— estén correctas.
Si encuentras discrepancias, corrígelas antes de presentar la solicitud.
Paso 2: Preparar los formatos y documentación de soporte
La DIAN exige diligenciar ciertos formatos, cargar información y adjuntar documentos:
-
Formatos obligatorios:• 2530 — Información de los fundadores• 2531 — Información de directivos, gerentes, miembros de control
-
Formatos condicionales:• 2532 — Donaciones (que aplique si hubo donaciones)• 2533 — Asignaciones permanentes (si aplica)
Adicionalmente, debes tener listos:
-
Estados financieros del año anterior, aprobados por el órgano competente
-
Informe de gestión, mostrando ingresos, proyectos, actividades
-
Actas de asamblea o del órgano máximo que determinan cómo se reinvirtieron excedentes, si aplica
-
Copia de estatutos, certificados de existencia y representación legal
-
Certificaciones del representante legal y del revisor fiscal o contador, según corresponda
Un caso práctico: la Asociación “Manos Unidas”, al diligenciar en 2024 la actualización, olvidó incluir el acta que explicaba la reinversión de excedentes del periodo anterior. La DIAN devolvió la solicitud para corrección.
Paso 3: Diligenciar formato 5245 y cargar la información
Luego de tener soportes, debes:
-
Ingresar al módulo SI-RTE de la DIAN
-
Diligenciar el formato 5245, que sirve de contenedor para indicar los formatos 2530 a 2533 y los anexos PDF o XML correspondientes
-
Adjuntar los archivos soporte (PDF, XML)
-
Firmar la solicitud digitalmente dentro del sistema
-
Presentar la solicitud: el formato 5245 debe quedar marcado como “PRESENTADO” en el sistema
Importante: la solicitud no genera acto administrativo explícito de aceptación. El estatus se mantiene siempre que se presente correctamente.
Paso 4: Responder comentarios de la sociedad civil si los hay
El sistema abre un espacio para comentarios de la comunidad. Si tu entidad recibe observaciones:
-
Tienes 30 días calendario para responder desde que recibes los comentarios
-
La respuesta debe ser breve (máximo 200 caracteres) y acompañarse de los soportes que justifiquen tu respuesta
Si no respondes, la solicitud puede ser rechazada.
Paso 5: Verificar continuidad en el régimen especial
Una vez presentada la actualización sin comentarios o con respuesta adecuada, la entidad sigue perteneciendo al RTE. Si no es así, la DIAN puede:
-
Excluir de oficio al contribuyente, cambiando el RUT al régimen ordinario
-
No otorgar beneficios que exige permanencia formalizada
Por eso es vital no dejar pasar plazos ni errores.
Envío de la memoria económica
La memoria económica no aplica para todas las entidades, solo para aquellas que superan cierto umbral de ingresos brutos.
¿Cuándo debe presentarse?
-
Si tu entidad obtuvo ingresos brutos del año gravable anterior superiores a 160.000 UVT (e.g., para 2024 ese umbral es equivalente a varios miles de millones de pesos).
-
La presentación se hace a través del módulo “Memoria Económica” en el SI-RTE.
-
La memoria debe estar firmada por el representante legal y el revisor fiscal o contador público (según corresponda) y entregada en formato PDF.
Si tu entidad no supera el monto, no está obligada, aunque debe continuar con la actualización del registro web.
¿Qué debe contener la memoria económica?
Según el artículo 356-3 del ET y normas reglamentarias, debe incluir:
-
Año gravable que se informa
-
Nombre, razón social, NIT
-
Donaciones recibidas (fecha, donante, valor, especies)
-
Subvenciones y ayudas recibidas, fuente, destinación
-
Detalle de ingresos por actividad meritoria y otros
-
Destino del excedente o beneficio neto del año anterior
-
Asignaciones permanentes en curso: plazos, montos, origen
-
Inversiones vigentes que se liquidan ese año
-
Manifestación de que la entidad actualizó la información de transparencia (si aplica)
Relato real: La fundación “Sonrisas del Alma” presentó memoria económica con detalle incompleto de donaciones, omitiendo origen de un gran aporte extranjero. La DIAN exigió aclaraciones y la presentación corrió con riesgo de rechazo por falta de soporte.
¿Qué sucede si no envías la memoria (cuando estás obligado)?
-
Se pierde el estatus en el RTE
-
Tu entidad queda sujeta al régimen ordinario del impuesto de renta
-
El control tributario podría sancionar por omisión
Por eso no dejes esta obligación para último momento.
Casos comparativos internacionales
Para ilustrar la importancia de este cumplimiento, veamos tres ejemplos recientes en otros países:
-
España: Las ONGs calificadas reconocidas deben presentar memoria anual ante el Ministerio de Hacienda u organismo autonómico. La falta de presentación puede conllevar pérdida del reconocimiento y sanciones administrativas.
-
México: Las organizaciones registradas bajo “Donatarias Autorizadas” deben entregar sus informes financieros anuales al SAT y al portal público. El incumplimiento acarrea sanciones y cancelación del registro.
-
Chile: Las entidades sin fines de lucro deben publicar su informe anual en el portal público y en un medio de circulación nacional. La omisión puede degradar su «calificación de utilidad pública».
Aunque los regímenes varían, la enseñanza es clara: las entidades dedican sus esfuerzos sociales, pero sin cumplimiento normativo quedan en riesgo.
Cómo puede ayudarte Mi Contabilidad
Puedo contarte cómo acompañamos a entidades como la tuya:
-
Diagnóstico preventivo: hacemos inventario de riesgos legales, tributarios y de plazo.
-
Asesoría técnica personalizada: preparo tu solicitud de actualización y memoria económica, verifico formatos y documentos.
-
Implementación y seguimiento: presento el trámite en SI-RTE, monitoreo comentarios y respuestas.
-
Transformación digital: con el apoyo de Julio César Moreno Duque, integramos softwares contables y flujos automatizados que reducen errores y tiempos.
-
Casos reales: hemos asistido a fundaciones en Antioquia, Bogotá y el eje cafetero. Una de ellas redujo el riesgo de exclusión del RTE en un 90 %.
-
Acompañamiento continuo: no solo te ayudo una vez, sino que vigilamos cada semestre que todo esté vigente.
La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Recomendaciones clave finales
-
No esperes a que venza el plazo: anticipa la revisión en abril-mayo
-
Verifica el RUT antes de hacer la solicitud
-
Asegúrate de que todos los documentos de soporte estén completos y firmados
-
No subestimes los comentarios de la sociedad civil
-
Si tu entidad supera ingresos altos, no olvides la memoria económica
-
Apóyate de un profesional (como Mi Contabilidad) para reducir riesgos
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
🦆 Twitter (X): https://x.com/micontabilidad
💬 Comunidad de WhatsApp: https://chat.whatsapp.com/Hpl3yMU9T154jdVp5fTHb2
👥 Grupo de WhatsApp: https://chat.whatsapp.com/C6zlK1RaiZOI5jPSJCyqNZ
📣 Comunidad en Telegram: https://t.me/todoenunonet
📣 Grupo en Telegram: https://t.me/+TsUvXI40hthkYjgx
https://micontabilidadcom.blogspot.com/
