Imagínese a Elena, una emprendedora cafetería en Manizales, que después de enfrentar retrasos por el IVA y múltiples pagos, hoy siente que sus ingresos se estancan, justo cuando necesita invertir en nómina y tecnología. A diario, muchos empresarios como ella sueñan con una tributación más ágil, menos trámites y más dinero disponible para crecer. Ella sintió alivio al oír del régimen simple, pero también inquietud por la posible pérdida de beneficios del régimen ordinario, o por si realmente le conviene según sus ingresos. Esta incertidumbre puede paralizar decisiones vitales para el negocio. En este contexto, conocer los pros y contras del traslado al régimen simple se vuelve urgente y determinante.
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Desde mi experiencia como contadora pública, con más de treinta años acompañando pymes y grandes empresarios, he visto cómo una decisión tributaria puede transformar o frenar el crecimiento de un negocio. Hoy quiero contarte, de forma clara y cercana —como si estuviéramos en una conversación frente a un café— los aspectos clave que debes considerar antes de trasladarte al régimen simple de tributación (RST).
Diagnóstico: el dilema de casi todos los empresarios
Piense en Pedro, dueño de una pequeña pastelería en Bogotá, o en Laura, freelance que hace asesorías digitales. Ambos sienten frustraciones similares: trámites complicados, múltiples impuestos (renta, IVA, ICA), retenciones, conciliaciones fiscales… Una maraña contable que absorbe tiempo y acarrea sanciones si algo se olvida. Como les digo siempre: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Y en esa base hay esfuerzo, falta de claridad y riesgos.
El RST parece una solución atractiva: un solo formulario, un pago unificado, menos carga administrativa. Pero no es la alternativa perfecta para todos, y aquí entra la intención de este blog: ayudarte a decidir con conocimiento y confianza, integrando criterio técnico con visión de largo plazo, junto al soporte tecnológico que Julio César Moreno Duque aporta para convertir esta decisión en una decisión inteligente.
Contexto normativo en Colombia (últimos 12 meses)
Según la DIAN, el RST es un régimen opcional desde 2019, permite pagar impuestos nacionales y territoriales en un solo formulario y anticipos bimestrales —una fórmula que busca simplificar y formalizar a contribuyentes como personas naturales con empresa o sociedades cuyos socios sean personas naturales residentes.
Además, para 2025, el límite de ingresos brutos permitidos para acogerse es de 100 000 UVT, es decir, cerca de $4 979 900 000 COP. Ese es un dato fundamental: si tu empresa no supera esa cifra, podrías estar dentro del alcance; si la supera, el traslado no sería posible.
Ahora bien, la Corte Constitucional emitió la Sentencia C‑540 de 2023, que revisó ciertas tarifas y anticipos para los contribuyentes de los grupos 4 y 5 del régimen simple. PwC advirtió que aún no está claro si esos contribuyentes se podrían beneficiar retroactivamente, o si podrían solicitar devoluciones por pagos en exceso. Eso puede generar inseguridad o carga adicional, si tu negocio está en esos grupos.
Y hay algo que no podemos obviar: el Gobierno presentó un proyecto de reforma tributaria en septiembre de 2024 que propone eliminar el RST. Si llega a aprobarse, quienes estén en el RST tendrían que regresar al régimen ordinario, perdiendo sus ventajas y complicando su planificación tributaria.
Pros del régimen simple (ventajas que explotan el flujo y simplificación)
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Mejor flujo de caja: al no estar obligado a presentar renta ni ICA separados, y porque las tarifas (entre 1,2 % y 8,3 %) se calculan sobre los ingresos brutos, es más predecible tu carga tributaria.
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Exención del IVA para pequeños negocios: tiendas pequeñas, salones de belleza, minimercados, entre otros, quedan exentos del IVA, con lo que se evitan trámites complejos.
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Menores costos tributarios: todo se consolida en un solo sistema electrónico, sin múltiples pagos o retenciones engorrosas.
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Firma electrónica gratuita con inscripción RUT, útil para trámites digitales.
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Simplifica decisiones estratégicas: al tener previsibilidad del costo tributario es más fácil proyectar inversiones, como contratar personal, renovar equipos o innovar.
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Beneficio financiero adicional: incluye descuento del 4 × 1 000 (GMF) y descuentos por uso de pagos electrónicos, favoreciendo liquidez.
Además, desde mi ejercicio como contadora, pude evidenciar cómo estos beneficios se tradujeron en más competitividad y formalización: un minimercado en Medellín pudo reemplazar su viejo equipo de refrigeración, mientras una consultora en Duitama contrató a un asistente administrativo… todo gracias a la previsibilidad tributaria que ganó con el RST.
Contras del régimen simple (lo que podría pesar contra tu empresa)
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No permite compensar pérdidas fiscales: si tu empresa sufrió pérdidas, no podrías usarlas para reducir futura carga tributaria, como sí ocurre en el régimen ordinario.
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No recuperas IVA con facilidad: especialmente exportadores o productores que tienen saldos a favor del IVA pierden agilidad, al solo poder declararlo anualmente.
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Riesgo normativo futuro: la reforma propuesta plantea eliminar el RST, lo que pondría en jaque la estrategia tributaria de quien tomó la decisión de migrar.
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Menor control fiscal visible: según algunos análisis, al basarse en ingresos brutos, puede ser más fácil evadir y más difícil para la autoridad monitorear, lo cual podría derivar en fiscalizaciones más agresivas.
Además, como ha ocurrido en repetidas auditorías con la UGPP, la formalización bajo RST no exime del control laboral y pensional rigurosos; es más importante aún tener buen control interno, especialmente con el nuevo enfoque en SAGRILAFT y cumplimiento integral.
Comparativo internacional
Algunos países latinoamericanos ya experimentaron regímenes similares:
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Brasil tiene el “Simples Nacional” que, como en Colombia, consolida varios impuestos en uno solo, reduce formalidades y mejora el acceso a la bancarización a pequeñas empresas.
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Argentina y Uruguay también cuentan con sistemas monotributos que han incentivado la formalización y reducido la evasión, aunque igualmente enfrentan críticas por límites de control y alta progresividad.
En general, estos modelos mejoran la formalización inicial, pero requieren ajustes periódicos para evitar lagunas fiscales o inequidades redistributivas.
Permíteme presentarte dos casos:
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Caso de Ana, diseñadora gráfica freelance en Bucaramanga: Con ingresos estables, logró acogerse a RST y redujo su carga tributaria. El ingreso extra lo destinó a automatizar facturación con el software que implementó Julio —lo que le dio más tiempo para crear. Sin embargo, cuando la reforma estuvo en borrador, sintió incertidumbre por si sus cálculos quedarían inútiles.
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Caso de Pedro, minimercado en Popayán: Tenía ventas variables. En uno de los años sus ingresos subieron y ya no pudo acogerse más al RST. Aprendió que este régimen es útil, pero requiere planificación consciente y revisión anual, una tarea en la que Mi Contabilidad lo acompaña con alertas y simulaciones.
Estas historias reflejan la realidad empresarial colombiana: cada negocio tiene circunstancias propias, y la elección tributaria debe responder a una estrategia clara más allá de la simplificación.
Cómo resolverlo con Mi Contabilidad
Aquí entra nuestro acompañamiento:
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Análisis inicial: revisamos tus ingresos, estructuras, patrones (trabajo con expertos, revisión fiscal, SARLAFT).
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Definición estratégica: definimos si migrar al régimen simple hoy es conveniente, qué implicaciones laborales, si hay saldos a favor que puedo usar, o si mejor quedarte en el ordinario.
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Implementación y acompañamiento: ajustamos tus procesos con automatización (gracias a Julio), controles internos, cumplimiento SARLAFT, nómina electrónica, revisoría fiscal y más.
Así los beneficios tributarios se traducen en respaldo digital, prevención, ahorro y crecimiento real. “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
Y, por supuesto: “La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.”
📅 Agenda: https://outlook.office.com/book/MiContabilidadCom@todoenuno.net.co/
Por ejemplo, ofrecemos una primera consulta gratuita, y una opción de revisión exprés de tu situación tributaria sin compromiso, para que decidas con más claridad y seguridad.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
