A Lina la llamó de madrugada el abogado de la familia: su padre, quien tenía contratada a una trabajadora doméstica por años, había fallecido. Entre trámites, duelo y llamadas, surgió la pregunta que nadie sabía responder: ¿quién paga salarios pendientes, cesantías, primas y seguridad social? El miedo era real: errores, intereses moratorios y demandas podían golpear a los herederos justo cuando más vulnerables estaban. Como contadora, he visto este escenario repetirse en pymes, profesionales y hogares en Colombia. La muerte del empleador no borra obligaciones; las traslada a la sucesión y exige actuar con precisión jurídica y contable. Si eres empresario, independiente o contador, entender qué hacer en los primeros días puede ahorrarte sanciones y conflictos familiares. Hoy te explico, con normativa vigente y ejemplos claros, cómo cumplir sin improvisar y con respaldo profesional. Incluye pasos inmediatos y errores comunes a evitar.
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Desde hace más de treinta años en la profesión, sé que los temas más difíciles se resuelven en medio de la emoción y el reloj en contra. Cuando muere el empleador de una trabajadora del servicio doméstico —quien cuida la casa, acompaña a adultos mayores, prepara la comida, mantiene el día a día funcionando— la familia suele preguntar si “con la muerte todo se acaba”. No es así. En Colombia, la regla es clara y estable: el fallecimiento del empleador no extingue las obligaciones laborales; estas se trasladan al patrimonio de la sucesión y deben pagarse con los bienes hereditarios. Así lo ha reiterado el Ministerio del Trabajo y la doctrina judicial: los herederos asumen el pasivo laboral, incluyendo salarios, prestaciones sociales y demás conceptos causados, con cargo a la masa sucesoral.
Esa claridad jurídica trae consecuencias prácticas inmediatas. El contrato puede cesar por imposibilidad o por decisión de los herederos, pero los derechos causados hasta la fecha del fallecimiento se deben. Además, si hubo continuidad del servicio (por ejemplo, cuidado de una persona mayor durante el luto), puede existir tiempo adicional a liquidar. La prudencia manda documentar: acta de cierre de funciones, constancia de último día de servicios, relación de pagos efectuados y pendientes, y soportes de seguridad social. Cuando ese inventario se hace bien la primera semana, la familia evita intereses moratorios y eventuales reclamaciones administrativas o judiciales.
En un caso reciente, Héctor —profesional independiente— me llamó dos días después del deceso de su tía, empleadora de una trabajadora por más de ocho años. Habían pagado su salario al día, pero no tenían clara la última prima, las vacaciones proporcionales ni la consignación de cesantías. Al revisar, encontramos aportes a riesgos laborales oportunos, pero vacíos en semanas de pensión durante el último año. La conversación cambió de tono cuando entendieron que la sucesión respondería con sus bienes y que la falta de aportes adecuados genera deudas y contingencias, incluso con entidades como la UGPP, que vigila el cumplimiento de aportes al Sistema de la Protección Social.
Aterrizo el marco normativo reciente para 2024–2025, porque sé que buscas certeza actualizada. Primero, el criterio de transmisión de obligaciones a la sucesión se mantiene vigente y estable; en los últimos doce meses no ha sido modificado. El Concepto 45941 del 9 de mayo de 2020 del Ministerio del Trabajo sigue siendo la guía administrativa más citada y no ha sido derogado: la muerte del empleador no libera el pasivo laboral; los herederos deben asumirlo con cargo a la masa. Segundo, en materia pensional y de seguridad social, sentencias de la Sala Laboral en 2024–2025 han reiterado responsabilidades del empleador (y, por extensión, de la sucesión) cuando existe no afiliación o cotización incompleta, lo que confirma la necesidad de revisar históricamente los aportes para cerrar el caso sin contingencias. Tercero, la UGPP ha mantenido su foco de fiscalización en aportes de trabajadores del servicio doméstico, con guías y tableros de cálculo para 2025 que facilitan cuantificar obligaciones pendientes según el salario base y la jornada efectivamente pactada.
“La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Lo digo siempre porque, en estos procesos, cada soporte cuenta. Si la persona trabajadora laboraba por días, debemos verificar si se aplicaba el esquema de cotización por semanas y si cumplía requisitos (vinculación laboral, ingreso inferior a un SMMLV y periodo inferior a un mes), o si correspondía la cotización plena por salario. Dichas reglas —originadas en el Decreto 2616 de 2013 y compiladas en el Decreto 1072 de 2015— permanecen como marco de referencia para vínculos a tiempo parcial y trabajadores por días, y la UGPP ofrece lineamientos prácticos para calcular IBC y aportes en 2025.
Con esa base, te propongo una ruta que aplicamos en Mi Contabilidad, donde trabajamos hombro a hombro con Julio César Moreno Duque para integrar cálculo, trazabilidad y automatización en cada cierre laboral y de seguridad social.
La fase 1 es el diagnóstico inmediato (días 1–5). Box de documentos: contrato(s) y adendas, evidencia de jornada (por días u horas), últimos pagos de salario, prima, cesantías e intereses, vacaciones gozadas y pagadas, dotación entregada, afiliaciones a salud, pensión, ARL y caja de compensación, planillas PILA, certificaciones de EPS y fondo, y, si existió, coordinación con otras casas donde la trabajadora prestara servicios por días. Con esos insumos, levantamos un corte de causación hasta la fecha de fallecimiento, calculamos proporcionales (salario, vacaciones, prima, cesantías e intereses), verificamos brechas de seguridad social y cuantificamos la contingencia por mora laboral (si fuera el caso).
La fase 2 es la definición estratégica (días 6–10). Cuando encontramos brechas, proponemos un plan de normalización: correcciones en PILA, pagos faltantes, acuerdos de pago y soportes de cierre legal, todo con sello de evidencia digital. Si hubo prestación del servicio durante los días posteriores al fallecimiento (por ejemplo, cuidado de un adulto mayor mientras los herederos organizaban el relevo), se liquida ese tiempo adicional. Si se decide terminar el vínculo, se documenta la comunicación respetuosa y clara, dejando constancia de pagos y entregas, y explicando el cierre por causas sobrevenidas del empleador, sin desconocer derechos causados.
La fase 3 es la implementación y acompañamiento (días 11–30). Aquí entra el músculo tecnológico: plantillas de liquidación con fórmulas actualizadas, checklist de soportes, bitácora de hitos y alertas automáticas. Julio integra dashboards que muestran en tiempo real qué está pagado, qué falta, y por qué valor, y habilita un repositorio con trazabilidad para la sucesión, de modo que el inventario del pasivo laboral quede listo para el trámite notarial o judicial. “Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.”
Para ilustrarlo, narro tres historias reales (nombres cambiados). Primero, María Fernanda, microempresaria de café en Chinchiná: su madre falleció y la trabajadora doméstica seguía cuidando al abuelo por dos semanas. Con un diagnóstico en 72 horas, liquidamos salarios proporcionales, incluimos esas dos semanas adicionales y ajustamos dos meses de pensión omitidos. La sucesión pagó sin pleitos y María Fernanda mantuvo un vínculo humano, entregando incluso una carta de agradecimiento. Segundo, Óscar, odontólogo independiente: encontramos cotizaciones a ARL continuas, pero una brecha de caja de compensación; se normalizó con intereses mínimos y cierre ordenado. Tercero, Valeria, comerciante digital: contrataba por días a la misma persona en dos hogares; consolidamos evidencias y distribuimos obligaciones correctamente entre empleadores, evitando duplicidades y discusiones. En los tres casos, la certeza normativa sobre la sucesión fue el timón.
Comparar con el mundo ayuda a dimensionar. En España, cuando fallece el empleador del hogar, las obligaciones laborales también se atienden con cargo a la herencia, y existen fondos de garantía salarial (FOGASA) con reglas definidas para ciertos supuestos; aunque el régimen español no es calcado al nuestro, el mensaje es el mismo: los derechos del trabajo doméstico no se desvanecen por la muerte del empleador. En México, el IMSS enfatiza la responsabilidad solidaria del empleador en aportes y la continuidad de derechos, de modo que la sucesión debe reconocer pendientes. En Argentina, la prioridad de créditos laborales en la sucesión refuerza la idea de protección del trabajo doméstico. Estos ejemplos, aunque de sistemas distintos, nos recuerdan que la protección del trabajador del hogar es un estándar de civilidad y seguridad jurídica en la región y en Europa. (Síntesis comparativa propia con base en normativas públicas y reseñas especializadas recientes).
Volvamos al terreno minucioso que te interesa como empresario o contador. ¿Qué conceptos se liquidan al fallecimiento del empleador? Salario pendiente; vacaciones (proporcionales si no se completó el año); prima de servicios (proporcional al semestre en curso); cesantías del periodo no consignado a 14 de febrero; intereses a las cesantías; auxilio de transporte cuando aplique; y dotación si se causó antes de la fecha de cierre. A eso se suman aportes a seguridad social y parafiscales (caja de compensación), que deben estar al día; si hay faltantes, se corrigen por PILA y se soporta su pago. La UGPP, en su portal, ofrece referencias de cálculo vigentes para 2025 que facilitan validar que los montos coincidan con la jornada y el IBC aplicable, especialmente en esquemas por días con cotización por semanas.
Un tema sensible es el de intereses moratorios y sanciones. La inspección, vigilancia y control del Ministerio del Trabajo se mantiene firme; una liquidación extemporánea o un no pago tiende a escalar. La ventaja de obrar rápido y bien es evitar querellas, y, si las hay, llevar evidencia sólida. En el último año, providencias de la jurisdicción laboral han recordado que la ausencia de afiliación oportuna no traslada el riesgo al sistema; la obligación es del empleador (y, en fallecimiento, de su sucesión). Por eso insistimos en auditar afiliaciones y cotizaciones como paso cero; cuando encontramos huecos, presentamos plan de normalización y pagamos.
Aquí es donde Mi Contabilidad marca diferencia. Ofrecemos dos opciones sin riesgo para ti y tu familia: una revisión exprés gratuita del caso en 30 minutos para mapear el pasivo laboral y de seguridad social y darte un checklist accionable; y un diagnóstico preventivo de hasta 72 horas, con informe firmado, cálculos, plan de pagos y formatos de cierre listos para firmar. Si vienes como empresa o como independiente, incluimos la verificación integral de nómina electrónica, exógena, revisoría fiscal y cumplimiento UGPP, porque todo cruza: una mala liquidación hoy es un requerimiento mañana.
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“La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.” Te acompañamos también desde la transformación digital, con tableros que resumen lo crítico: qué se debe, cuánto, a quién, y con qué soporte. Julio ha integrado automatizaciones que generan alertas si falta una planilla, si un interés se aproxima o si un archivo no ha sido cargado al expediente digital de la sucesión. El objetivo es simple: que cierres de forma humana, legal y eficiente.
Sé que en momentos de duelo se valora la cercanía. Por eso cuidamos el tono de comunicación con la trabajadora y su familia: explicamos con claridad, pagamos con rigor, y, cuando procede, ofrecemos cartas de reconocimiento por los años de servicio. La experiencia muestra que hacer las cosas bien reduce el conflicto y honra la relación construida. Lo financiero, lo legal y lo humano sí pueden convivir.
Si aún dudas en por dónde empezar, piensa en este orden: inventario de documentos, corte de causación, auditoría de seguridad social, cálculo de prestaciones y aportes, normalización de brechas, pago con soportes y archivo en expediente de sucesión. Con esto, tanto el notario como el juez de familia encontrarán un caso ordenado, y tú dormirás en paz. Y si la trabajadora continuará prestando servicios a la familia —algo frecuente cuando cuida a un adulto mayor—, redefinimos el vínculo con el heredero responsable, por escrito, con afiliaciones al día y controles para que nada se quede sin pagar.
En suma: no hay atajos ni excusas. Hay método, acompañamiento y tecnología para hacerlo bien desde el primer día. En Mi Contabilidad llevamos años resolviendo estos casos para hogares, pymes, profesionales y familias empresarias. Nos avalan los resultados: cierres en menos de 15 días, sin reclamaciones posteriores y con auditoría de seguridad social blindada a requerimientos. Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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