Documento Soporte Electrónico en 2025: Clave para la Deducción de Costos y la Transparencia Fiscal en Colombia

¿Sabías que un solo error en la generación del documento soporte electrónico puede dejar por fuera deducciones e impuestos descontables que son esenciales para la estabilidad financiera de tu empresa? La contabilidad moderna exige precisión y cumplimiento, y la DIAN ha dejado claro, a través del reciente Concepto 0636 del 5 de mayo de 2025, que no basta con cumplir a medias: es necesario garantizar la correcta generación y transmisión de este documento.

Hoy te traemos una guía experta y actualizada sobre lo que empresarios, contadores y revisores fiscales deben saber para que el documento soporte electrónico no se convierta en un dolor de cabeza, sino en un aliado para la sostenibilidad financiera de tu negocio. Aquí te explicamos sus requisitos clave, beneficios reales y cómo adaptarte a los cambios más recientes en la normatividad colombiana. ¡No dejes que un detalle te cueste dinero y tranquilidad!

1. ¿Por qué el documento soporte electrónico es clave para las empresas colombianas?

En la actualidad, las empresas enfrentan crecientes exigencias para demostrar la veracidad de sus costos, deducciones e impuestos descontables. El documento soporte electrónico se ha consolidado como un elemento esencial para lograrlo, especialmente cuando se trata de operaciones con proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente. No es simplemente un trámite más: es la base para garantizar la deducibilidad y la eficiencia tributaria.

Este documento permite respaldar de forma confiable las adquisiciones que, aunque no tienen factura electrónica por parte del proveedor, sí son necesarias y legítimas para la operación de la empresa.

2. Marco normativo actualizado: el Concepto 0636 de 2025 y el Concepto Unificado 0106 de 2022

La DIAN, entendiendo las dudas e inquietudes que han surgido con la implementación del documento soporte, emitió el Concepto 0636 del 5 de mayo de 2025. Este concepto complementa y amplía lo establecido previamente en el Concepto Unificado 0106 de agosto de 2022, aclarando de forma concreta cómo debe generarse y transmitirse este documento.

Entre las aclaraciones más importantes están:

✅ Generación y oportunidad:

Aunque ya no se exige que la fecha de generación coincida con la fecha de la operación, es fundamental que el documento soporte se genere dentro de los plazos establecidos en la Resolución 000167 de 2021.

✅ Periodicidad de transmisión:

El documento puede generarse por cada operación o de forma semanal por proveedor, siempre que cumpla con las condiciones establecidas. Esto brinda cierta flexibilidad para quienes manejan operaciones recurrentes con los mismos proveedores.

✅ Validez y soporte probatorio:

Se reitera que la validez del documento soporte depende del cumplimiento riguroso de los requisitos formales y de su transmisión electrónica a la DIAN. Sin esto, no es posible respaldar deducciones ni impuestos descontables.

3. Requisitos esenciales para la correcta generación del documento soporte electrónico

Para que el documento soporte electrónico sea aceptado por la DIAN y sirva de respaldo fiscal, debe cumplir con los siguientes elementos:

🔹 Nombre específico:

Debe denominarse expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.

🔹 Datos completos:

Debe incluir la identificación del proveedor (nombre, razón social, NIT o documento equivalente) y del adquiriente.

🔹 Numeración consecutiva autorizada:

El documento debe llevar un número consecutivo, autorizado previamente por la DIAN para garantizar su trazabilidad.

🔹 Fecha de la operación y de la generación:

Ambas fechas son fundamentales y deben estar claramente diferenciadas.

🔹 Descripción precisa:

Debe detallar el bien o servicio adquirido y su valor total.

🔹 Firma del emisor:

El documento debe ser firmado electrónicamente, asegurando su integridad y autenticidad.

🔹 Código Único de Documento Soporte (CUDS):

Es un requisito esencial para identificar de manera única el documento y asegurar su validez.

4. Beneficios de cumplir con el documento soporte electrónico

El cumplimiento de esta obligación no solo evita sanciones, sino que trae ventajas significativas para la empresa:

✔️ Reconocimiento de costos y deducciones:

Permite que los gastos incurridos con proveedores no obligados a facturar sean deducibles.

✔️ Reducción de riesgos tributarios:

Minimiza el riesgo de que la DIAN rechace costos e impuestos descontables por falta de soporte adecuado.

✔️ Mayor transparencia y confianza:

Refuerza la trazabilidad y confiabilidad de las operaciones, fortaleciendo la gestión contable y financiera.

✔️ Mejora en la eficiencia operativa:

Al automatizar y sistematizar la generación del documento, se optimizan tiempos y procesos internos.

5. Implicaciones para empresarios y profesionales contables

La correcta implementación del documento soporte electrónico no es opcional: es una exigencia que involucra a toda la organización. Empresarios y contadores deben:

🔹 Revisar y actualizar procesos internos:

Asegurar que las adquisiciones a proveedores no obligados a facturar cuenten con el respectivo documento soporte, siguiendo los lineamientos de la DIAN.

🔹 Capacitación constante:

Dado que las normativas pueden cambiar, es clave que los equipos contables y financieros estén siempre actualizados.

🔹 Integración tecnológica:

Implementar soluciones digitales que permitan generar y transmitir estos documentos de manera ágil y confiable.

En Mi Contabilidad, entendemos que la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. Por eso, acompañamos a empresarios y contadores en este proceso, brindando asesoría y soluciones a la medida para garantizar el cumplimiento y la tranquilidad financiera.

6. Consecuencias del incumplimiento

Ignorar esta obligación o emitir el documento soporte con errores puede derivar en:

❌ Rechazo de deducciones e impuestos descontables:

La DIAN puede desconocer estos conceptos en las declaraciones tributarias, impactando directamente en la carga fiscal.

❌ Sanciones económicas:

Se pueden imponer multas por incumplimiento de las obligaciones formales, afectando la liquidez de la empresa.

❌ Pérdida de credibilidad:

La falta de rigor en estos procesos puede generar desconfianza con proveedores y socios estratégicos.

7. Herramientas tecnológicas y buenas prácticas para el cumplimiento

El mundo digital facilita cumplir con la normatividad, siempre que se usen herramientas confiables y actualizadas. Algunas recomendaciones:

✅ Automatización con software confiable:

Herramientas como Facturatech, integradas con la DIAN, permiten la generación y transmisión oportuna del documento soporte.

✅ Revisión constante de normativas:

Revisar periódicamente conceptos y resoluciones para evitar desactualizaciones.

✅ Auditorías internas:

Realizar verificaciones periódicas del proceso para corregir posibles inconsistencias antes de presentarlas a la DIAN.

Conclusión

El documento soporte electrónico se ha convertido en un pilar fundamental para la validez fiscal de tus costos y deducciones. Gracias al Concepto 0636 del 5 de mayo de 2025, las reglas del juego están más claras, pero también son más exigentes. En Mi Contabilidad estamos para ayudarte a navegar este entorno con soluciones confiables y acompañamiento experto, asegurando que tus decisiones estén respaldadas por una contabilidad precisa y transparente.

“Síguenos en nuestras redes para mantenerte al día con lo último en contabilidad, finanzas y administración empresarial en Colombia.”

Agenda una reunion:  Aqui

Facebook: Mi Contabilidad

Twitter: Mi Contabilidad

Página web: Mi Contabilidad

Comunidad de WhatsApp: Únete a nuestros grupos

Grupo de WhatsApp:    Unete a nuestro Grupo

Comunidad de Telegram: Únete a nuestro canal  

Grupo de Telegram: Unete a nuestro Grupo

👉 “¿Quieres más tips como este? Únete al grupo exclusivo de WhatsApp o Telegram”.