Actualización 2025 del Régimen Tributario Especial: guía completa para cumplir antes del 30 de junio

Imagina esto: la Fundación Luz de Vida se llevó una sorpresa amarga al comenzar julio: su equipo contable descubrió que, por no actualizar a tiempo su información en el Régimen Tributario Especial (RTE), la DIAN la había excluido de los beneficios tributarios. De un plumazo, esta entidad sin ánimo de lucro pasó a tributar como una empresa cualquiera, viendo cómo parte de sus escasos recursos ahora se destinarían al pago de impuestos en lugar de a su misión social. Situaciones como esta son más comunes de lo que crees, pero completamente evitables. Cada año, cerca de 20.000 organizaciones en Colombia enfrentan el mismo reto: actualizar su permanencia en el RTE antes del 30 de junio. ¿Está tu entidad lista para este proceso crítico? En este artículo te explicamos, de manera cercana y experta, todo lo que necesitas saber y hacer para cumplir con la actualización del RTE en 2025, proteger tus beneficios tributarios y fortalecer la sostenibilidad de tu organización.

¿Qué es el Régimen Tributario Especial y quiénes pueden acogerse?

El Régimen Tributario Especial (RTE) es un conjunto de beneficios fiscales diseñados para ciertas entidades sin ánimo de lucro en Colombia, aquellas cuya finalidad es desarrollar actividades meritorias en favor de la sociedad, sin repartir utilidades a sus miembros. En otras palabras, son organizaciones dedicadas a fines sociales, educativos, de salud, culturales, ambientales, entre otros, que revierten todos sus excedentes en su objeto social. A cambio de ese compromiso, la ley les otorga un tratamiento tributario diferencial: por ejemplo, sus excedentes anuales están gravados con una tarifa especial del 20% (en lugar de la tarifa general corporativa), e incluso dichos excedentes pueden quedar exentos del impuesto si se reinvierten totalmente en la misión social al año siguiente. Este beneficio fiscal permite que más recursos se mantengan dentro de la organización para cumplir sus objetivos altruistas.

¿Quiénes califican para el RTE? La normativa (artículos 19 y 19-4 del Estatuto Tributario) define las entidades que pueden pertenecer a este régimen especial. Entre ellas se cuentan:

Asociaciones, fundaciones y corporaciones legalmente constituidas como entidades sin ánimo de lucro (ESAL). Deben perseguir fines de interés social o comunitario, sin repartir sus aportes o utilidades ni siquiera en caso de liquidación. Sus ingresos y excedentes se reinvierten en mejorar sus programas y servicios en favor de la comunidad.
Entidades del sector cooperativo, como las cooperativas y otras organizaciones de la economía solidaria. En estas, los propios asociados son los gestores y beneficiarios de la empresa, la cual opera bajo principios de solidaridad. Se presume que no tienen ánimo de lucro siempre que cumplan requisitos como la irrepartibilidad de reservas y la reinversión de excedentes en servicios sociales o en beneficio de los mismos asociados.
Instituciones de educación superior aprobadas por el ICFES (universidades, fundaciones universitarias).
Entidades del sector salud constituidas como personas jurídicas sin ánimo de lucro, por ejemplo ciertos hospitales, clínicas u organizaciones de salud con permiso del Ministerio de Salud.
Ligas de consumidores y algunas otras organizaciones definidas en la ley.

Además de pertenecer a alguna de estas categorías, para ser parte del RTE la entidad debe desarrollar al menos una actividad meritoria de las listadas en el artículo 359 del Estatuto Tributario, orientadas a contribuir al desarrollo social o atender poblaciones vulnerables.

Estas actividades incluyen, entre otras, educación, salud, cultura, deporte, investigación científica, protección ambiental, apoyo a poblaciones vulnerables (niñez, personas con discapacidad, madres cabeza de familia, adultos mayores, etc.). En resumen, el RTE está pensado para organizaciones que trabajan por el bienestar común y reinvierten en la comunidad cualquier beneficio económico que generen.

Beneficios y responsabilidades de estar en el RTE

Pertenecer al Régimen Tributario Especial conlleva importantes beneficios tributarios, pero también implica responsabilidades formales. Por el lado de los beneficios, ya mencionamos la tarifa de renta reducida (20%) y la posibilidad de exención de ese impuesto sobre excedentes reinvertidos. Adicionalmente, las entidades en el RTE pueden acceder a ciertos incentivos y donaciones deducibles: por ejemplo, quienes donan a entidades del RTE pueden obtener descuentos tributarios, lo cual hace más atractiva la consecución de fondos para estas organizaciones. En pocas palabras, el RTE fortalece la sostenibilidad financiera de las fundaciones, asociaciones y cooperativas, permitiéndoles maximizar los recursos disponibles para su misión social.

Sin embargo, “no hay almuerzo gratis”. Para mantener estos privilegios fiscales, las entidades del RTE deben cumplir una serie de requisitos y deberes legales. Entre las principales obligaciones están: llevar contabilidad formal de acuerdo con estándares contables, presentar declaraciones de renta anuales como contribuyentes del régimen especial, reportar información exógena si aplica, publicar información sobre su gestión y destinación de recursos para garantía de transparencia, y –muy importante– realizar la actualización anual en el Registro Web del RTE dentro de los plazos fijados por la ley. Esta última responsabilidad es crucial: es el trámite que renueva cada año la permanencia de la entidad en el régimen especial. Incumplir con la actualización anual puede conllevar la pérdida automática de la calificación y la exclusión del régimen especial, con todas las consecuencias negativas que ello trae (como veremos más adelante). Por eso, además de aprovechar los beneficios, las organizaciones en el RTE deben ser muy rigurosas en su cumplimiento tributario y mantener sus documentos y registros al día. La filosofía es clara: el Estado apoya con alivios fiscales a quienes aportan al bien común, pero exige a cambio transparencia y formalidad en la gestión.

Cambios normativos recientes y fecha límite del 30 de junio de 2025

En los últimos años ha habido ajustes importantes en la normativa que rige el Régimen Tributario Especial. Un cambio clave llegó con la Reforma Tributaria de 2022 (Ley 2277 de 2022), la cual modificó el artículo 364-5 del Estatuto Tributario para precisar la obligación de actualización anual del RTE. A partir de dicha modificación, todas las entidades sin ánimo de lucro y del sector cooperativo clasificadas en el RTE deben actualizar anualmente su información en el registro web dentro de los primeros 6 meses de cada año. En la práctica, esto fija el 30 de junio como fecha tope para cumplir con el trámite de actualización en cada vigencia.

Antes de este cambio legal, el calendario de actualización no era tan claro e incluso solía terminar antes (en años anteriores se manejaban plazos más cortos o dispersos). La unificación al 30 de junio amplió el margen de tiempo para que las entidades preparen su documentación y cumplan con el proceso, lo cual fue bien recibido en el sector. Decreto 0219 de 2023, por ejemplo, ratificó este plazo al establecer expresamente que los contribuyentes del RTE (incluidas las cooperativas) debían realizar la actualización de su registro web a más tardar el 30 de junio de 2023, disposición que se ha mantenido para 2024 y 2025. Es decir, cada año el primer semestre es la “ventana” para renovar la pertenencia al régimen especial.

Para la vigencia actual, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha sido enfática en recordar esta obligación. En un comunicado de prensa del 4 de junio de 2025, la entidad reiteró a cerca de 20.000 contribuyentes del RTE (principalmente ESAL) que antes del 30 de junio de 2025 deben presentar la solicitud de actualización en el registro web anual, correspondiente al año gravable 2025. Esto incluye tanto a las entidades que ya venían en el régimen especial en 2024, como a aquellas que fueron readmitidas o calificadas durante 2024 y quieren conservar los beneficios en 2025. ¡Ojo! Incluso si actualizaste tu RUT recientemente en 2025, eso no te exime de hacer la actualización en el portal RTE si tu resolución de calificación indicaba vigencia 2024. En resumen, todas las organizaciones acogidas al RTE deben pasar por caja (procedimentalmente hablando) una vez al año antes de finalizar junio, para mantener su calificación vigente.

Otro aspecto normativo a tener en cuenta es la “memoria económica”, un informe detallado sobre la gestión financiera y el uso de recursos de la entidad. La exigencia de presentar esta memoria fue introducida por la Ley 1819 de 2016 (artículo 356-3 ET) y reglamentada en el Decreto 1625 de 2016. Hoy está plenamente vigente: las entidades del RTE (incluyendo cooperativas) que hayan obtenido ingresos brutos en el año anterior superiores a 160.000 UVT deben transmitir la memoria económica a más tardar el 30 de junio del año en curso. Para 2024 ese umbral equivale aproximadamente a 7.530 millones de pesos de ingresos (160.000 UVT valor 2024). Esto quiere decir que las fundaciones, asociaciones o cooperativas de mayor tamaño (por ejemplo, grandes universidades, hospitales o cooperativas financieras) están obligadas adicionalmente a preparar y enviar este reporte junto con la actualización anual. La memoria económica debe contener información muy específica: detalles de las donaciones recibidas y otorgadas, subvenciones, fuentes de ingreso, destino del excedente del año anterior, inversiones y reservas, etc., todo de acuerdo con las especificaciones del servicio informático de la DIAN. La finalidad es garantizar la transparencia sobre cómo la entidad obtiene y utiliza sus fondos, dando a la autoridad tributaria y al público una radiografía de su gestión financiera.

Vale la pena destacar que no cumplir con la entrega de la memoria económica cuando es obligatoria acarrea las mismas consecuencias que no actualizar el RTE: la entidad será excluida del régimen especial y pasará al régimen ordinario, perdiendo sus beneficios tributarios. Por lo tanto, si tu organización supera el umbral de ingresos, debes prestar especial atención a la elaboración de este informe y su envío oportuno junto con la actualización. Más adelante profundizaremos en las consecuencias de no actualizarse a tiempo, pero queda claro desde ya que la normativa vigente no deja espacio a la improvisación: 30 de junio de 2025 es el límite inamovible para cumplir tanto con la actualización del registro web del RTE como, si aplica, con la presentación de la memoria económica anual.

Pasos clave para la actualización del RTE en 2025

Cumplir con la actualización del Régimen Tributario Especial puede ser un proceso sencillo si sigues una ruta ordenada. A continuación, te presentamos los pasos clave y recomendaciones prácticas para realizar exitosamente este trámite antes de la fecha límite:

Verifica tu información en el RUT y en registros internos: Antes de iniciar la solicitud en la plataforma de la DIAN, asegúrate de que los datos básicos de tu organización estén al día. En el RUT (Registro Único Tributario) debe figurar correctamente la naturaleza jurídica de tu entidad y, muy importante, la entidad gubernamental que ejerce inspección, vigilancia o control sobre ella (por ejemplo, Cámara de Comercio, ICBF, Supersalud, etc., según el caso). Si no tienes registrada una entidad de control cuando por ley deberías, el sistema no te permitirá continuar con la actualización. Asimismo, revisa que en las actividades económicas declaradas en el RUT tengas al menos una que corresponda claramente a tu actividad meritoria principal; por ejemplo, si tu fundación se dedica a educación infantil, asegúrate de tener un código CIU relacionado con educación. Si falta, debes actualizar el RUT antes de seguir, ya que el portal validará que exista coherencia entre la actividad meritoria y las económicas registradas. En el caso de las cooperativas, verifica que estén debidamente clasificadas dentro del sector cooperativo en el RUT (campo especial), pues esa es otra condición que DIAN exige para dejarlas proceder. También confirma que el correo electrónico de notificación está actualizado, ya que allí recibirás las comunicaciones oficiales sobre el resultado de tu solicitud.
Reúne los documentos necesarios: La actualización del RTE se realiza completamente en línea, pero deberás adjuntar ciertos documentos escaneados durante el proceso. ¿Cuáles? Principalmente, aquellos que hayan cambiado o se requieran actualizar respecto a tu última calificación o actualización: por ejemplo, la copia actualizada de los estatutos de la entidad (si los modificaste recientemente), y una certificación suscrita por el representante legal que dé fe del cumplimiento de los requisitos (esto suele incluir una declaración de que la entidad no distribuye utilidades, que los excedentes se destinaron a su objeto social, y que continúa desarrollando las actividades meritorias autorizadas). Si en el último año hubo cambios en la junta directiva, en la representación legal, o se presentaron situaciones especiales (como asignaciones permanentes de excedentes), ten a mano las actas de asamblea o juntas donde consten esas decisiones, ya que podrían ser exigidas en el numeral correspondiente del formulario. En resumen, prepara con anticipación: estatutos actualizados, certificado de existencia y representación legal vigente (expedido por la autoridad competente, p. ej. Cámara de Comercio, si aplica), acta de aprobación de estados financieros 2024, memoria económica (si estás obligado a presentarla), y cualquier otra evidencia de cambios relevantes. Revisar que estos documentos estén vigentes, legibles y cumplan las especificaciones técnicas (tamaño de archivo, formato PDF, etc.) te ahorrará contratiempos durante la carga en la plataforma.
Ingresa al portal de la DIAN y ubica el módulo RTE: Para tramitar la actualización debes ingresar con el usuario de tu entidad (NIT + contraseña) en el portal transaccional de la DIAN. Una vez autenticado, busca en el menú la sección “Régimen Tributario Especial”. Allí encontrarás la opción “Diligenciamiento y presentación de solicitudes RTE”. Al seleccionarla, el sistema cargará automáticamente la información básica de tu organización desde el RUT (por ejemplo, razón social, NIT, dirección, entidad de control, etc.), la cual aparecerá bloqueada para edición. Tip: si algún dato importante no aparece o está incorrecto en esta pantalla inicial, es señal de que no actualizaste algo en el RUT. En ese caso, detén el proceso, corrige tu RUT primero y luego vuelve a iniciar la solicitud del RTE, ya que la plataforma no te dejará continuar si la información pre-cargada no cumple los requisitos (como mencionamos en el paso 1).
Selecciona “Actualización” y el año gravable 2025: El sistema te preguntará el tipo de solicitud que vas a realizar. Selecciona “Actualización del registro web” (las otras opciones, calificación o readmisión, aplican cuando estás ingresando por primera vez o volviendo tras una exclusión). También te pedirá especificar el año gravable al que corresponde la solicitud; en este caso elige 2025. Ten en cuenta que siempre debe escogerse el año en curso, pues la actualización es para mantener la calificación durante ese periodo.
Diligencia la información requerida y adjunta los documentos: A medida que avances por el formulario electrónico (formato 5245 en el SI-RTE), deberás proporcionar ciertos datos y subir los archivos recopilados. Uno de los campos importantes es la descripción de la actividad meritoria que realizas, así como la dirección de la página web o espacio virtual donde publicas el reporte de tu gestión tributaria. Esto último se refiere al requisito de transparencia: las entidades RTE deben divulgar en un sitio web accesible ciertos documentos (como el informe anual de resultados, uso del excedente, etc.). La DIAN te pedirá la URL donde cumples con esa obligación, así que verifica tener esa información lista. Luego, el formulario solicitará adjuntar los documentos soporte: típicamente, estatutos (si hubo cambios, de lo contrario no es necesario volver a subirlos), la certificación del representante legal mencionada, y las actas o documentos pertinentes según los cambios que declaraste. Si tu entidad maneja proyectos con asignaciones permanentes (excedentes destinados a proyectos plurianuales permitidos por la ley), asegúrate de incluir la información requerida sobre las mismas. Y si estás obligado a memoria económica, el sistema te habilitará la sección para cargarla o para ingresar los datos correspondientes a ese informe. Completa cuidadosamente cada sección, verificando que no queden campos sin diligenciar marcados como obligatorios. Puedes utilizar el botón “Guardar” frecuentemente para no perder avances; incluso es posible guardar y salir, para continuar más tarde, siempre que retomes y envíes la solicitud antes del 30 de junio.
Revisa y envía la solicitud: Una vez hayas diligenciado todo y adjuntado los archivos, es fundamental hacer una revisión final. Utiliza la opción de generar borrador en PDF (formato 5245) para visualizar todo lo que reportaste; así podrás detectar si falta algo o si hay inconsistencias. Verifica especialmente que los documentos cargados correspondan y se abran correctamente. Si todo está en orden, procede a presentar la solicitud. El sistema te pedirá confirmar el envío y luego generará un número de radicado o acuse de recibo electrónico. ¡Guarda este comprobante! Puedes imprimir el PDF final o guardar la constancia que emita el SI-RTE; es tu respaldo de que cumpliste en término. Recuerda que no se paga nada por este trámite, pero es obligatorio completarlo.
Atento a la respuesta de la DIAN: Tras enviar la actualización, la DIAN evaluará la información. Este proceso no es automático inmediatamente; un funcionario revisará que todo esté completo y conforme a la ley. Si todo está bien, la DIAN emitirá una resolución aprobando la actualización y confirmando la continuidad de tu entidad en el RTE para 2025. Si encuentran alguna inconsistencia o falta, podrían llegar a requerirte información adicional antes del 30 de junio, aunque en la práctica los requerimientos después de esa fecha suelen implicar que no cumpliste bien (por eso insistimos en la revisión previa). En cualquier caso, la notificación del resultado te llegará al correo electrónico registrado. Revisa tu bandeja en las semanas siguientes. Si pasan varias semanas sin noticia, también puedes consultar el estado de la solicitud ingresando nuevamente al portal RTE. Lo importante es que, si seguiste estos pasos cuidadosamente, habrás presentado en tiempo y forma la actualización, y con ello tu entidad seguirá amparada por el Régimen Tributario Especial durante el año.

¿Qué pasa si no realizas la actualización a tiempo?

No actualizar el registro web del RTE antes del 30 de junio desencadena consecuencias severas y automáticas. La legislación es clara: la entidad que incumpla este deber formal será excluida del Régimen Tributario Especial por el año en cuestión. En otras palabras, a partir del 1 de julio de 2025 tu organización perdería inmediatamente la condición de contribuyente del régimen especial y pasaría a ser un contribuyente del régimen ordinario del impuesto de renta. ¿Qué implica esto en la práctica? Principalmente, que ya no podrás gozar de los beneficios tributarios: tus excedentes o utilidades quedarían gravados a la tarifa general (que para las personas jurídicas actualmente ronda el 35%), sin tratamiento especial de exención. Por ejemplo, si tu asociación tuvo un excedente de $100 millones en 2025, en régimen especial podría potencialmente no pagar impuesto sobre esa suma (si la reinvierte conforme a la ley), pero en régimen ordinario tendría que pagar alrededor de $35 millones en impuesto de renta, restando así recursos valiosos a tus proyectos sociales.

Además del golpe financiero, la exclusión conlleva una serie de trastornos administrativos. La DIAN emite un acto administrativo (resolución) declarando la pérdida de la calidad de entidad del RTE, y ordena la reclasificación en el RUT de tu entidad al régimen ordinario. Esto implicará actualizar el RUT cambiando la responsabilidad 04 (propia del RTE) a la 05 (régimen ordinario), y ajustarse a todas las obligaciones de un contribuyente común. Si tu entidad era donataria de régimen especial, también pierde automáticamente esa condición, lo cual puede desalentar a potenciales donantes que ya no recibirán beneficios tributarios por apoyarte. Peor aún, recuperar la calificación en el RTE no es inmediato: deberás esperar al año siguiente y realizar un proceso de readmisión, presentando nuevamente una solicitud ante la DIAN para que te califique otra vez como entidad del régimen especial, explicando las razones del incumplimiento y cumpliendo cualquier requisito adicional que imponga la normatividad para reingresar. No hay garantía de éxito ni de plazos cortos en ese proceso, durante el cual seguirás tributando como ordinario.

Cabe mencionar que, tratándose de entidades con altos ingresos obligadas a la memoria económica, la falta de envío de dicho informe es considerada igualmente causal de exclusión. La norma establece que si no se transmite la memoria junto con la actualización en el plazo establecido, la entidad pasará al régimen ordinario y deberá tributar con la tarifa general desde el mismo año gravable. En suma, ya sea por omitir la actualización web o por no presentar la información complementaria exigida, el resultado es el mismo: se pierden los beneficios del RTE por el periodo. No hay multas pecuniarias inmediatas específicas por la no-actualización en sí (lo más grave es la exclusión), pero ten en cuenta que al convertirte en contribuyente ordinario podrías enfrentar sanciones si no ajustas oportunamente tus declaraciones de renta bajo el nuevo régimen, o si no llevas la contabilidad conforme a las reglas generales. Todo esto configura un escenario que conviene evitar a toda costa.

Volviendo al ejemplo inicial de la Fundación Luz de Vida, podemos imaginar la difícil situación en la que se encontró: proyectos recortados, obligaciones tributarias inesperadas y la necesidad de destinar tiempo y recursos a solicitar una readmisión al RTE en 2026, en vez de enfocarlos en su labor social. Por fortuna, esa historia puede no ser la tuya si tomas en serio los plazos y requisitos. La lección es clara: el costo de no actualizarse es mucho mayor que el esfuerzo de cumplir a tiempo. A continuación, veremos algunas recomendaciones prácticas para que ninguna organización comprometida con el bien común tenga que pasar por alto estos requerimientos.

Recomendaciones prácticas para fundaciones, asociaciones y cooperativas

Mantener la calificación en el RTE no debe verse como un trámite engorroso, sino como parte integral de la buena administración de tu entidad. Aquí te ofrecemos consejos prácticos para que la actualización 2025 sea exitosa y sin contratiempos:

Marca el calendario y planifica con anticipación: No esperes hasta el último día. Idealmente, comienza a reunir documentos y a revisar el proceso desde comienzos de junio o antes. Un buen plan es tener todo listo a más tardar a mediados de junio, de modo que si surge algún inconveniente (por ejemplo, la plataforma presenta fallas o falta algún documento), tengas tiempo de reacción. Recuerda que el 30 de junio es la fecha límite legal, no el día sugerido para hacerlo; intenta enviarlo varios días antes.
Asigna responsabilidades claras: Determina quién en tu organización estará a cargo de la actualización del RTE. Lo usual es que sea el contador o el revisor fiscal, pero asegúrate de formalizar esa responsabilidad. Si eres empresario o director de la entidad, pide informes de avance a esa persona antes de la fecha límite. La supervisión y el trabajo en equipo evitarán que el asunto se “traspapele” entre muchas otras obligaciones.
Capacítate o busca asesoría si es la primera vez: Si tu entidad es nueva en el régimen especial o nunca antes has hecho una actualización anual, infórmate bien. Puedes apoyarte en la guía paso a paso de la DIAN (disponible en su portal web) o en tutoriales y conferencias de calidad –por ejemplo, Actualícese ha publicado videos explicativos muy útiles sobre el tema–. Entender el porqué de cada requerimiento te dará mayor claridad para reunir la información correcta. Y si consideras que el proceso supera los conocimientos de tu equipo, consulta a un asesor tributario con experiencia en entidades sin ánimo de lucro. Una inversión menor en asesoría puede ahorrarte dolores de cabeza y proteger grandes beneficios.
Revisa casos de otras organizaciones: Aprender de la experiencia ajena es invaluable. Pregunta en redes de ONG o cooperativas cómo les ha ido con sus actualizaciones del RTE. Incluso la DIAN suele publicar comunicados y recordatorios con las cifras de cuántas entidades faltan por actualizar hacia finales de junio. No querrás estar en esa lista de rezagados. Si te enteras de sanciones o problemas que otros tuvieron (por ejemplo, alguien olvidó adjuntar un documento y fue excluido), utilízalo como aprendizaje para no repetir esos errores.
Asegura la calidad y consistencia de la información: Uno de los errores comunes es adjuntar documentos equivocados, desactualizados o ilegibles. Tómate el tiempo de verificar que los PDF que vas a subir corresponden efectivamente a tu entidad, al año correcto y que se puedan leer claramente. Por ejemplo, no adjuntar estatutos viejos firmados hace 10 años si ya tienes una reforma más reciente; o no subir un acta borrosa. La DIAN ha enfatizado que los documentos deben ser vigentes, legibles y cumplir especificaciones (tamaño máximo, formato). Incoherencias entre lo que declaras en el formulario y lo que dicen tus anexos pueden despertar alertas. Revisa también que los valores financieros clave (ingresos, excedentes, donaciones) coincidan con los reportados en tu declaración de renta y en la memoria económica. Mostrar consistencia y claridad genera confianza en el revisor de tu solicitud.
Utiliza las herramientas tecnológicas sabiamente: La plataforma SI-RTE permite guardar avances, descargar borradores y verificar datos pre-cargados. Sácale provecho a esas funciones antes de enviar. Igualmente, mantén respaldo de todo: guarda los PDF del formulario diligenciado, la constancia de envío, e incluso haz capturas de pantalla de los pasos críticos. Así tendrás evidencia en caso de cualquier disputa o inconveniente técnico. Recuerda que la notificación de la DIAN llegará al correo registrado; asegúrate de revisar la carpeta de spam y de que el buzón no esté lleno. Un correo no visto a tiempo podría costarte la oportunidad de subsanar algo si te lo solicitan.
Mantén una actitud proactiva y de mejora continua: Más allá del cumplimiento puntual, utiliza la actualización anual como una oportunidad para evaluar la salud administrativa de tu entidad. Pregúntate: ¿Estamos llevando correctamente la contabilidad? ¿Nuestros estatutos y objeto social siguen alineados con lo que hacemos? ¿Qué tanto crecieron nuestros ingresos y eso nos acerca al umbral de la memoria económica? Estas reflexiones te pueden llevar a ajustes beneficiosos (por ejemplo, implementar mejores controles, actualizar documentos internos, etc.). Recuerda que, tal como promueve la filosofía de Mi Contabilidad, la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. Aprovecha este proceso para tomar decisiones que fortalezcan tu organización.

Ejemplos de errores comunes (y cómo evitarlos)

A continuación, presentamos casos simulados de errores frecuentes que comenten algunas organizaciones durante la actualización del RTE, junto con recomendaciones para evitarlos en tu propia entidad:

Error 1: Confiar en que “ya actualicé el RUT, con eso basta”. Caso: La Asociación Buen Camino actualizó su RUT en febrero de 2025 para cambiar de dirección y agregar una actividad económica, y asumió erróneamente que con eso ya cumplía el requisito ante la DIAN. No ingresó al módulo RTE ni presentó la solicitud de actualización anual. En julio, descubrió que había sido excluida del régimen especial por no actualizar el registro web. ¿Cómo evitarlo? Entiende que el trámite del RUT es distinto al trámite del RTE. Aunque estén relacionados (un RUT correcto facilita la actualización), nada reemplaza la obligación de presentar la solicitud de actualización en el portal RTE cada año. Siempre verifica que tengas el acuse de recibo de la solicitud específica del régimen especial. Si no lo tienes, es porque no has culminado el proceso.
Error 2: Dejar todo para el último día. Caso: La Fundación Manos Solidarias comenzó diligenciar la información el mismo 30 de junio por la tarde. Mientras recopilaban documentos a las carreras, la plataforma empezó a presentar lentitud por la alta concurrencia de usuarios. Faltando minutos para la medianoche, no lograron cargar un archivo indispensable y se cerró el plazo. Resultado: incumplieron y quedaron fuera del RTE. ¿Cómo evitarlo? La solución es sencilla: no procrastines este trámite. Ya sabes que la fecha límite es inamovible y que muchas entidades ingresarán al sistema esos días. Planifica tu envío con al menos varios días de antelación. Si por alguna razón excepcional debiste dejarlo al final, intenta al menos tener todo listo para la mañana del 30 de junio y mantente pendiente de posibles intermitencias. Pero lo ideal es evitar riesgos y finalizar la actualización unos días antes; dormirás tranquilo(a) la noche del 30.
Error 3: No preparar la memoria económica pensando que “no era para tanto”. Caso: La Cooperativa Progresa tenía ingresos anuales significativos, pero su gerente supuso que la exigencia de la memoria económica era flexible. Presentaron la actualización del RTE sin adjuntar ni enviar dicho informe. En consecuencia, la DIAN los excluyó por incumplimiento de un requisito esencial para entidades de su tamaño. ¿Cómo evitarlo? Infórmate sobre las obligaciones según tu nivel de ingresos. Si tu entidad supera los 160.000 UVT de ingresos, la memoria económica no es opcional, es obligatoria. Dedica tiempo a elaborar este reporte con datos precisos y completos (usa como guía la lista de contenidos exigidos por la norma: donaciones, destino de excedentes, etc.). Y muy importante: transmite la memoria económica a través del servicio informático dispuesto o adjúntala en el formulario, según indique la DIAN. Un buen hábito es tener un borrador de la memoria listo incluso antes de que abra el plazo anual de actualización, así cualquier ajuste contable o de información puede hacerse con calma.
Error 4: Documentos desactualizados o inconsistentes. Caso: La Fundación Arte y Vida subió sus estatutos en el proceso de actualización, pero no se percató de que los que tenía a la mano eran una versión antigua, previa a varias reformas realizadas. También adjuntó un certificado de Cámara de Comercio vencido. La DIAN, al detectar la inconsistencia entre lo reportado (objeto social actual) y los documentos desactualizados, les negó la actualización. ¿Cómo evitarlo? Mantén un archivo organizado de tus documentos legales vigentes. Antes de iniciar el trámite, comprueba que cada PDF corresponde a la versión más reciente. Solicita nuevos certificados si los existentes ya pasaron su vigencia (muchos tienen validez de 3 meses). Y si has tenido cambios en estatutos, representación legal, junta directiva, etc., asegúrate de informarlos en el formulario y anexar las pruebas. La consistencia entre lo que declaras y lo que adjuntas debe ser total.
Error 5: No verificar los requisitos de la plataforma con anticipación. Caso: La Asociación Futuro Verde desconocía que necesitaba tener registrada una actividad económica correspondiente a su actividad meritoria en el RUT. Al intentar diligenciar la solicitud RTE, el sistema no la dejó avanzar debido a esta omisión, pero ya era 29 de junio. Aunque corrieron a actualizar el RUT, el trámite de actualización del RTE se retrasó y no alcanzaron a presentarlo en término. ¿Cómo evitarlo? Este error demuestra la importancia de revisar las condiciones previas del RUT (ver paso 1 de la sección anterior) antes de la recta final. Si descubres trabas de último minuto que requieren gestiones adicionales (como actualizar el RUT o conseguir un documento), podrías quedar sin tiempo. Siempre consulta con antelación la guía de la DIAN o fuentes confiables para saber qué valida el sistema automáticamente. Así llegarás al diligenciamiento con los “deberes hechos” y sin sorpresas de última hora.

En síntesis, la mejor forma de evitar todos estos errores es crear una cultura de cumplimiento proactivo en tu organización. Los errores mencionados suelen provenir de subestimar el trámite o de desorganización interna, cosas que se corrigen con planificación, conocimiento y buen manejo de la información.

El valor estratégico del RTE para la sostenibilidad de tu organización

Más allá de ser una obligación legal, mantener a tu entidad dentro del Régimen Tributario Especial debe verse como una estrategia de sostenibilidad a largo plazo. Los beneficios fiscales que otorga el RTE se traducen en mayor capacidad financiera para cumplir con la misión social. Cada peso ahorrado en impuestos gracias a la tarifa especial o a la exención por reinversión es un peso más que puedes invertir en tus programas, en llegar a más beneficiarios, en mejorar la calidad de tus servicios o en crecer institucionalmente. En un entorno donde las organizaciones sin ánimo de lucro y del sector solidario muchas veces operan con presupuestos ajustados, conservar estos alivios tributarios puede marcar la diferencia entre un proyecto viable y uno insostenible.

Asimismo, el proceso de actualización anual, lejos de ser una carga, puede fortalecer la transparencia y la credibilidad de tu entidad. Al reunir información para la DIAN, también estás generando insumos valiosos para rendir cuentas a tus grupos de interés (donantes, asociados, comunidad). Una entidad que cumple rigurosamente sus obligaciones fiscales y reporta con claridad el uso de sus recursos proyecta una imagen de confiabilidad y buena gestión. Esto puede abrir puertas a nuevas alianzas y fuentes de financiación, pues muchos cooperantes y agencias verifican si las organizaciones mantienen al día su situación legal y fiscal antes de apoyarlas.

No olvidemos el aspecto de las decisiones sólidas y sostenibles. Si cada año aprovechas la actualización del RTE para analizar tus finanzas, tu estructura y tu desempeño, estarás incorporando la gestión tributaria en la planificación estratégica de tu organización. Al fin y al cabo, como bien decimos en Mi Contabilidad, “la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles”. Mantener tu Régimen Tributario Especial al día es una de esas decisiones sólidas: protege el futuro de tu entidad, garantiza que el máximo de recursos siga destinado a tu causa, y te obliga a mantener altos estándares de orden y transparencia. En última instancia, una buena salud tributaria es parte integral de la salud institucional.

Ahora que conoces la importancia y los pormenores de la actualización del RTE en 2025, así como las mejores prácticas para llevarla a cabo, es momento de pasar a la acción y asegurar que tu organización cruce la meta del 30 de junio con los deberes cumplidos. Recuerda que no estás solo en este camino: podemos ayudarte a optimizar tu contabilidad y finanzas para que cumplas con todas tus obligaciones sin perder de vista tu misión social.

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