En el entorno empresarial actual, garantizar la correcta afiliación de los empleados al sistema de seguridad social es esencial para el cumplimiento normativo y el bienestar de los trabajadores. A continuación, te ofrecemos una guía detallada basada en la normativa vigente hasta abril de 2025, que te ayudará a entender y ejecutar este proceso de manera eficiente.
1. Importancia de la Afiliación a la Seguridad Social
La afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Colombia es una obligación legal para los empleadores y un derecho fundamental para los trabajadores. Este sistema proporciona acceso a servicios de salud, pensiones y protección frente a riesgos laborales, asegurando la estabilidad y calidad de vida de los empleados.
2. Sujetos Obligados a Afiliarse
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Trabajadores Dependientes: Todos los empleados con una relación laboral formal deben ser afiliados por su empleador al régimen contributivo de la seguridad social.
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Trabajadores Independientes: Aquellos que laboran por cuenta propia y cuyos ingresos mensuales son iguales o superiores a un salario mínimo legal vigente están obligados a afiliarse al régimen contributivo.
3. Procedimiento de Afiliación
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Para Empleadores:
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Registro del Empleador: Antes de afiliar a sus empleados, el empleador debe estar registrado en las entidades correspondientes: Entidad Promotora de Salud (EPS), Administradora de Fondos de Pensiones (AFP), Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y Caja de Compensación Familiar (CCF).
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Afiliación de Empleados: Una vez registrado, el empleador debe proceder a la afiliación de cada trabajador en las entidades mencionadas, asegurando que se complete toda la documentación requerida.
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Para Trabajadores Independientes:
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Selección de Entidades: El trabajador debe elegir una EPS y una AFP para realizar su afiliación.
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Proceso de Afiliación: Puede realizarse en línea a través del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT) del Ministerio de Salud, facilitando el proceso de inscripción.
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4. Aportes y Contribuciones
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Salud: El aporte es del 12.5% del Ingreso Base de Cotización (IBC). Para empleados, el empleador contribuye con el 8.5% y el trabajador con el 4%.
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Pensión: El aporte es del 16% del IBC. En el caso de empleados, el empleador aporta el 12% y el trabajador el 4%.
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Riesgos Laborales: El aporte varía entre el 0.522% y el 6.96% del IBC, dependiendo del nivel de riesgo de la actividad desempeñada. Este es cubierto en su totalidad por el empleador.
5. Plazos para Realizar los Aportes
Es fundamental cumplir con los plazos establecidos para evitar sanciones:
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Empleadores: Deben realizar los aportes dentro de los primeros 16 días hábiles del mes siguiente al que corresponden los pagos.
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Trabajadores Independientes: Deben efectuar sus aportes antes del último día hábil del mes siguiente al periodo de cotización.
6. Consecuencias del Incumplimiento
No cumplir con la afiliación y los aportes puede acarrear sanciones económicas, intereses moratorios y, en casos graves, procesos legales contra el empleador.
7. Recursos Adicionales
Para una comprensión más profunda del proceso de afiliación y gestión de la seguridad social, te recomendamos consultar los siguientes recursos:
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Video Tutorial sobre la Planilla PILA: Una guía visual que explica cómo utilizar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes para la afiliación y pago de aportes.
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Artículo sobre Seguridad Social y Pensiones para 2025: Información detallada sobre los cambios recientes en el sistema de seguridad social y pensiones en Colombia.
Conclusión
Asegurar la correcta afiliación de tus trabajadores al sistema de seguridad social es una responsabilidad que garantiza el bienestar de tu equipo y el cumplimiento de la normativa colombiana. Mantente actualizado y utiliza las herramientas disponibles para facilitar este proceso.
Próximos Pasos
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