En el ámbito de la propiedad horizontal, la correcta planificación y ejecución de las asambleas de copropietarios son fundamentales para garantizar una administración eficiente y una convivencia armoniosa. A continuación, te ofrecemos una guía práctica para organizar asambleas exitosas en 2025, incorporando las últimas actualizaciones normativas y mejores prácticas.
1. Cumplimiento de la Legislación Vigente
Es esencial estar al tanto de las normativas que regulan las asambleas de copropietarios. La Ley 675 de 2001 establece que estas deben realizarse dentro de los tres primeros meses del año, con fecha límite el 31 de marzo.
2. Planeación y Convocatoria
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Definir la Fecha, Hora y Modalidad: Decide si la asamblea será presencial, virtual o mixta. La elección debe considerar las necesidades de la comunidad y las disposiciones legales vigentes.
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Convocatoria Formal: La convocatoria debe enviarse con al menos 15 días de anticipación e incluir el orden del día, lugar y modalidad de la asamblea, informes financieros y documentos relevantes.
3. Verificación de Quórum y Poderes
Asegura la participación adecuada de los propietarios verificando el quórum necesario para deliberar y tomar decisiones válidas. Es recomendable facilitar formatos de poder para aquellos que no puedan asistir personalmente.
4. Uso de Herramientas Digitales
La tecnología puede facilitar la gestión de las asambleas. Plataformas especializadas permiten el control de asistencia en tiempo real, votaciones seguras y registro automático de actas y decisiones.
5. Comunicación Clara y Transparente
Mantén una comunicación efectiva con los copropietarios antes, durante y después de la asamblea. Proporciona información clara sobre los temas a tratar y las decisiones tomadas, fomentando la confianza y participación activa de la comunidad.
6. Consideraciones Fiscales Recientes
Ten en cuenta que, según la DIAN, el alquiler de zonas comunes como gimnasios, piscinas y salones comunales puede estar sujeto al IVA del 19%, dependiendo de cómo se estructuren los cobros en la copropiedad. Es importante revisar cómo se manejan estos servicios para cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.
7. Multas por Inasistencia
La Ley 675 de 2001 permite la imposición de multas a los propietarios que no asistan a las asambleas sin una excusa válida. Estas multas no pueden exceder el valor de dos cuotas de administración.
8. Participación de Arrendatarios
Los arrendatarios pueden asistir a las asambleas con derecho a voz, pero solo tendrán derecho a voto si cuentan con un poder otorgado por el propietario.
9. Grabación de Asambleas
Si se planea grabar la asamblea, es necesario informar a los participantes y obtener su consentimiento, ya que se trata de datos personales sensibles.
10. Asambleas de Segunda Convocatoria
Si no se logra el quórum en la primera convocatoria, la asamblea de segunda convocatoria se debe realizar en fecha diferente a la inicial, garantizando los derechos de los propietarios.
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