En la administración de conjuntos residenciales, la correcta gestión de las expensas comunes es fundamental para garantizar la transparencia y el equilibrio financiero. Una cuestión que genera inquietud es si un administrador entrante tiene la facultad de trasladar a cuentas por cobrar expensas comunes de propietarios que presentan paz y salvos sin los soportes adecuados.
Importancia de los Soportes en la Contabilidad
Según el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), todo hecho económico debe estar respaldado por documentos o soportes que evidencien su ocurrencia. Estos soportes, ya sean de origen interno o externo, deben estar debidamente fechados y autorizados por las partes involucradas. La ausencia de estos documentos impide el reconocimiento contable adecuado de las transacciones.
Responsabilidades del Administrador
La Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal en Colombia, establece en su artículo 51 las funciones del administrador, entre las cuales se destacan:
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Llevar la contabilidad del conjunto bajo su responsabilidad.
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Cobrar y recaudar cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y otras obligaciones financieras de los propietarios.
Estas funciones implican que el administrador debe mantener registros contables precisos y respaldados por la documentación correspondiente.
Procedimientos ante la Falta de Soportes
En situaciones donde el administrador saliente no ha entregado soportes completos de los pagos realizados por los propietarios, el administrador entrante enfrenta un desafío significativo. Sin la documentación adecuada, no es posible trasladar legítimamente valores a cuentas por cobrar ni descargar deudas del sistema contable. Por lo tanto, es esencial:
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Realizar una auditoría exhaustiva de los documentos y registros existentes.
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Solicitar formalmente al administrador saliente la entrega de los soportes faltantes.
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Informar a la asamblea de copropietarios sobre la situación y las acciones a seguir.
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Abstenerse de realizar ajustes contables sin la debida documentación que los respalde.
Recomendaciones para una Gestión Transparente
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Implementar sistemas de gestión documental que aseguren el almacenamiento y fácil acceso a los soportes de todas las transacciones.
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Establecer protocolos claros para la entrega y recepción de la administración, garantizando que se incluyan todos los documentos necesarios.
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Capacitar al personal administrativo en la importancia de mantener registros contables respaldados y en el cumplimiento de las normativas vigentes.
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