Documentos equivalentes a factura: Gobierno hizo ajustes sobre fechas y detalles técnicos

A través del Decreto 723 de 2021 se modificó el calendario para implementar el documento equivalente electrónico, el cual reemplazará a documentos como las boletas de entrada a espectáculos y peajes.

También se ajustaron las normas que regulan el documento soporte en compras a no obligados a facturar.

El pasado 30 de junio de 2021, el nuevo ministro de Hacienda, José Manuel Restrepo, expidió el Decreto 723 para introducir dos ajustes importantes a las normas del DUT 1625 de 2016 que regulan los documentos equivalentes a factura a los que se refieren las normas superiores contenidas en el parágrafo 2 del artículo 616-1 y el artículo 771-2 del ET.

El primero de los ajustes se realizó al numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016, cuya más reciente modificación se había establecido con el Decreto 358 de marzo 5 de 2020 y luego fue reglamentado con el artículo 13 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020. Para entender el cambio introducido en la norma, a continuación, presentamos la versión comparativa de la misma (los subrayados son nuestros):

Versión anterior de la norma

Nueva versión de la norma

Artículo 1.6.1.4.6. Documentos equivalentes a la factura de venta. Son documentos equivalentes a la factura de venta los siguientes:   1. El tiquete de máquina registradora con sistema POS (…). 2. La boleta de ingreso al cine (…). 3. El tiquete de transporte de pasajeros (…). 4. El extracto (…). 5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros (…).  6. El documento en juegos localizados (…). 7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados (…).  8. El documento expedido para el cobro de peajes (…). 9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores (…). 10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities (…). 11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios (…). 12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos (…). 13. El documento equivalente electrónico. El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de los numerales 1 a 12 del presente artículo y que será desarrollado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Dian– donde se establecerán los plazos, requisitos, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos. En todo caso la implementación del documento equivalente electrónico deberá realizarse a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021.

Artículo 1.6.1.4.6. Documentos equivalentes a la factura de venta (modificado con artículo 1 del  Decreto 723 de junio 30 de 2021). Son documentos equivalentes a la factura de venta los siguientes: 1. El tiquete de máquina registradora con sistema POS (…).  2. La boleta de ingreso al cine (…). 3. El tiquete de transporte de pasajeros (…). 4. El extracto (…). 5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros (…).  6. El documento en juegos localizados (…).  7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados (…).   8. El documento expedido para el cobro de peajes (…). 9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores (…).   10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities (…). 11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios (…). 12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos (…).   13. El documento equivalente electrónico. El documento equivalente electrónico es el documento que podrá desarrollar los documentos equivalentes de que trata el presente artículo. Lo anterior conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario. El calendario para la implementación del documento equivalente electrónico de que trata el presente artículo deberá ser expedido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.

 

Como puede verse, el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016 contempla la creación de un documento equivalente electrónico con el cual se “podrá” (lo cual implica que es algo voluntario y no obligatorio) reemplazar la expedición de todos los documentos equivalentes que se mencionan en los numerales 1 a 12 del mismo artículo (los cuales, según el artículo 1.6.1.4.27 del DUT 1625 del 2016, pueden ser utilizados como soporte deducible de costos y gastos con excepción del tiquete POS el cual, desde noviembre 2 de 2020, ya no se acepta fiscalmente; ver artículo 1.6.1.4.26 del DUT 1625 de 2016).

“el documento equivalente electrónico ya no se implementará a partir del 30 de junio de 2021 como estaba inicialmente previsto”

Por tanto, la modificación que se introduce con el Decreto 723 de junio 30 de 2021 consiste básicamente en establecer que el documento equivalente electrónico ya no se implementará a partir del 30 de junio de 2021 como estaba inicialmente previsto (pues la Dian se atrasó con la tarea). Ahora la norma dispone que la Dian tendrá libertad para definir el calendario con el cual se podrá empezar a expedir el mencionado documento (lo cual implicará que también deba modificar el texto del numeral 13 del artículo 13 de su Resolución 000042 de mayo de 2020).

Además, en los “considerandos” del Decreto 723 de junio de 2021 se menciona que para la elaboración de dicho calendario se hará necesario efectuar primero “los estudios y verificaciones con los sectores obligados a expedir los documentos equivalentes de que tratan los numerales 1 a 12” del artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016.

Ajustes al documento soporte en compras a los no obligados a facturar

La segunda modificación introducida con el Decreto 723 de junio 30 de 2021 consistió en ajustar el numeral 7 y el parágrafo 3 del artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 (cuya más reciente modificación se había realizado con el Decreto 358 de marzo 5 de 2020 y luego fue reglamentado con el artículo 55 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, norma que luego fue modificada en dos ocasiones posteriores con las resoluciones 000012 de febrero 9 de 2021 y 037 de mayo 5 de 2021).

Dicha norma hace referencia al documento soporte en compras a los no obligados a facturar, el cual se ha venido expidiendo en papel (incluyendo desde agosto de 2020 una numeración autorizada por la Dian) pero se volverá electrónico a partir de agosto 1 de 2021. Por tanto, para entender el cambio que se introduce en el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016, a continuación citamos la versión comparativa de la norma (los subrayados son nuestros):

Versión anterior de la norma

Nueva versión de la norma

Artículo 1.6.1.4.12. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:   (…)   7.Detallar el valor total de la operación. Cuando el adquiriente sea facturador electrónico el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, cumpliendo además de los requisitos señalados en los numerales 1 a 7 del presente artículo los siguientes:   – Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.   – Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.   (…)   Parágrafo 3. Para efectos de lo previsto en el inciso 2.° de este artículo, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar, elaborado de manera electrónica, entrará en vigencia una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su expedición.   El documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar se deberá expedir en físico hasta la fecha en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su expedición electrónica.

Artículo 1.6.1.4.12. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (modificado con artículo 2 del Decreto 723 de junio 30 de 2021). De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:   (…)   7.Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando a ello hubiere lugar. Cuando el adquiriente sea facturador electrónico el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, cumpliendo además de los requisitos señalados en los numerales 1 a 7 del presente artículo los siguientes:   – Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.   – Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.   (…)   Parágrafo 3. Para efectos de lo previsto en el inciso 2.° de este artículo, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar, elaborado de manera electrónica, entrará en vigor una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su generación.   El documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar se deberá generar en físico hasta la fecha en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su generación electrónica.

“el documento soporte en compras a los no obligados a facturar también tendrá que incluir el valor del IVA cuando a ello haya lugar”

Como puede verse, la nueva versión del numeral 7 indica que el documento soporte en compras a los no obligados a facturar también tendrá que incluir el valor del IVA cuando a ello haya lugar. Al respecto, debe entenderse que dicho IVA solo se discriminaría en los casos en que el documento sea elaborado para soportar los pagos por servicios a terceros domiciliados en el exterior pero que prestan servicios en Colombia (operación solo aplicable si el adquirente del servicio es un responsable del IVA e incluso implica practicar la retención de IVA del 100 % a que se refiere el numeral 3 del artículo 437-2 del ET; ver el inciso tercero del parágrafo 1 del mismo artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y el parágrafo 1 del artículo 437-1 del ET).

Además, en el texto del parágrafo 3 solo se cambiaron las palabras “expedición” por “generación”. Al respecto, en los considerandos del mismo Decreto 723 de junio de 2021 se indica que dicho cambio de palabra solo se realiza “con el fin de armonizar el lenguaje técnico del documento soporte de que trata el artículo 771-2 del Estatuto Tributario con el sistema de facturación electrónica”.