Se aproxima la fecha límite para la convocatoria y celebración de reuniones ordinarias de máximos órganos sociales de personas jurídicas.
Mediante el Decreto 176 de febrero de 2021, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo determinó nuevas directrices; aquí te contamos todo lo que debes saber.
El artículo 37 de la Ley 675 de 2001 establece que en las copropiedades debe constituirse la asamblea general de copropietarios, la cual debe ser integrada por los propietarios de los bienes privados, sus representantes o delegados, quienes tendrán derecho a participar en las deliberaciones y votar. El voto de cada propietario equivale al porcentaje de coeficiente del respectivo bien privado.
En igual sentido, el artículo 419 del Código de Comercio –CCo– establece que las sociedades comerciales deben constituir una asamblea general de socios o accionistas, la cual deberá sesionar con el quorum y las condiciones previstas en los estatutos.
En la siguiente infografía realizamos una síntesis de las pautas que deben tenerse en cuenta para la celebración de asamblea de máximos órganos sociales por el año 2021:
Reuniones de asamblea
El artículo 39 de la Ley 675 de 2001 establece que a la asamblea de copropietarios le asiste la obligación de reunirse al menos una (1) vez al año, en la fecha indicada en el reglamento interno de la propiedad horizontal o, en su defecto, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.
Por su parte, en lo que refiere a las sociedades comerciales, en el artículo 422 del CCo se establece que las reuniones ordinarias de asamblea se efectuarán por lo menos una (1) vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos o dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.
Las disposiciones contenidas en estas normas se relacionan en el sentido de que, de manera general, se entiende que el cierre presupuestal del ejercicio de personas jurídicas debe realizarse al 31 de diciembre de cada año; por lo tanto, las reuniones de asamblea para copropiedades y para sociedades comerciales debe realizarse a más tardar el 31 de marzo de este año.
Convocatoria a la asamblea
El artículo 39 de la Ley 675 de 2001 establece que, en una copropiedad, el administrador tiene la obligación de convocar a los copropietarios para la celebración de la reunión ordinaria de la asamblea general con al menos quince (15) días de anticipación.
Por su parte, para el caso de las sociedades comerciales, el artículo 424 del CCo establece que la convocatoria deberá realizarse mediante la forma establecida en los estatutos o mediante aviso que deberá ser publicado en un diario de alta circulación en el domicilio principal de la sociedad.
Reunión por derecho propio
El artículo 40 de la Ley 675 de 2001 determina que, en el evento en que el administrador no convoque a los copropietarios a la celebración de la asamblea general ordinaria, estos podrán reunirse por derecho propio el primer (1) día hábil del cuarto (4) mes siguiente al vencimiento del período presupuestal, a las 8:00 p. m., en las instalaciones de la copropiedad o en el lugar que indique el reglamento interno.
El inciso segundo del artículo 422 del CCo estipula que, cuando no sea convocada esta reunión en las sociedades comerciales, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer (1) día hábil de abril, a las 10:00 a. m., en las oficinas del domicilio principal de la sociedad.
En este punto también encontramos similitudes, ya que, si no se convocan las reuniones, estas deberán celebrarse en el mes de abril; en lo que difiere claramente este aspecto es en que se celebran en horas distintas.
Quorum
El artículo 45 de la Ley 675 de 2001 establece que, para celebrar la asamblea (siempre que el reglamento de propiedad horizontal no exija un quorum mayor), deberán asistir más de la mitad de los coeficientes de la copropiedad, y para tomar decisiones, se necesitará el voto favorable de la mitad más uno de los que asistieron a dicha reunión.
Por su parte, el artículo 427 del CCo, en lo que refiere a las sociedades comerciales, dispone que la asamblea podrá deliberar con un número plural de personas que representen, al menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija la conformación de un quorum diferente. Este artículo dispone, a su vez, que las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes, a menos que la ley o los estatutos requieran una mayoría especial.
En el siguiente video, Martha Elena Ramírez, abogada consultora en derecho comercial, explica cómo debe determinarse el quorum para la celebración de la asamblea de copropietarios:
Nuevas disposiciones para la celebración de asambleas
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto 176 de 2021, por medio del cual determinó las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas con ocasión de las medidas restrictivas aplicables a las reuniones por la pandemia del COVID-19.
Atendiendo a esto, a continuación, realizaremos el estudio de las disposiciones dispuestas en el decreto en mención.
Reuniones pendientes de cierre de ejercicio del año 2019
Este nuevo decreto indica que las reuniones de ejercicio de cierre del año 2019 (que debieron celebrarse a más tardar el 31 de marzo de 2020) que se encuentren pendientes de realizar, debido a la falta de herramientas para llevarlas a cabo de manera virtual de conformidad con lo previsto en el Decreto 398 de 2020, deberán llevarse a cabo a más tardar el 31 de marzo de este año.
A su vez, esta nueva disposición normativa establece que, cuando la reunión no sea convocada, los socios, accionistas y copropietarios podrán reunirse por derecho propio el primer (1) día hábil de abril de este año, a las 10:00 a. m.; los primeros (socios y accionistas), en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, y los segundos, en el lugar donde se llevan a cabo las reuniones de asamblea en la copropiedad.
Reuniones ordinarias de cierre de ejercicio del año 2020
En lo que refiere a las reuniones ordinarias y por derecho propio de cierre de ejercicio del año 2020, el decreto en mención establece que deberán llevarse a cabo según lo previsto en las normas que regulan estas disposiciones.
Lo anterior supone que las sociedades comerciales deberán ajustarse a lo previsto en el artículo 422 del CCo, que regula lo relacionado con la reunión ordinaria de asamblea, y las propiedades horizontales deberán seguir los lineamientos dispuestos en los artículos 39 y 40 de la Ley 675 de 2001.
Reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas
El Decreto 176 de 2021 establece que las personas jurídicas tendrán la facultad de determinar si la reunión ordinaria será presencial, no presencial o mixta; para esto deberán tenerse en cuenta las disposiciones previstas sobre convocatoria, quorum y mayorías, y lo establecido en el Decreto 398 de 2020 respecto del quorum en las reuniones no presenciales o mixtas.
A su vez, se establece que, en caso de que se celebre la reunión de manera presencial, las personas jurídicas deberán garantizar las condiciones sanitarias, es decir, la implementación de los protocolos de bioseguridad para la seguridad de los participantes.
Derecho de inspección
La nueva disposición normativa señala que los administradores de la sociedad comercial deberán poner a disposición de los asociados la información pertinente para el ejercicio del derecho de inspección. A su vez, y de conformidad con lo señalado en el artículo 447 del CCo, podrán disponer que este derecho se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital o de herramientas tecnológicas que salvaguarden la reserva de la información.
Al respecto, también se establece que, cuando en una misma reunión se celebren las de los años 2019 y 2020, este derecho de inspección deberá ejercerse dentro de un mismo término, para lo cual deberán agotarse, primero, los asuntos relacionados con el primer año (2019) y, posteriormente, con el segundo (2020).
Imposibilidad de celebrar la reunión por derecho propio
Como fue mencionado anteriormente, en caso de que no sea convocada la asamblea de socios o junta de accionistas, los asociados podrán reunirse por derecho propio el primer (1) día hábil de abril.
Atendiendo a esto, en caso de que esta reunión no pueda ser llevada a cabo por cuestiones de movilidad, aforo (por superación del límite de personas que pueden estar reunidas en un mismo sitio) o, en general, cualquier medida adoptada por el Gobierno para evitar la propagación del COVID-19, el Decreto 176 de 2021 determina que cualquiera de los asociados podrá presentar ante la entidad competente (Superintendencia de Sociedades) una petición para que se ordene al administrador o revisor fiscal que convoque la reunión (el artículo 9 del decreto en mención establece la forma en la que debe ser presentada esta solicitud).
Frente a lo dicho, debe tenerse en cuenta que el hecho de que esta reunión la convoque el administrador o revisor fiscal no supone que se convierta en asamblea ordinaria; continúa siendo una reunión por derecho propio y, por lo tanto, deberán aplicarse las disposiciones referentes a las reglas de quorum y mayoría dispuestas para este tipo de reuniones.
Esta solicitud debe ser realizada dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en la que la reunión debió realizarse. Para este año, este plazo se extiende hasta el seis (6) de mayo, ya que el lunes cinco (5) es el primer día hábil de abril.
Incumplimiento del deber de convocatoria
Los administradores que no convoquen la asamblea e impidan el derecho de inspección podrán ser sancionados o removidos de sus cargos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 222 de 1995 y demás normas concordantes.
Respecto a este punto, conviene mencionar que, en lo que respecta a las copropiedades, la figura del administrador es de libre nombramiento y remoción; por lo tanto, si no cita a la asamblea, podrá ser destituido por la asamblea general de copropietarios (numeral 1 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001) o el consejo de administración, en caso de que este último haya realizado el nombramiento.
En el siguiente video, Miguel Santiago Pantoja, abogado consultor en derecho comercial, explica las causales por las que puede ser destituido el administrador de una copropiedad:
Aplicación de estas disposiciones
El artículo 13 del Decreto 176 de 2021 determina que sus disposiciones podrán aplicarse de manera extensiva a todas las personas jurídicas, lo cual incluye a las sociedades comerciales y propiedades horizontales.
No obstante, el artículo 14 del mismo decreto establece que, para efectos de determinar el quorum para asambleas no presenciales en las copropiedades, debe atenderse lo previsto en los artículos 44 (“Decisiones en reuniones no presenciales”), 45 (“Quorum y mayorías”) y 46 (“Decisiones que exigen mayoría calificada”) de la Ley 675 de 2001 y el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015.
En igual sentido, el inciso segundo del artículo en mención establece que las copropiedades podrán aplicar las disposiciones referentes a la celebración de las asambleas de los años 2019 y 2020 y a las reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas (artículos 1, 2 y 3 del Decreto 176 de 2021); los demás preceptos contenidos en el nuevo decreto aplican solo para las sociedades comerciales.
