Una empresa recibe la noticia del nacimiento de un hijo de uno de sus trabajadores. Recursos Humanos registra la ausencia, nómina calcula los días correspondientes y contabilidad reconoce el valor que espera recuperar de la EPS. Todo parece estar bajo control. Sin embargo, semanas después aparece una diferencia: el valor reconocido no coincide con el registrado, falta documentación o la empresa descubre que las cotizaciones no estaban completamente conciliadas. Lo que comenzó como un acontecimiento familiar termina convirtiéndose en un problema administrativo, financiero y de cumplimiento. En Colombia, las licencias de maternidad y paternidad no deben entenderse únicamente como períodos de ausencia remunerada. También representan obligaciones laborales, derechos fundamentales, procedimientos ante las entidades de salud y operaciones que requieren registros contables confiables. Durante 2026, conocer su duración es importante, pero comprender cómo se administran, documentan y reconocen resulta indispensable para evitar errores que afecten tanto a los trabajadores como a las organizaciones.
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El verdadero problema no siempre está en la duración de la licencia
Cuando se habla de licencias de maternidad y paternidad, la primera pregunta suele ser cuántas semanas corresponden a cada trabajador.
Pero para una empresa existe otra pregunta igualmente importante: ¿están preparados sus procesos de nómina, seguridad social y contabilidad para administrar correctamente estas situaciones?
La diferencia es significativa.
Una cosa es conocer el derecho laboral y otra es garantizar que la información utilizada para liquidarlo, reconocerlo y solicitar su reembolso sea correcta.
Durante 2026, la regla general en Colombia contempla:
Modalidad | Duración general |
|---|---|
Licencia de maternidad | 18 semanas |
Licencia de paternidad | 2 semanas |
Licencia parental compartida | Hasta 6 semanas de maternidad distribuibles entre los padres |
Licencia parental flexible | Conversión de períodos autorizados en trabajo de medio tiempo y licencia de medio tiempo |
Estas disposiciones tienen como fundamento el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 2114 de 2021. La reforma laboral de 2025 no modificó las duraciones generales indicadas.
Cuando una licencia se convierte en un riesgo financiero
Imaginemos una pequeña empresa con quince trabajadores.
Una de sus colaboradoras inicia su licencia de maternidad. La empresa continúa cumpliendo las obligaciones laborales correspondientes y adelanta el procedimiento de reconocimiento económico ante la EPS.
En sus registros contables, la organización espera recuperar un valor determinado.
Sin embargo, cuando se recibe la respuesta de la entidad de salud, el reconocimiento es inferior al estimado.
¿Qué pudo ocurrir?
Quizás existieron inconsistencias en las cotizaciones, diferencias en la base utilizada para el cálculo o períodos que requieren una revisión especial.
También es posible que la empresa haya registrado anticipadamente un derecho de cobro sin evaluar adecuadamente su reconocimiento y medición.
En cualquiera de estas situaciones, la dificultad no se limita a la nómina.
Puede afectar las cuentas por cobrar, la información financiera, las conciliaciones y las decisiones relacionadas con el flujo de caja.
Por eso es importante distinguir tres responsabilidades: garantizar los derechos laborales, gestionar correctamente el reconocimiento ante la EPS y reflejar adecuadamente las operaciones en la contabilidad.
Aunque están relacionadas, ninguna sustituye a las demás.
La licencia de maternidad exige algo más que contar semanas
La licencia ordinaria de maternidad corresponde a dieciocho semanas remuneradas.
Por regla general, una semana se disfruta antes de la fecha probable del parto y las diecisiete restantes después del nacimiento, con las variaciones médicamente autorizadas.
Cuando el salario no es fijo, la legislación establece reglas particulares para determinar la remuneración correspondiente.
Además, existen situaciones que pueden modificar la duración ordinaria, como los partos múltiples o prematuros. En estos casos es indispensable revisar la documentación médica y aplicar las disposiciones legales específicas.
La fecha probable del parto, la fecha efectiva de nacimiento, el certificado médico y los soportes exigidos para el reconocimiento económico no son simples formalidades.
Son elementos que permiten establecer la procedencia, duración y valor de la prestación.
Un error en cualquiera de ellos puede producir diferencias entre la información laboral, los reportes de seguridad social y los registros financieros.
También debe recordarse que la licencia de maternidad está relacionada con garantías especiales de protección de la maternidad y estabilidad laboral.
No puede tratarse como una ausencia ordinaria ni utilizarse como fundamento para adoptar decisiones laborales discriminatorias.
La administración responsable comienza por reconocer que existe un derecho protegido y que su cumplimiento requiere coordinación entre diferentes procesos empresariales.
La licencia de paternidad también necesita controles
En 2026, la licencia ordinaria de paternidad corresponde a dos semanas remuneradas.
El derecho comprende al padre biológico y al adoptante, conforme a las disposiciones aplicables.
Para su reconocimiento ante la EPS deben observarse los requisitos documentales, de cotización y de oportunidad previstos en la normativa.
El Ministerio de Salud señala que la licencia debe disfrutarse dentro de los treinta días siguientes al nacimiento o entrega oficial del menor, según corresponda, y que existen reglas de reconocimiento proporcional cuando el período cotizado resulta inferior al de gestación.
El proceso requiere comprobar el período autorizado, verificar las cotizaciones, obtener los soportes correspondientes y conciliar el valor que efectivamente resulte reconocido.
La empresa debe diferenciar la obligación frente al trabajador de las condiciones que la EPS examina para el reconocimiento económico.
Una inconsistencia en el trámite no significa automáticamente que desaparezca el derecho laboral del trabajador.
Esa diferencia es fundamental para evitar decisiones equivocadas en nómina.
Licencias compartidas y flexibles: nuevas decisiones, mayores exigencias
La legislación colombiana contempla mecanismos que permiten distribuir o reorganizar determinados períodos de licencia entre los padres.
La licencia parental compartida permite distribuir hasta seis semanas de la licencia de maternidad, respetando las primeras doce semanas reservadas para la madre.
Su utilización exige cumplir requisitos, entre ellos el acuerdo de los padres, la documentación correspondiente y la autorización médica prevista en la ley.
Por otra parte, la licencia parental flexible de tiempo parcial permite transformar determinados períodos de licencia en una modalidad que combina trabajo de medio tiempo con descanso remunerado.
Estas alternativas no representan permisos adicionales automáticos. Son modalidades sujetas a condiciones legales.
¿Cómo debe reflejarse la jornada efectivamente trabajada? ¿Qué parte corresponde a la licencia? ¿Cómo se documenta el acuerdo? ¿Qué valores deben registrarse en nómina y cuáles se tramitan ante la EPS?
Responderlas correctamente requiere revisar las condiciones particulares.
Una liquidación basada únicamente en la cantidad de semanas, sin considerar la modalidad autorizada, puede producir errores en la remuneración y en el reconocimiento económico.
El papel de la EPS y la importancia de las cotizaciones
Uno de los aspectos más sensibles de las licencias parentales es la relación entre el derecho laboral y las condiciones para su reconocimiento económico.
El Decreto 1427 de 2022, incorporado al Decreto 780 de 2016, establece requisitos relacionados con la afiliación, las cotizaciones, los certificados y los documentos necesarios para tramitar estas prestaciones.
Para la licencia de maternidad, se contemplan condiciones como la afiliación activa en calidad de cotizante, los aportes durante la gestación y el certificado correspondiente, con reglas específicas para situaciones de cotización incompleta.
Para la licencia de paternidad también se examinan los períodos cotizados y las condiciones para el reconocimiento proporcional.
Además, el ingreso base de cotización utilizado para reconocer la prestación debe analizarse conforme a las reglas vigentes.
Por esa razón, las empresas necesitan mantener consistencia entre la nómina, la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes —PILA— y la información presentada ante la entidad de salud.
Una diferencia aparentemente pequeña puede exigir aclaraciones posteriores y afectar los valores pendientes de recuperar.
El control de las cotizaciones no debe comenzar cuando se presenta la solicitud de reconocimiento.
Debe formar parte del seguimiento habitual de las obligaciones de seguridad social.
¿Qué sucede cuando la EPS no paga lo esperado?
La presentación de una solicitud no significa que la entidad de salud haya aprobado automáticamente el valor solicitado.
El procedimiento comprende validaciones y decisiones de reconocimiento.
Conforme al Decreto 1427 de 2022, la EPS dispone, en términos generales, de quince días hábiles para revisar y liquidar una solicitud debidamente presentada y de cinco días hábiles adicionales para efectuar el pago autorizado.
La normativa también contempla consecuencias frente al incumplimiento de estos plazos.
No basta con presentar documentos y esperar indefinidamente.
Es necesario conocer qué se solicitó, cuánto fue reconocido, qué valor ingresó efectivamente a las cuentas y si existe alguna diferencia pendiente de aclaración.
Cuando una solicitud es rechazada o reconocida parcialmente, deben examinarse las razones.
Una decisión de la EPS puede requerir corrección documental, aclaración de aportes o actuaciones ante las autoridades competentes.
Desde el punto de vista financiero, mantener valores pendientes sin evaluación periódica puede distorsionar la información sobre recursos recuperables.
El error contable de reconocer valores sin evaluar su recuperación
La gestión contable de las licencias parentales merece especial atención.
Supongamos que una empresa estima que la EPS reconocerá $4.000.000 por una licencia de maternidad.
La empresa registra una cuenta por cobrar por ese valor.
Posteriormente, la entidad reconoce únicamente $3.200.000.
La diferencia de $800.000 no puede permanecer indefinidamente en los estados financieros como si su recuperación estuviera garantizada.
Se necesita establecer por qué existe la diferencia y si hay fundamento para reclamarla.
Dependiendo de los hechos, el marco técnico contable aplicable y las condiciones del reconocimiento, puede ser necesario ajustar el registro, evaluar su recuperabilidad o efectuar las revelaciones pertinentes.
Este ejemplo es ilustrativo: no establece una fórmula universal de contabilización.
El reconocimiento de una cuenta por cobrar debe sustentarse en la existencia de un derecho y en los criterios del marco contable correspondiente.
Asimismo, debe diferenciarse el gasto laboral, la obligación frente al trabajador y el eventual derecho de recuperación frente a la EPS.
La contabilización automática, sin evaluar la sustancia de la operación, puede producir errores.
El objetivo no es simplemente conseguir que los registros cuadren.
Es que representen correctamente lo ocurrido.
Cinco aspectos que toda empresa debería revisar
Para reducir inconsistencias, conviene examinar periódicamente:
Soportes: certificados médicos, registros civiles, autorizaciones y demás documentos aplicables a cada modalidad.
Cotizaciones: correspondencia entre períodos aportados, bases reportadas y requisitos para el reconocimiento económico.
Liquidación: fechas, duración, salario, ingreso base de cotización y situaciones especiales.
Conciliación: valores solicitados, reconocidos, pagados y pendientes ante las EPS.
Registro contable: adecuada presentación de obligaciones, gastos, derechos de cobro y diferencias identificadas.
Estas verificaciones permiten reconocer dificultades antes de que se acumulen.
También facilitan que los responsables de nómina, contabilidad y gestión humana trabajen con información consistente.
No se trata de multiplicar procedimientos innecesarios, sino de establecer controles proporcionales al tamaño y complejidad de cada organización.
En Mi Contabilidad podemos revisar el tratamiento contable, la conciliación de valores reconocidos por las EPS y las implicaciones de seguridad social relacionadas con estas prestaciones, dentro del alcance profesional contratado.
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Los trabajadores independientes también deben prestar atención
El reconocimiento económico de las licencias no es un asunto exclusivo de los trabajadores dependientes.
Los trabajadores independientes afiliados como cotizantes al sistema de salud también pueden acceder a estas prestaciones cuando cumplen las condiciones correspondientes.
Sin embargo, deben prestar especial atención a la continuidad de sus cotizaciones, el ingreso base reportado y los documentos exigidos.
Una interrupción en los aportes puede modificar el análisis del reconocimiento económico.
En consecuencia, no es adecuado concluir que toda persona independiente recibirá automáticamente el equivalente a su ingreso mensual habitual.
Cada situación requiere verificar las cotizaciones efectivamente realizadas y las disposiciones aplicables.
También debe diferenciarse la relación laboral de los contratos de prestación de servicios.
Los derechos, obligaciones y mecanismos de gestión no son necesariamente idénticos.
Por ello, utilizar una misma liquidación para todos los tipos de vinculación puede conducir a resultados incorrectos.
Las consecuencias de no conciliar oportunamente
Cuando una organización carece de seguimiento sobre las licencias, pueden acumularse pequeñas diferencias que terminan afectando su información financiera.
Por ejemplo, varias cuentas por cobrar a EPS pueden permanecer abiertas durante meses sin que exista claridad sobre su estado.
Al preparar los estados financieros, estas partidas pueden aparecer como recursos pendientes de recaudo.
Sin embargo, algunas podrían corresponder a solicitudes no presentadas, reconocimientos parciales, valores discutidos o derechos cuya recuperación requiere evaluación.
El resultado es una imagen financiera que podría no representar adecuadamente la situación real.
Esto afecta la calidad de la información utilizada para tomar decisiones.
También dificulta explicar diferencias durante revisiones contables, procesos de control y cierres financieros.
Una conciliación oportuna permite identificar cuáles valores están efectivamente reconocidos, cuáles permanecen en trámite y cuáles necesitan un análisis adicional.
La confiabilidad financiera depende tanto de registrar operaciones como de verificar periódicamente su estado.
La importancia del criterio profesional
Conocer las semanas de licencia constituye apenas el punto de partida.
La aplicación adecuada exige comprender la normativa, verificar documentos, analizar cotizaciones y determinar los efectos contables de cada operación.
En ocasiones, el problema puede resolverse mediante una conciliación.
En otras, será necesario examinar las condiciones del reconocimiento económico, corregir información o evaluar registros que afectan los estados financieros.
La intervención profesional debe corresponder a la necesidad identificada.
Una revisión contable específica no significa asumir automáticamente toda la administración de nómina de una empresa.
Tampoco implica sustituir la intervención jurídica laboral cuando exista una controversia que requiera ese conocimiento especializado.
Lo importante es determinar con precisión qué debe revisarse, por qué y con qué alcance.
Conclusión: una licencia bien gestionada protege más que un derecho
Las licencias de maternidad y paternidad representan un compromiso fundamental con la protección de los trabajadores y sus familias.
Pero también ponen a prueba la capacidad de una empresa para administrar correctamente su información.
Una organización que conoce sus obligaciones, mantiene sus cotizaciones conciliadas, documenta las prestaciones y evalúa los valores pendientes de reconocimiento dispone de mejores condiciones para cumplir y mantener información financiera confiable.
El verdadero riesgo no consiste únicamente en desconocer cuántas semanas corresponden.
Consiste en creer que conocerlas es suficiente para administrar correctamente todas sus consecuencias.
El cumplimiento laboral y la confiabilidad contable deben avanzar juntos, sin confundir sus responsabilidades.
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Diana Cristina Cardona Contadora Pública – Mi Contabilidad
“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
Arquitectura: Arquitectura Contable y de Reporte Financiero (AC)
