Una empresa contrata a un trabajador que pertenece al régimen subsidiado de salud. Su responsable de nómina conoce que existe una nueva categoría de cotizante en la PILA y comienza a preparar los cambios. Sin embargo, pocos días antes de su implementación, el Gobierno propone modificar la fecha de entrada en operación. ¿Debe la empresa aplicar inmediatamente el nuevo procedimiento, esperar hasta marzo de 2027 o continuar con las reglas actuales? Esta situación demuestra que el cumplimiento de las obligaciones laborales no depende únicamente de conocer las normas, sino también de interpretar correctamente su vigencia, verificar las condiciones particulares de cada trabajador y mantener controles sobre la información reportada. Una modificación anunciada no siempre constituye una obligación vigente, y confundir ambas situaciones puede generar inconsistencias en la afiliación, liquidación y pago de los aportes a seguridad social. El verdadero desafío para los empleadores es prepararse sin anticipar decisiones que todavía carecen de respaldo normativo definitivo.
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Una fecha anunciada no equivale a una norma vigente
El sistema colombiano de seguridad social está incorporando mecanismos para facilitar la vinculación laboral formal de personas que pertenecen al régimen subsidiado de salud.
Uno de ellos es el tipo de cotizante 75, denominado «Dependiente con permanencia en el Régimen Subsidiado».
Su finalidad es permitir que determinados trabajadores mantengan temporalmente su afiliación al régimen subsidiado cuando comienzan una relación laboral, bajo condiciones legalmente establecidas.
La Resolución 1529 de 2026 incorporó esta categoría a las reglas técnicas de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), con implementación inicialmente prevista para el 1 de noviembre de 2026. Posteriormente, el Ministerio de Salud presentó un proyecto para trasladar su aplicación al 1 de marzo de 2027.
La diferencia es fundamental.
Al 30 de octubre de 2026, la información examinada corresponde a una propuesta de aplazamiento, no a la confirmación de una modificación normativa definitivamente expedida.
Por consiguiente, las empresas deben distinguir tres situaciones: una disposición ya expedida, un proyecto sometido a consulta pública y una modificación que adquiere vigencia después de su publicación oficial.
Esta distinción evita que las decisiones administrativas se fundamenten únicamente en titulares informativos o comunicaciones preliminares.
¿Por qué se creó esta nueva categoría?
Una de las dificultades que puede enfrentar una persona perteneciente al régimen subsidiado es la incertidumbre sobre su cobertura en salud cuando consigue empleo formal.
El artículo 65 de la Ley 2466 de 2025 estableció un mecanismo de permanencia temporal para trabajadores que cumplen determinadas condiciones de clasificación en el Sisbén.
La Resolución 611 de 2026 desarrolló aspectos de su aplicación.
El mecanismo contempla la posibilidad de permanecer hasta seis meses acumulados en el régimen subsidiado, siempre que se satisfagan los requisitos establecidos.
No se trata de una autorización general para que cualquier trabajador continúe indefinidamente en ese régimen.
Tampoco significa que el empleador quede exonerado automáticamente de sus obligaciones de seguridad social.
Por el contrario, la regulación contempla aportes y procedimientos específicos para que la permanencia temporal pueda funcionar dentro del sistema.
La condición de vulnerabilidad del trabajador, su situación de afiliación y la manifestación de su voluntad son elementos relevantes para determinar la procedencia del mecanismo.
Por eso, una empresa no debería seleccionar el código 75 únicamente porque el trabajador manifieste que tiene Sisbén.
El aplazamiento propuesto y sus implicaciones
El proyecto publicado en octubre de 2026 responde a dificultades de implementación identificadas por distintos participantes del sistema.
Las EPS, la ADRES y los operadores de información necesitan adaptar procedimientos, intercambios de datos y validaciones tecnológicas.
La propuesta busca ampliar el plazo de preparación hasta marzo de 2027.
Cronología normativa de referencia
2025 — Ley 2466
Introduce el mecanismo de permanencia temporal en el régimen subsidiado.
2026 — Resoluciones 611 y 1529
Desarrollan el procedimiento y las reglas de reporte en la PILA.
1 de noviembre de 2026
Fecha inicialmente prevista para implementar el cotizante 75.
1 de marzo de 2027
Nueva fecha planteada en el proyecto de aplazamiento, pendiente de confirmación mediante acto definitivo.
Desde la perspectiva empresarial, el cambio de calendario tiene implicaciones que van más allá de actualizar una fecha en el software.
Puede afectar la programación de pruebas, la parametrización de nómina, los procedimientos de vinculación y las instrucciones entregadas a los responsables de liquidar aportes.
Pero también genera un riesgo: interpretar que el anuncio de aplazamiento autoriza a dejar de cumplir disposiciones que todavía se encuentran formalmente vigentes.
La preparación técnica y la aplicación jurídica deben avanzar coordinadamente, pero no son equivalentes.
¿Qué deben comprender los empleadores sobre los aportes?
Uno de los errores más delicados sería asumir que mantener a un trabajador en el régimen subsidiado equivale a no efectuar cotizaciones.
El mecanismo contempla que el empleador continúe realizando los aportes correspondientes, conforme a las reglas aplicables al vínculo laboral y a las condiciones del trabajador.
La particularidad se encuentra en el tratamiento de la afiliación y el destino de la cotización de salud durante la permanencia autorizada.
De acuerdo con el procedimiento previsto, los recursos de salud se canalizan hacia la ADRES, mientras la EPS del régimen subsidiado mantiene la atención del afiliado.
Esta particularidad exige especial cuidado al parametrizar los sistemas.
Una clasificación incorrecta puede producir diferencias entre los datos del empleador, el operador PILA, la EPS y las demás entidades involucradas.
También es necesario recordar que el tiempo de permanencia es acumulado. Una nueva vinculación laboral no significa necesariamente que el trabajador obtenga otros seis meses completos.
Por tanto, antes de aplicar el mecanismo deben revisarse las condiciones legales, la información disponible y las validaciones que establezca la regulación definitiva.
Cinco errores que pueden comprometer el cumplimiento
1. Confundir un proyecto con una obligación definitiva
Los proyectos normativos permiten anticipar cambios, pero no sustituyen los actos administrativos expedidos y publicados.
Actualizar procedimientos basándose exclusivamente en una propuesta puede generar decisiones prematuras.
2. Aplicar el cotizante 75 a cualquier persona del Sisbén
La clasificación socioeconómica no es el único elemento que debe evaluarse.
También deben verificarse los requisitos específicos del mecanismo y las condiciones de la vinculación laboral.
3. Suponer que desaparecen los aportes de salud
La permanencia temporal en el régimen subsidiado no debe confundirse con una exoneración general de cotizaciones.
El empleador necesita conocer cómo se liquidan y reportan los aportes correspondientes.
4. No controlar los períodos acumulados
Cuando un trabajador cambia de empleador, puede existir un período previamente utilizado.
La ausencia de controles puede llevar a registrar una permanencia superior a la autorizada.
5. Confiar exclusivamente en las validaciones del operador PILA
Que una planilla sea aceptada por una plataforma no significa, por sí solo, que todos los datos y condiciones jurídicas hayan sido correctamente determinados.
Los controles tecnológicos son importantes, pero no reemplazan la responsabilidad de verificar la información.
El verdadero impacto sobre la gestión de nómina
En muchas organizaciones, el cumplimiento de seguridad social se entiende como una actividad operativa que termina cuando se paga la planilla.
Sin embargo, la liquidación representa únicamente una parte del proceso.
Antes del pago deben existir decisiones sobre afiliación, clasificación, novedades, ingreso base de cotización y condiciones particulares del trabajador.
Después del pago, también resulta necesario conservar los soportes que permitan explicar por qué se utilizó determinada categoría.
El cotizante 75 ilustra esta realidad.
Su aplicación requiere coherencia entre la contratación, la información del trabajador, la configuración de nómina y las reglas técnicas de la PILA.
Una empresa puede contar con un software actualizado y, aun así, presentar inconsistencias si sus procedimientos internos no contemplan las verificaciones necesarias.
De igual manera, puede tener personal experimentado y cometer errores cuando las modificaciones normativas no se comunican oportunamente.
El riesgo no está únicamente en desconocer la regulación, sino en carecer de mecanismos para convertirla en procedimientos verificables.
Esto resulta especialmente importante para las pequeñas y medianas empresas, donde una misma persona puede encargarse de contratación, nómina, contabilidad y pagos.
La concentración de funciones exige establecer revisiones proporcionadas al tamaño y complejidad de la organización.
¿Qué conviene revisar antes de implementar el cambio?
Aunque la fecha definitiva debe confirmarse oficialmente, los empleadores pueden adelantar actividades de preparación que no impliquen aplicar anticipadamente el nuevo código.
Entre las revisiones pertinentes se encuentran:
Identificación de trabajadores: determinar qué vinculaciones podrían reunir las condiciones para utilizar el mecanismo.
Documentación: revisar cómo se verificará y conservará la información necesaria para sustentar la clasificación.
Parametrización: consultar al proveedor del software de nómina sobre las actualizaciones y validaciones previstas.
Procedimientos: definir quién verifica la afiliación, quién registra las novedades y quién revisa la liquidación.
Seguimiento normativo: confirmar la expedición y publicación de las resoluciones definitivas antes de modificar la operación.
Estas actividades no deben confundirse con una instrucción para reportar inmediatamente trabajadores mediante el código 75.
La decisión operativa dependerá de la norma vigente, las condiciones individuales y las capacidades efectivamente habilitadas por los operadores.
Asimismo, conviene prestar atención a los trabajadores que ingresen durante un eventual período de transición, especialmente si la resolución definitiva incorpora instrucciones particulares para esas vinculaciones.
¿Existe un riesgo frente a la UGPP?
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) tiene competencias de fiscalización sobre la adecuada liquidación y pago de aportes al Sistema de la Protección Social.
Por esta razón, las inconsistencias en la clasificación de cotizantes pueden adquirir relevancia en una eventual revisión.
No obstante, sería incorrecto afirmar que todo error relacionado con el cotizante 75 genera automáticamente una sanción.
Las consecuencias dependen de los hechos, la obligación aplicable, la conducta identificada y el procedimiento correspondiente.
El enfoque preventivo consiste en garantizar que los registros puedan sustentarse mediante información verificable.
Esto incluye conservar los soportes de afiliación, las novedades reportadas, las liquidaciones y los comprobantes de pago.
También resulta conveniente documentar las decisiones adoptadas durante los cambios regulatorios.
Si una empresa modifica su procedimiento porque entró en vigor una nueva resolución, debe poder identificar cuál fue esa disposición y desde qué momento comenzó a aplicarla.
La trazabilidad protege la calidad de la información y facilita responder a requerimientos posteriores.
El papel del análisis contable y profesional
La administración de aportes no debería depender únicamente de una alerta del programa de nómina.
Se requiere interpretar la regulación, determinar su aplicabilidad y verificar que las operaciones reflejen las condiciones reales.
Aquí es importante distinguir entre recibir información general y efectuar una evaluación particular.
Un artículo puede explicar la finalidad del cotizante 75 y advertir sobre el aplazamiento propuesto.
Sin embargo, determinar si corresponde utilizarlo para un trabajador exige revisar su situación concreta.
De igual forma, conocer la fecha de una resolución no equivale a haber actualizado correctamente todos los procedimientos de una empresa.
En Mi Contabilidad abordamos estas situaciones desde la revisión de obligaciones, la identificación de riesgos de cumplimiento y la verificación de la información que sustenta los aportes.
Según las necesidades y el alcance contratado, esta intervención puede comprender un diagnóstico específico, una revisión de liquidaciones o la ejecución de actividades contables y de cumplimiento relacionadas.
El propósito es evitar que una novedad normativa termine convirtiéndose en una inconsistencia operativa.
Para solicitar una evaluación de las obligaciones de seguridad social y sus posibles efectos en la empresa, puede utilizarse nuestro canal de atención:
https://t.mtrbio.com/MiContabilidadcom
Tres preguntas frecuentes sobre el cotizante 75
¿El cotizante 75 comienza obligatoriamente en marzo de 2027?
No puede afirmarse todavía como una fecha definitivamente aprobada con base en el proyecto consultado. El 1 de marzo de 2027 es la fecha propuesta para el aplazamiento. Debe verificarse la expedición y publicación oficial de la resolución que modifique el calendario vigente.
¿Un trabajador puede conservar el régimen subsidiado indefinidamente mientras tenga contrato laboral?
No. El mecanismo contempla una permanencia temporal máxima acumulada de seis meses, sujeta a los requisitos establecidos. Al agotarse ese período, deben aplicarse las reglas de afiliación correspondientes.
¿La empresa debe cambiar inmediatamente su sistema de nómina?
Puede preparar las actualizaciones, revisar procedimientos y consultar al proveedor tecnológico. Sin embargo, la aplicación efectiva del código y sus validaciones debe corresponder a las disposiciones vigentes y a las condiciones particulares de cada trabajador.
La seguridad jurídica también exige disciplina operativa
Los cambios normativos suelen concentrar la atención en las fechas de entrada en vigencia.
Sin embargo, para una empresa el desafío es más amplio: comprender qué cambia, identificar a quién afecta y establecer cómo debe reflejarse en sus registros.
El cotizante 75 representa una oportunidad para revisar la calidad de los procedimientos relacionados con afiliación y aportes.
Su implementación también demuestra que la formalización laboral requiere coordinación entre las entidades del sistema, los empleadores y los proveedores tecnológicos.
Cuando esa coordinación presenta dificultades, los ajustes regulatorios deben comunicarse y aplicarse con precisión.
Las empresas no necesitan reaccionar precipitadamente a cada anuncio. Necesitan mantenerse informadas, documentar sus decisiones y preparar sus procesos para cumplir oportunamente cuando las disposiciones resulten exigibles.
Una gestión responsable no consiste en aplicar primero los cambios, sino en aplicarlos correctamente y en el momento que corresponde.
En Mi Contabilidad consideramos que el cumplimiento debe apoyarse en información confiable, controles verificables y decisiones sustentadas.
Si su empresa necesita revisar la liquidación de aportes, evaluar sus procedimientos de nómina o determinar el impacto de una modificación normativa, puede solicitar una atención profesional específica.
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“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
Arquitectura: Arquitectura Tributaria y de Cumplimiento Fiscal
