¿Su empresa utiliza inteligencia artificial para elaborar informes, revisar documentos, analizar cifras o automatizar procesos contables? Es posible que estas herramientas estén facilitando el trabajo diario, pero existe una pregunta que muchas organizaciones todavía no se han formulado: ¿quién verifica que la información financiera utilizada, procesada y entregada por estas tecnologías sea correcta, esté protegida y pueda comprobarse?
El problema no comienza necesariamente con un ataque informático. También aparece cuando un empleado comparte información tributaria confidencial con una plataforma no autorizada, cuando un sistema automatizado clasifica incorrectamente una operación o cuando la gerencia toma decisiones basadas en resultados que nadie validó.
La transformación digital ofrece oportunidades importantes para mejorar la eficiencia, pero también exige controles sobre la calidad, integridad y disponibilidad de los datos.
En contabilidad, un error tecnológico puede convertirse en una diferencia financiera, una declaración incorrecta o una decisión empresarial equivocada.
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Cuando la tecnología avanza más rápido que el control
Durante muchos años, las organizaciones concentraron buena parte de sus esfuerzos de control en proteger documentos físicos, restringir el acceso a los programas contables y conservar copias de seguridad.
Actualmente, la información financiera circula entre sistemas de facturación electrónica, plataformas bancarias, programas contables, aplicaciones en la nube, herramientas de análisis y soluciones de inteligencia artificial.
Cada conexión puede facilitar una actividad, pero también introduce responsabilidades que deben ser comprendidas.
Una empresa puede disponer de un programa contable moderno y, aun así, mantener debilidades importantes en sus procedimientos de revisión.
Por ejemplo, imaginemos una organización que utiliza inteligencia artificial para clasificar gastos, interpretar facturas y preparar informes mensuales.
El sistema puede procesar cientos de documentos en pocos minutos. Sin embargo, si una operación se clasifica incorrectamente y nadie revisa el resultado, el error puede trasladarse a los estados financieros.
La rapidez del procesamiento no garantiza la confiabilidad de la información.
Esta distinción es fundamental porque la contabilidad no consiste únicamente en registrar transacciones. También requiere reconocer adecuadamente los hechos económicos, conservar evidencia y producir información que represente razonablemente la situación de la organización.
El verdadero riesgo no siempre es perder información
Cuando se habla de seguridad digital, es habitual pensar en el robo de contraseñas, los virus informáticos o los ataques que impiden utilizar los sistemas.
Estas situaciones son importantes, pero desde la perspectiva contable existe otro riesgo igualmente relevante: conservar información que parece correcta, aunque contiene errores que no han sido identificados.
Una base de datos puede permanecer disponible y protegida frente a accesos no autorizados, pero contener registros duplicados, saldos inconsistentes o documentos mal clasificados.
En consecuencia, la seguridad tecnológica y la confiabilidad contable deben complementarse.
Consideremos tres situaciones habituales.
Primera situación: facturas procesadas automáticamente.
Una herramienta reconoce los datos de las facturas recibidas y genera propuestas de contabilización. Si interpreta incorrectamente un impuesto, una cuenta o el tercero correspondiente, puede producir un registro equivocado.
Segunda situación: informes financieros generados mediante IA.
La gerencia solicita un análisis de rentabilidad. La herramienta entrega conclusiones aparentemente coherentes, pero utiliza información incompleta o mezcla períodos contables diferentes.
Tercera situación: información compartida sin autorización.
Un trabajador introduce estados financieros, datos de proveedores o documentos tributarios en una aplicación externa sin conocer sus condiciones de tratamiento de información.
En los tres casos existe una situación que debe ser evaluada. Sin embargo, las medidas necesarias no son idénticas: unas corresponden a validación contable, otras a calidad de datos y otras a seguridad y protección de información.
¿Quién responde por los resultados de la inteligencia artificial?
Esta pregunta merece especial atención.
La inteligencia artificial puede apoyar actividades operativas, identificar diferencias, facilitar conciliaciones y producir análisis preliminares. No obstante, su utilización no elimina las responsabilidades profesionales ni las obligaciones de la organización.
En Colombia, la Ley 43 de 1990 establece el marco del ejercicio de la profesión de contador público, incluyendo deberes éticos y profesionales.
Asimismo, la Ley 1314 de 2009 constituye una base del sistema colombiano de normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información, desarrollado mediante sus disposiciones reglamentarias.
Estas normas no significan que toda operación procesada mediante inteligencia artificial esté prohibida o requiera una auditoría especial.
Significan que la utilización de tecnología debe ser compatible con las responsabilidades y los criterios profesionales aplicables.
Si una herramienta propone una contabilización, es necesario determinar quién revisa su pertinencia.
Si genera un estado financiero, debe comprobarse que la información utilizada corresponde a los registros y políticas contables aplicables.
Si identifica una posible diferencia tributaria, el resultado debe contrastarse con los documentos y disposiciones pertinentes.
La inteligencia artificial puede asistir al profesional, pero no sustituye automáticamente su juicio ni traslada a la herramienta las responsabilidades legales.
La trazabilidad se convierte en una necesidad empresarial
Uno de los principales desafíos de los procesos automatizados consiste en poder reconstruir cómo se produjo un resultado.
En términos sencillos, la trazabilidad permite identificar el origen de una operación, las modificaciones realizadas, las personas o sistemas que intervinieron y la evidencia que respalda el registro.
Esta capacidad resulta especialmente importante cuando existen múltiples aplicaciones conectadas.
Por ejemplo, una factura puede originarse en una plataforma de facturación, incorporarse a un sistema contable, relacionarse con un movimiento bancario y terminar reflejada en un informe financiero.
Si aparece una diferencia, la organización necesita identificar dónde se produjo.
Cuando los procesos carecen de trazabilidad suficiente, encontrar el origen del problema puede requerir revisiones manuales extensas y aumentar los costos de corrección.
Por eso, automatizar sin establecer mecanismos adecuados de seguimiento puede trasladar los problemas existentes a una infraestructura más compleja.
No se trata de rechazar la automatización, sino de comprender que cada proceso debe conservar evidencia suficiente para permitir su revisión.
El control interno debe evolucionar con los procesos
Un procedimiento de control que funcionaba cuando las operaciones se registraban manualmente puede resultar insuficiente cuando una aplicación procesa miles de transacciones.
La transformación tecnológica exige revisar la manera en que se autorizan, ejecutan, verifican y documentan las actividades.
Entre los aspectos que merecen atención se encuentran:
Accesos: identificar quién puede consultar, modificar, aprobar o eliminar información financiera.
Validaciones: establecer controles sobre los registros y resultados generados automáticamente.
Segregación de funciones: evitar concentraciones de responsabilidades incompatibles, cuando la estructura de la empresa lo permita.
Conciliaciones: comparar oportunamente información proveniente de distintas fuentes.
Evidencia: conservar soportes suficientes de las operaciones y revisiones.
Continuidad: definir cómo se recuperará la información y continuará la operación ante fallas tecnológicas.
La profundidad de estos controles depende del tamaño de la empresa, su complejidad, los riesgos identificados y los recursos disponibles.
Una microempresa no necesita reproducir necesariamente la estructura de una gran organización. Sin embargo, tampoco debería asumir que su tamaño elimina los riesgos.
El objetivo es establecer medidas proporcionadas que permitan confiar razonablemente en la información.
La protección de datos también afecta los procesos contables
La información utilizada en contabilidad puede incluir datos personales de trabajadores, clientes, proveedores y otras personas naturales.
En Colombia, la Ley 1581 de 2012 establece el régimen general de protección de datos personales, con las excepciones y condiciones previstas en su articulado.
Cuando una organización utiliza herramientas externas para procesar información que contiene datos personales, debe evaluar las obligaciones aplicables al tratamiento, las finalidades autorizadas y las condiciones bajo las cuales intervienen terceros.
No toda información financiera constituye un dato personal. Sin embargo, muchos documentos contables contienen elementos que permiten identificar personas naturales.
Por esta razón, antes de incorporar nuevas aplicaciones, conviene determinar qué información recibirán, dónde será procesada, quién podrá acceder y qué condiciones contractuales resultan pertinentes.
También es importante diferenciar la protección de datos personales de la confidencialidad empresarial. Un estado financiero puede contener información comercial sensible aunque no incluya datos personales.
Ambas dimensiones merecen atención, pero sus fundamentos y obligaciones no son necesariamente los mismos.
¿Qué consecuencias económicas puede tener un control insuficiente?
Las deficiencias en el manejo de información financiera pueden producir consecuencias que van más allá del área contable.
Una clasificación incorrecta de costos puede distorsionar el cálculo de márgenes.
Una conciliación bancaria incompleta puede dificultar la identificación de pagos pendientes.
Una duplicidad en registros puede alterar saldos y generar trabajo adicional de corrección.
Una inconsistencia entre soportes y declaraciones tributarias puede exigir verificaciones y, según las circunstancias, correcciones o generar contingencias.
También pueden surgir dificultades para sustentar información ante socios, entidades financieras, autoridades o terceros interesados.
No todas estas situaciones producen automáticamente sanciones o pérdidas económicas. Su impacto depende de la naturaleza del error, su materialidad, la oportunidad de detección y las obligaciones involucradas.
Precisamente por eso resulta importante realizar evaluaciones antes de que las diferencias se acumulen.
Un control oportuno suele ofrecer mejores posibilidades de corrección que una revisión realizada cuando la información ya ha servido de base para múltiples decisiones.
La gerencia necesita comprender los riesgos financieros de la tecnología
La incorporación de nuevas herramientas no debería evaluarse únicamente por su precio, velocidad o cantidad de funciones.
También es necesario considerar sus efectos sobre la calidad de la información y las responsabilidades de quienes intervienen en los procesos.
Antes de aprobar una automatización contable, la gerencia debería comprender qué actividad será modificada, cuáles controles permanecerán, quién verificará los resultados y cómo se atenderán las excepciones.
Una aplicación puede reducir el tiempo necesario para procesar documentos y, simultáneamente, crear nuevas necesidades de supervisión.
Esto no significa que la automatización sea inconveniente.
Significa que sus beneficios deben evaluarse junto con los riesgos y costos asociados.
Una empresa que procesa información más rápidamente, pero no puede explicar sus resultados, puede terminar enfrentando mayores dificultades de gestión.
En cambio, cuando la tecnología se integra a procedimientos claros y responsabilidades definidas, existen mejores condiciones para aprovechar sus capacidades.
La calidad de la decisión empresarial depende tanto de la oportunidad de la información como de su confiabilidad.
¿Qué debería revisar hoy su empresa?
No es necesario esperar a una falla informática o a una diferencia importante para examinar los controles.
Un punto de partida consiste en identificar cuáles procesos contables utilizan automatizaciones, inteligencia artificial o servicios externos.
Posteriormente, conviene establecer qué información circula por estas herramientas y qué verificaciones se realizan antes de aceptar sus resultados.
También resulta útil determinar si existen registros de modificaciones, procedimientos de conciliación, responsables de aprobación y mecanismos de recuperación.
La revisión debe distinguir entre el funcionamiento tecnológico y la razonabilidad contable de los resultados.
Una aplicación puede operar sin interrupciones mientras procesa información equivocada. De manera similar, una contabilización puede ser técnicamente correcta, pero depender de datos incompletos.
Por ello, los controles deben responder a los riesgos específicos del proceso.
En Mi Contabilidad consideramos que la confiabilidad de la información no depende exclusivamente de disponer de buenos programas, sino de mantener procedimientos que permitan comprender, verificar y sustentar los resultados.
Cuando una organización identifica dudas sobre sus registros automatizados, conciliaciones o mecanismos de revisión, puede resultar conveniente realizar una evaluación profesional del alcance correspondiente.
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El papel del profesional contable frente a la inteligencia artificial
La evolución tecnológica modifica algunas actividades de la profesión contable, pero no elimina la necesidad de interpretar información ni de aplicar criterios técnicos.
Las herramientas pueden contribuir a detectar anomalías, preparar conciliaciones preliminares y organizar grandes volúmenes de datos.
Sin embargo, determinar la relevancia de una diferencia requiere comprender la operación económica y su contexto.
El profesional contable debe conocer las limitaciones de las herramientas utilizadas y evitar aceptar resultados únicamente porque fueron generados por sistemas sofisticados.
También debe mantener claridad sobre el alcance de sus funciones.
La preparación de información contable no equivale por sí misma a una auditoría independiente. Tampoco una revisión puntual significa asumir permanentemente todos los controles de la organización.
Cada intervención profesional debe responder a un objetivo y a responsabilidades claramente definidos.
La inteligencia artificial puede ampliar las capacidades de análisis, pero el criterio profesional continúa siendo esencial para interpretar los resultados y determinar las acciones pertinentes.
La confianza financiera no se automatiza por completo
El avance tecnológico ofrece oportunidades reales para mejorar la gestión de las organizaciones.
Sin embargo, una empresa no obtiene información confiable únicamente por adquirir un sistema moderno o incorporar inteligencia artificial.
La confianza se construye mediante registros adecuados, controles proporcionados, responsabilidades claras y revisiones oportunas.
El verdadero progreso ocurre cuando la tecnología facilita el trabajo sin debilitar la capacidad de explicar y sustentar la información.
Para la gerencia, esto significa disponer de mejores elementos para decidir.
Para el área contable, implica mantener la calidad de los registros y la evidencia.
Y para la organización, representa una oportunidad de fortalecer su funcionamiento sin perder de vista las obligaciones y los riesgos.
La pregunta fundamental no es cuánta inteligencia artificial utiliza una empresa, sino qué tan confiable continúa siendo su información después de incorporarla.
En Mi Contabilidad podemos evaluar procesos de información contable, identificar necesidades de control y ejecutar los servicios profesionales que correspondan al alcance acordado.
Si tu empresa necesita revisar la confiabilidad de sus registros o los controles relacionados con sus procesos contables, puedes comunicarte con nosotros:
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Porque incorporar tecnología es una decisión operativa, pero mantener información confiable es una responsabilidad empresarial.
Diana Cristina Cardona Contadora Pública – Mi Contabilidad
“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
Arquitectura: Arquitectura de Control y Aseguramiento
