Las 42 horas ya no son una transición
La Ley 2101 de 2021 estableció una reducción gradual de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo. La etapa final entró en aplicación el 15 de julio de 2026, dejando la jornada máxima en 42 horas semanales. Estas pueden distribuirse de común acuerdo entre empleador y trabajador en cinco o seis días, garantizando el correspondiente día de descanso.
Texto oficial de consulta:
https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30042017
Esto significa que una empresa que hasta el 14 de julio manejaba, por ejemplo, una programación equivalente a 44 horas semanales no debería continuar utilizando automáticamente esa misma distribución.
Pensemos en una organización que mantuvo durante años una jornada de lunes a viernes y algunas horas el sábado. Si la programación continúa acumulando 44 horas después de la entrada en vigor de las 42 horas, esas dos horas adicionales no desaparecen porque el horario figure todavía en una cartelera, un contrato antiguo o una programación interna.
La nómina debe responder a la realidad jurídica y a las horas efectivamente trabajadas.
Ahí aparece uno de los errores que más fácilmente puede generar sobrecostos: cambiar la jornada legal sin rediseñar la operación.
El problema suele estar en los minutos que nadie controla
Las horas extra involuntarias no siempre nacen de una orden expresa de un gerente diciendo: “hoy deben quedarse dos horas más”.
Muchas aparecen de manera silenciosa.
Un trabajador termina oficialmente a las 5:00 p. m., pero permanece hasta las 5:20 cerrando caja.
Otro debe esperar el relevo del siguiente turno.
Una persona de administración termina su jornada, pero continúa respondiendo solicitudes porque el proceso de facturación todavía no ha cerrado.
En producción, la máquina debe quedar detenida, organizada y entregada antes de retirarse.
En un establecimiento comercial, el horario de atención al público termina a determinada hora, pero posteriormente hay que hacer arqueos, organizar inventario o cerrar instalaciones.
Veinte minutos parecen poco. Repetidos todos los días y en varios trabajadores pueden convertirse en una diferencia significativa para la nómina.
Por eso controlar la jornada no consiste únicamente en registrar la hora de entrada. Hay que entender qué actividades ocurren antes de iniciar formalmente el turno y cuáles siguen realizándose después de terminarlo.
La empresa necesita saber cuánto tiempo exige realmente cada proceso.
Un horario de 44 horas puede convertirse en un problema de 42
Uno de los escenarios más claros se presenta cuando la empresa conserva una programación anterior.
Supongamos que determinado trabajador continúa cumpliendo 44 horas semanales porque nadie modificó el turno implementado durante la etapa anterior de reducción.
Desde el 15 de julio de 2026 la referencia máxima general pasó a 42 horas.
La diferencia debe ser analizada correctamente y no puede solucionarse reduciendo unilateralmente el salario para “compensar” las horas que dejaron de trabajarse, porque la propia Ley 2101 dispuso que la disminución de jornada no implica reducción salarial ni prestacional.
El empresario necesita entonces decidir cómo reorganizar esas dos horas.
Puede requerirse modificar la hora de entrada, anticipar la salida, redistribuir las horas entre los días permitidos, reorganizar el sábado, establecer relevos o modificar procesos que actualmente obligan a prolongar la permanencia del personal.
Lo importante es que la respuesta surja de una revisión de la operación y no solamente de una fórmula aplicada por el programa de nómina.
Ahora las 7:00 p. m. también importan
La jornada laboral de 2026 tiene otro elemento que puede aumentar el costo si los horarios continúan diseñándose con reglas anteriores.
La Ley 2466 de 2025 modificó la definición del trabajo diurno y nocturno para trabajadores sometidos al Código Sustantivo del Trabajo. Actualmente, el período diurno comprende de 6:00 a. m. a 7:00 p. m., mientras el trabajo nocturno comprende de 7:00 p. m. a 6:00 a. m.
Texto normativo de consulta:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=260676
Esto cambia la lectura de muchos turnos empresariales.
Una empresa puede tener perfectamente controladas sus 42 horas semanales y, aun así, generar recargos porque parte de la jornada ordinaria se desarrolla después de las 7:00 p. m.
Por eso existen dos preguntas distintas:
¿El trabajador excedió su jornada ordinaria?
y
¿Parte de su jornada se ejecutó dentro del período nocturno?
No deben confundirse.
Una hora puede formar parte de la jornada ordinaria y generar recargo nocturno. Otra puede ser trabajo suplementario. Y dependiendo del momento en que se preste el servicio, la liquidación tendrá consecuencias diferentes.
Cuando estos conceptos se mezclan, aparecen errores frecuentes en nómina.
Las horas extra también dejaron una obligación de control más clara
La Ley 2466 de 2025 eliminó la exigencia de autorización previa del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras, pero eso no significa que el empleador pueda manejar el trabajo suplementario sin controles. La obligación empresarial de registrar y pagar correctamente las horas efectivamente laboradas permanece, y el Ministerio conserva sus facultades de inspección, vigilancia y sanción.
Además, el artículo 13 de la Ley 2466 mantiene como regla general que las horas extra, diurnas o nocturnas, no pueden exceder de dos horas diarias ni doce semanales, con las excepciones sectoriales contempladas por la misma disposición.
Esto convierte el registro de tiempo en un documento de control y no solamente en información para preparar la nómina.
Una empresa debería poder responder con claridad:
cuál era el turno ordinario asignado;
a qué hora ingresó y salió realmente el trabajador;
quién autorizó una prolongación cuando fue necesaria;
por qué se produjo;
cuántas horas suplementarias se acumularon;
cómo fueron clasificadas y pagadas.
Cuando nadie puede reconstruir esa información, el verdadero problema no comienza en el software de nómina. Comienza en el proceso administrativo.
Las horas extra recurrentes muestran algo más que un mayor gasto
Encontrar horas extra todos los meses en las mismas áreas debería generar una pregunta empresarial.
¿Por qué se están produciendo?
En ocasiones existe una razón operacional válida: temporadas de alta demanda, cierres extraordinarios, inventarios o eventos que requieren mayor cobertura.
Pero si todos los viernes tres empleados deben quedarse después del horario, probablemente ya no estamos frente a una situación extraordinaria.
Puede existir un problema de distribución de funciones.
Quizás el turno termina antes de que finalice el proceso que esas personas tienen a cargo.
Tal vez falta un relevo.
Puede ser necesario automatizar una actividad.
O la empresa podría estar operando con una capacidad inferior a la que realmente necesita.
El análisis contable y de nómina aporta información valiosa precisamente cuando deja de limitarse a registrar cuánto se pagó y empieza a explicar por qué se está pagando.
En Mi Contabilidad podemos acompañar la revisión de estos impactos desde la información de nómina, los costos y los controles administrativos, identificando inconsistencias que requieren corrección antes de que se conviertan en reprocesos o contingencias.
Para revisar una situación particular:
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No basta con modificar el reloj de entrada y salida
Otro error es pensar que para cumplir las 42 horas basta con ordenar que todos salgan un poco más temprano.
En ciertas empresas puede funcionar. En otras puede trasladar el problema a otra parte de la operación.
Si atención al cliente debe mantenerse hasta las 6:00 p. m., pero todo el personal inicia simultáneamente a las 8:00 a. m., probablemente sea necesario revisar turnos escalonados.
Si producción requiere continuidad, puede ser necesario modificar los relevos.
Si existen establecimientos que operan seis días, la distribución deberá analizarse de acuerdo con sus necesidades particulares.
Y si determinados cargos tienen obligaciones de apertura o cierre, ese tiempo debe formar parte de la evaluación.
La pregunta correcta no es únicamente:
“¿Cómo quitamos dos horas?”
La pregunta empresarial debería ser:
“¿Cómo mantenemos la operación dentro de la nueva jornada sin crear horas extra permanentes ni afectar el servicio?”
Son problemas diferentes.
El costo puede aumentar también en domingos y festivos
La planeación de turnos adquiere todavía más importancia porque la Ley 2466 de 2025 también modificó gradualmente el recargo por trabajo en día de descanso obligatorio o festivo. De acuerdo con el esquema gradual de la reforma laboral, desde el 1 de julio de 2026 el recargo se encuentra en 90 % y llegará al 100 % en julio de 2027.
Por tanto, una mala programación puede acumular varios factores: horas suplementarias, trabajo nocturno y trabajo durante días de descanso obligatorio o festivos.
El resultado puede ser una nómina mucho más costosa sin que necesariamente haya aumentado la productividad.
Ese es el sobrecosto que debería preocupar al empresario.
No porque las obligaciones laborales sean opcionales —no lo son—, sino porque una parte del incremento puede venir de una planeación deficiente que pudo identificarse previamente.
Qué debería revisar una empresa ahora
La primera revisión debería comparar la jornada que figura en contratos, reglamentos, turnos y sistemas de control con la jornada que realmente se está ejecutando.
Después conviene analizar las marcaciones reales durante varias semanas.
No solo los casos extremos. También desviaciones de diez, quince o veinte minutos.
Posteriormente deben identificarse las áreas donde las prolongaciones se repiten y establecer la causa.
En algunos casos se necesitará modificar horarios.
En otros, redistribuir responsabilidades.
También puede ser necesario revisar procedimientos de autorización de horas extra, parámetros del software de nómina, mecanismos de registro y comunicación de los nuevos turnos.
La contabilidad y la nómina deberían coincidir con la operación.
Cuando Recursos Humanos maneja un horario, el jefe operativo aplica otro y nómina liquida un tercero, la empresa pierde control.
En https://micontabilidadcom.blogspot.com compartimos análisis empresariales orientados precisamente a identificar este tipo de riesgos antes de que terminen reflejándose solamente como un mayor gasto o una contingencia.
Controlar la jornada también es controlar el costo laboral
La reducción a 42 horas no debería analizarse como un cambio aislado que corresponde exclusivamente al área de talento humano.
Afecta la programación de turnos, el valor hora, la nómina, la productividad, los presupuestos y el costo real de determinadas actividades.
Para la gerencia, la información más útil no es saber al final del mes que pagó más horas extra.
Es detectar previamente qué proceso las está generando.
Una nómina correctamente liquidada cumple una obligación. Una nómina correctamente analizada también permite tomar decisiones.
Ese es el punto en el que el control financiero aporta valor: cuando convierte registros dispersos de tiempo, turnos y pagos en información útil para decidir si la empresa necesita reorganizar horarios, contratar apoyo, modificar procesos o corregir prácticas internas.
La jornada de 42 horas ya está vigente. Esperar varias nóminas para descubrir su impacto puede significar asumir costos que pudieron anticiparse.
Cumplir la normativa laboral y mantener una operación eficiente no son objetivos contrarios. Ambos requieren información confiable, procedimientos claros y decisiones tomadas a tiempo.
Si necesita revisar cómo los cambios laborales están impactando su nómina, sus costos o sus controles empresariales, puede contactarnos en:
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“El control y la claridad financiera son la base de las decisiones correctas.”
