En muchas ESAL del Grupo 2 todavía se cree que la depreciación de la propiedad, planta y equipo puede aplazarse, omitirse o manejarse solo cuando convenga al cierre. Esa práctica expone a la entidad a estados financieros poco confiables, decisiones equivocadas, observaciones del revisor fiscal y riesgos tributarios por diferencias mal documentadas. El CTCP recordó que la depreciación no es opcional: forma parte de la medición posterior del activo y debe responder a la política contable, la vida útil, el valor residual y el uso esperado. En este artículo explicamos qué cambia para fundaciones, corporaciones y asociaciones, cómo se relaciona la norma colombiana con el estándar internacional, qué errores son frecuentes y cómo prevenir contingencias contables, fiscales y de control interno con acompañamiento experto y herramientas digitales, más necesarias para crecer con transparencia, trazabilidad, credibilidad y cumplimiento.
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Muchas entidades sin ánimo de lucro administran edificios, equipos de cómputo, mobiliario, vehículos o adecuaciones recibidas por compra o donación, pero siguen cerrando sus estados financieros como si esos activos conservaran intacto su valor con el paso del tiempo. El problema suele aparecer cuando llega una auditoría, un cambio de contador, una solicitud de un cooperante o una revisión del revisor fiscal y se descubre que no existe una política clara de depreciación, o peor aún, que nunca se reconoció. En una ESAL esto no es un simple detalle técnico: afecta la lectura real del patrimonio, del excedente y de la sostenibilidad de los proyectos. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
La inquietud que motivó el reciente pronunciamiento del CTCP es más común de lo que parece: una ESAL clasificada en Grupo 2, con política de propiedad, planta y equipo bajo el método de revaluación, pregunta cómo debe manejar la depreciación. La respuesta del organismo es contundente y desmonta una confusión peligrosa en el sector solidario y fundacional. El CTCP recordó que, conforme al Anexo 2 del DUR 2420 de 2015, la entidad debe definir su política contable entre el modelo del costo o el de revaluación para cada clase de activos, pero en cualquiera de los dos escenarios el cargo por depreciación del periodo debe reconocerse. En su Concepto 0021 del 31 de enero de 2025, además, explicó que cuando una entidad de Grupo 2 revalúa un activo, la depreciación acumulada puede llevarse a cero antes de aplicar el nuevo valor razonable, y la depreciación futura debe calcularse sobre ese nuevo valor con base en las estimaciones definidas por la gerencia. Eso significa que la revaluación no borra la obligación de depreciar; la reconfigura y la hace técnicamente más exigente.
Aquí es donde muchas ESAL se equivocan. Algunas creen que por tratarse de bienes destinados al objeto social, activos recibidos por donación o inmuebles que aparentemente “no pierden valor”, no procede la depreciación. Otras mezclan la lógica fiscal con la contable y asumen que, como el tratamiento tributario puede tener particularidades, entonces el reconocimiento contable puede aplazarse. También es frecuente encontrar políticas contables copiadas de otro modelo, sin análisis real de vidas útiles, valores residuales, componentes ni condiciones de uso. Esa práctica no solo debilita la información financiera, sino que rompe la consistencia técnica que exige el marco normativo para Pymes y hace más difícil explicar ante junta directiva, cooperantes, revisores y autoridades por qué el valor en libros de un activo no refleja su desgaste económico real. El propio contenido de la Sección 17 del marco técnico para Grupo 2 establece que la medición posterior del activo incorpora depreciación acumulada y, por tanto, omitirla no es una simple opción administrativa.
En Colombia, para las ESAL del Grupo 2, la discusión no debe centrarse en si se deprecia o no, sino en cómo se deprecia correctamente. La depreciación comienza cuando el activo está disponible para su uso y se reconoce a lo largo de la vida útil estimada. El estándar para microempresas y el material de apoyo del CTCP también reiteran que la depreciación no cesa porque el activo esté temporalmente inactivo, salvo que esté totalmente depreciado o que el método adoptado dependa del uso y la producción sea cero. Esta lógica coincide con el referente internacional: la NIIF para Pymes y la NIC 16 establecen que la depreciación no se suspende solo porque un activo quede ocioso o se retire del uso activo. En otras palabras, Colombia no va por un camino aislado; sigue una línea coherente con el estándar global de que el consumo económico del activo debe reflejarse de manera sistemática en la contabilidad.
Ese comparativo entre Colombia y el mundo es importante porque ayuda a desmontar otro mito: la idea de que las ESAL pueden llevar una contabilidad “menos técnica” por su naturaleza no lucrativa. La finalidad social no elimina el deber de presentar información fiel. Internacionalmente, cuando una entidad aplica IFRS for SMEs, se espera que reconozca sus propiedades, planta y equipo al costo o al valor revaluado según la política elegida, y que distribuya el importe depreciable de forma sistemática durante la vida útil del bien. En Colombia, esa misma lógica está incorporada en el DUR 2420 de 2015 y es la base sobre la cual el CTCP respondió la consulta de una ESAL. La diferencia real no está entre Colombia y el mundo, sino entre las entidades que documentan bien sus estimaciones y las que siguen cerrando por costumbre, intuición o presión operativa.
Pensemos en un caso muy cercano a la realidad. Una fundación compra un edificio para operar sus programas de atención comunitaria. El edificio tiene componentes con vidas útiles distintas, se hacen adecuaciones, algunas áreas se usan intensamente y otras permanecen subutilizadas. Si la entidad deja el activo al costo histórico sin reconocer depreciación durante varios años, el estado de situación financiera mostrará un valor inflado y el excedente del periodo puede terminar distorsionado. La gerencia podría concluir equivocadamente que hay más solidez patrimonial de la que en realidad existe. Un cooperante podría evaluar mal la capacidad instalada. Un órgano de gobierno podría aprobar inversiones o distribuciones internas de recursos bajo una lectura financiera errada. Y cuando llegue el momento de corregir, el ajuste acumulado será más traumático, más visible y más costoso de explicar. Esa es una de las razones por las que insistimos tanto en que una buena política contable no se improvisa: protege la credibilidad de la entidad antes de que aparezca la contingencia.
En las ESAL el error suele agravarse cuando el activo proviene de una donación. Muchas veces se reconoce el ingreso, se incorpora el bien y allí termina el proceso. Sin embargo, el tratamiento posterior del activo sigue exigiendo depreciación si se trata de un bien depreciable. De hecho, dentro de la doctrina reciente del CTCP aparecen consultas sobre reconocimiento de donaciones en propiedad, planta y equipo bajo NIIF para Pymes y sobre aportes fundacionales entre ESAL, lo que demuestra que el tema sigue siendo sensible y vigente. Que el activo haya llegado sin desembolso directo no elimina el desgaste por uso, tiempo, obsolescencia o condiciones técnicas. Si la entidad controla ese activo y obtiene de él potencial de servicio para su operación, la contabilidad debe reflejar también su consumo.
Otro punto clave es la diferencia entre el plano contable y el tributario. En Colombia, la DIAN mantiene reglas específicas para la depreciación fiscal y exige soporte técnico de vida útil en ciertos supuestos; además, en el Régimen Tributario Especial la determinación del beneficio neto o excedente se enmarca en disposiciones propias del estatuto tributario. Esto significa que una ESAL no puede usar la norma fiscal como excusa para abandonar la técnica contable, ni usar la contabilidad como argumento para desconocer exigencias tributarias. Son planos relacionados, pero no idénticos. Precisamente por eso aparecen diferencias temporarias, necesidades de conciliación y, en algunos casos, impuesto diferido o soportes adicionales. Cuando la entidad documenta bien la vida útil, el método de depreciación y las razones de sus estimaciones, está mejor preparada para sostener tanto su información financiera como sus conciliaciones fiscales.
En la práctica, la obligatoriedad de la depreciación no se cumple solo con una fórmula en Excel. Requiere juicio profesional, inventario físico depurado, identificación por clases de activos, fecha real de disponibilidad para uso, análisis del valor residual, revisión de deterioro cuando corresponda y consistencia entre la política escrita y el registro mensual. El propio ecosistema técnico que rodea a las Pymes en Colombia insiste en revisar y actualizar políticas contables cuando cambian las condiciones del negocio, las estrategias de planeación o los supuestos utilizados. En una ESAL esto cobra todavía más relevancia porque los activos pueden estar vinculados a proyectos financiados, restricciones de uso, convenios, donaciones con destinación específica o infraestructura de servicio social. No basta con decir “siempre lo hemos hecho así”. Hay que demostrar por qué el tratamiento adoptado representa mejor la realidad económica de la entidad.
Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria. Esa frase resume bien lo que hoy necesitan las ESAL: pasar de una contabilidad reactiva a una contabilidad estratégica. Cuando una fundación, asociación o corporación reconoce oportunamente la depreciación, no solo cumple con el CTCP. También fortalece su gobierno corporativo, mejora la trazabilidad de los recursos, facilita la presentación de informes a terceros y reduce el riesgo de reprocesos al cierre. La información deja de ser una carga para convertirse en una herramienta de dirección.
Visto desde control interno, omitir la depreciación abre varias alertas. Primero, debilita la confiabilidad de los estados financieros certificados y dictaminados. Segundo, dificulta la comparación entre periodos porque el gasto real de utilización del activo queda escondido. Tercero, puede generar decisiones de mantenimiento, reposición o inversión sin base real. Cuarto, deja expuesta a la administración frente a observaciones por políticas incompletas, avalúos mal integrados o diferencias no conciliadas entre contabilidad y tributación. Y quinto, complica la rendición de cuentas ante donantes o financiadores que esperan ver cifras técnicamente defendibles. Ninguna ESAL quiere enterarse de esto cuando ya está en curso una visita, una auditoría o un proceso de renovación documental.
Por eso conviene aterrizarlo a casos tipo. Una corporación educativa recibe en donación equipos de cómputo para una sala de formación. Los reconoce al valor razonable al ingreso, pero nunca define vida útil ni registra depreciación. Dos años después, la mitad de los equipos ya presenta obsolescencia tecnológica, pero los estados financieros siguen mostrando un saldo que sugiere plena capacidad operativa. Una fundación de salud posee un inmueble revaluado y cree que por haberse incrementado su valor ya no debe depreciarlo, cuando en realidad el CTCP explicó que la depreciación futura se calcula sobre el nuevo valor, con base en estimaciones actualizadas. Una asociación cultural tiene mobiliario y adecuaciones que usa de manera intensiva en sedes comunitarias; al no depreciarlas, subestima el costo real de sostener su operación. En todos esos ejemplos el problema no es la falta de buena intención, sino la ausencia de una arquitectura contable seria.
Aquí es donde Mi Contabilidad aporta valor real. No se trata solo de registrar asientos, sino de revisar si la ESAL está aplicando correctamente el marco de Grupo 2, si su política de propiedad, planta y equipo conversa con la operación, si las donaciones están bien medidas, si existe soporte para vidas útiles y si la depreciación está alineada con la realidad del uso del activo. Una revisión a tiempo puede evitar correcciones acumuladas, reparos del revisor fiscal y discusiones innecesarias con financiadores o autoridades. Agenda una reunión diagnóstica y revisemos juntos si tu entidad está depreciando como debe o solo está arrastrando un riesgo silencioso.
Además, el respaldo tecnológico que aporta Julio César Moreno Duque marca una diferencia práctica. Hoy no basta con tener normas claras; también se necesita productividad, trazabilidad y control. Cuando la contabilidad se apoya en automatización, tableros de seguimiento, flujos documentales y criterios de análisis bien parametrizados, la entidad puede monitorear altas, bajas, traslados, revaluaciones, depreciaciones y conciliaciones con mucha más oportunidad. Eso reduce dependencia de procesos manuales, disminuye errores de captura y permite que la dirección vea lo que antes aparecía solo al cierre. Para una ESAL que administra proyectos y recursos con presión operativa permanente, esa integración entre criterio contable y soluciones digitales ya no es un lujo: es una necesidad estratégica.
También conviene decir algo con total franqueza: muchas entidades no tienen el problema en la norma, sino en la ejecución. Saben que deben depreciar, pero no cuentan con inventarios confiables. O tienen software, pero sin parametrización adecuada. O el contador cambió y nadie heredó una política aterrizada. O existen avalúos, pero nunca se conectaron con el cálculo contable posterior. O se registran compras y donaciones, pero no se revisa el momento en que el activo queda disponible para uso. Cuando uno mira a fondo, descubre que la depreciación omitida es apenas el síntoma de un orden documental más débil. Por eso la solución no suele ser un ajuste aislado, sino una intervención organizada del proceso.
Desde Mi Contabilidad podemos acompañarte con una revisión preliminar sin compromiso de la política actual de PPyE para identificar brechas críticas y prioridades de ajuste. También podemos ayudarte con una validación inicial sin costo del inventario documental disponible, para que sepas qué soportes tienes y cuáles te faltan antes de entrar a una corrección más profunda. Son dos formas de empezar sin improvisar y sin asumir riesgos innecesarios. Escríbenos hoy y convierte una duda técnica en una decisión bien tomada.
El mensaje de fondo del CTCP es claro y útil para las ESAL: la depreciación de la propiedad, planta y equipo no es decorativa, ni discrecional, ni secundaria. Hace parte de la calidad misma de la información financiera. Si la entidad adopta el modelo del costo, debe depreciar. Si adopta el modelo de revaluación, también debe depreciar y hacerlo con un tratamiento técnicamente consistente. Si recibe activos en donación, debe reconocer el tratamiento posterior correspondiente. Si el activo está ocioso, eso no suspende automáticamente la depreciación. Y si cambian las estimaciones, la entidad debe revisar su política y aplicarla con criterio profesional. Allí está la diferencia entre presentar cifras para “cumplir” y construir información que realmente sirva para gobernar.
La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. En una ESAL esa verdad es todavía más sensible porque detrás de cada cifra hay recursos de confianza, proyectos sociales, beneficiarios y compromisos institucionales que no admiten improvisación. Cuando la depreciación se reconoce bien, el patrimonio se lee mejor, el excedente se entiende mejor y la administración puede anticipar reposiciones, mantenimiento, deterioros y necesidades de inversión con más serenidad. Ese es el tipo de contabilidad que protege la misión social en lugar de ponerla en riesgo.
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