La incapacidad laboral es uno de los temas que más inquietud genera en empresarios, áreas de talento humano y trabajadores en Colombia. Con la expedición de la Resolución 001843 de 2025, el Ministerio del Trabajo introdujo ajustes relevantes que impactan la forma en que se reconocen, gestionan y controlan las incapacidades médicas, así como las responsabilidades de empleadores y profesionales de la salud. Esta nueva normativa busca mayor trazabilidad, reducción de abusos y alineación con el sistema de seguridad social, pero también plantea retos operativos y riesgos de sanción si no se aplica correctamente. En este artículo analizamos qué cambia realmente, qué se mantiene, cómo afecta a las empresas y trabajadores, y por qué una mala gestión puede convertirse en un problema laboral, financiero y legal. Desde Mi Contabilidad explicamos el alcance práctico de la norma, con enfoque preventivo y soluciones claras para cumplir sin traumatismos.
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En el día a día empresarial, las incapacidades laborales suelen verse como un trámite más. Sin embargo, detrás de cada certificado médico hay impactos directos en la nómina, la productividad, el flujo de caja y el cumplimiento legal. En los últimos años, el aumento de incapacidades prolongadas, inconsistencias médicas y reclamaciones mal gestionadas ha puesto en alerta a las autoridades laborales y a los empleadores. En respuesta a esta realidad, el Ministerio del Trabajo expidió la Resolución 001843 de 2025, introduciendo ajustes que no pueden tomarse a la ligera. Ignorar estos cambios puede traducirse en sanciones, conflictos laborales y pérdidas económicas. Comprender la norma no es solo un tema jurídico, es una necesidad estratégica para la sostenibilidad empresarial. Porque, como siempre recordamos en Mi Contabilidad, la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
La incapacidad laboral en Colombia ha sido históricamente un punto de fricción entre trabajadores, empleadores, EPS y entidades de control. Antes de la Resolución 001843 de 2025, existían vacíos operativos que permitían interpretaciones diversas sobre la expedición, validación y control de incapacidades médicas. Esto generaba sobrecostos, demoras en reconocimientos económicos y, en algunos casos, prácticas indebidas difíciles de auditar. La nueva resolución surge precisamente para ordenar este escenario, fortalecer la trazabilidad y delimitar responsabilidades claras.
Uno de los cambios más relevantes es el énfasis en la responsabilidad del empleador frente al seguimiento de las incapacidades. Ya no basta con recibir el certificado y archivarlo. La norma exige coherencia entre el diagnóstico, la duración de la incapacidad y las funciones del trabajador, obligando a las empresas a implementar controles internos más rigurosos. Esto implica revisar procesos de nómina, políticas internas y comunicación con las EPS, algo que muchas pymes aún no tienen estructurado.
Desde la perspectiva del trabajador, la resolución refuerza la obligación de cumplir los lineamientos médicos y administrativos. Se busca reducir el uso inadecuado de incapacidades, especialmente aquellas repetitivas o sin justificación clínica clara. A nivel práctico, esto significa mayor control cruzado entre entidades del sistema de seguridad social y un seguimiento más estricto de los tiempos y causas de las incapacidades.
Un aspecto clave es la estandarización de la información. La resolución impulsa el uso de sistemas de información interoperables, lo que permite detectar inconsistencias y patrones atípicos. Aquí es donde la tecnología se convierte en aliada. Con el respaldo estratégico de Julio César Moreno Duque, en Mi Contabilidad integramos la gestión contable con herramientas digitales que permiten monitorear incapacidades, costos asociados y riesgos laborales en tiempo real. No se trata solo de cumplir la norma, sino de anticiparse a los problemas.
En comparación con otros países, Colombia avanza hacia un modelo más preventivo y controlado. En economías de la OCDE, la gestión de incapacidades está fuertemente ligada a la productividad y al bienestar laboral, con sistemas que priorizan la reincorporación progresiva y la evaluación funcional del trabajador. La Resolución 001843 de 2025 va en esa línea, aunque su éxito dependerá de la capacidad de las empresas para adaptarse.
Las consecuencias de una mala gestión no son menores. Sanciones administrativas, glosas en procesos de fiscalización, conflictos laborales y sobrecostos en nómina son solo algunos de los riesgos. Además, una empresa que no controle adecuadamente las incapacidades puede ver afectado su clima organizacional y su reputación interna. Aquí surge la primera microllamada a la acción: revisar hoy mismo cómo se están gestionando las incapacidades en tu empresa puede evitarte problemas mañana.
En Mi Contabilidad hemos acompañado a empresas que, tras una revisión preventiva, descubrieron inconsistencias que podían derivar en sanciones. Nuestra primera oferta sin riesgo consiste en un diagnóstico inicial de la gestión de incapacidades, donde identificamos brechas frente a la nueva resolución y proponemos ajustes prácticos, sin compromiso. La segunda oferta es la implementación de controles internos y reportes automatizados, alineados con la normativa vigente, que reducen errores y optimizan tiempos.
La resolución también impacta la relación con las EPS y entidades de control. Una documentación incompleta o un proceso mal ejecutado puede retrasar reconocimientos económicos, afectando el flujo de caja empresarial. Por eso insistimos en que la gestión de incapacidades debe integrarse al sistema contable y laboral, no manejarse como un proceso aislado.
En este contexto, nuestra filosofía cobra más sentido que nunca: construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria. La normativa cambia, pero con acompañamiento experto y tecnología adecuada, el cumplimiento deja de ser una carga y se convierte en una ventaja competitiva.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
