La reciente decisión de la DIAN de reemplazar la fecha de expedición del RUT por una fecha de generación orientada exclusivamente a validar la autenticidad del documento ha generado inquietudes entre empresarios, contadores, independientes y áreas administrativas. Aunque el cambio parece menor, transforma procesos internos, afecta validaciones bancarias, actualizaciones de proveedores y controles tributarios habituales. Muchas empresas aún no comprenden cómo funcionará la verificación, qué ajustes deben realizar y qué riesgos podrían derivarse del uso de documentos no actualizados o versiones impresas sin validez. En Mi Contabilidad explicamos de manera clara qué implica esta modificación, cómo preparar tu empresa y cómo evitar errores que puedan derivar en sanciones o rechazos operativos. Comprender este cambio es clave para una gestión tributaria ordenada y segura en 2025.
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La DIAN confirmó que el RUT ya no mostrará una fecha de expedición, sino únicamente una fecha de generación destinada a verificar la autenticidad del documento. Este ajuste, aunque técnico, modifica prácticas habituales de proveedores, entidades financieras, clientes y áreas contables que durante años han exigido copias recientes del RUT como requisito de validación. En el día a día, muchos empresarios se preguntan si deben seguir solicitando el documento actualizado, cómo comprobar la veracidad de una copia enviada por terceros y qué implica este cambio para sus obligaciones con la DIAN en 2025. En este artículo, analizo el impacto real de la medida desde la experiencia profesional y las buenas prácticas que recomendamos a nuestros clientes. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
El Registro Único Tributario se ha convertido, desde hace más de dos décadas, en el documento fundamental para identificar a cualquier contribuyente ante la DIAN. Su papel va más allá de un simple registro: es la puerta de entrada para facturar electrónicamente, presentar declaraciones, operar como agente retenedor, manejar información exógena, acceder a beneficios tributarios y realizar actividades económicas supervisadas. Por eso, cada cambio en su estructura o funcionamiento suele generar preocupación. La reciente actualización anunciada por la DIAN —donde el RUT ya no tendrá una fecha de expedición tradicional sino únicamente una fecha de generación destinada a validar autenticidad— no es la excepción.
A primera vista, el cambio podría parecer superficial. Sin embargo, cuando se analizan los flujos reales de trabajo en empresas, independientes y organizaciones que dependen de documentos verificables, queda claro que altera procesos críticos. Las empresas solían exigir un RUT “expedido en los últimos 30 días” como requisito para registrar proveedores o renovar bases de datos. Las entidades financieras pedían un RUT reciente como evidencia de vigencia. Incluso muchos empresarios asumían que la fecha de expedición implicaba la vigencia del documento, aunque técnicamente el RUT no caduca. Al eliminar esta fecha y conservar únicamente un indicador de generación que sirve para verificar autenticidad, la DIAN busca evitar interpretaciones erróneas y mejorar el control digital directo sobre el documento.
En otros países la verificación de documentos tributarios no depende de fechas impresas, sino de validaciones electrónicas. En Chile, por ejemplo, el Registro Único Tributario se consulta directamente en línea; en México, el RFC puede validarse a través del portal del SAT; en la Unión Europea, los sistemas tributarios se integran con bases de datos que permiten confirmar en tiempo real la existencia de un contribuyente. Colombia avanza hacia esa misma tendencia. Este cambio del RUT es un paso hacia una estructura documental más estandarizada, orientada a interoperabilidad y cotejo digital más que a certificaciones impresas o PDF estáticos.
En el día a día empresarial, la transición trae dudas legítimas. ¿Cómo comprobar si un RUT enviado por correo corresponde realmente a la información actual del contribuyente? ¿Qué ocurre si el documento fue descargado meses atrás pero la actividad económica o la responsabilidad tributaria del tercero cambió? ¿Seguirán las empresas pidiendo RUT recientes aunque ya no exista fecha de expedición? Estas preguntas muestran que el reto no es técnico sino cultural. Los empresarios deben entender que la validación ya no estará en un número impreso sino en una verificación directa ante la DIAN.
Este es precisamente el tipo de transición donde Mi Contabilidad acompaña a los contribuyentes. Durante más de treinta años he visto cómo la normativa tributaria evoluciona y cómo las empresas adoptan nuevos controles para evitar sanciones, errores o confusiones. El cambio en el RUT exige revisar los flujos actuales de proveedores y clientes, actualizar políticas internas y entrenar al personal responsable de compras, facturación y contabilidad. Importar prácticas antiguas a un sistema nuevo suele provocar retrasos y rechazos. Por ejemplo, si una empresa insiste en exigir un RUT “reciente”, perderá tiempo, creará reprocesos y terminará exigiendo requisitos que ya no existen. Por eso la actualización de procesos internos es la clave.
La verificación de autenticidad de la DIAN ofrece una ventaja sólida: permite comprobar que el documento pertenece realmente al contribuyente, que la información no ha sido alterada y que la versión digital corresponde a la base oficial. Esto reduce fraudes, suplantaciones y errores frecuentes en organizaciones que nunca contrastan el RUT con el portal de la DIAN. Desde la experiencia de Mi Contabilidad, muchas PYMES han recibido documentos modificados o desactualizados sin darse cuenta. Ahora, la DIAN apuesta a que las empresas asuman un rol más activo en la validación digital, en lugar de basarse en formatos impresos.
La transformación digital también amplifica el rol de aliados estratégicos como Julio César Moreno Duque, quien integra automatización, bases de datos inteligentes y herramientas de productividad que permiten a los clientes verificar RUT, cruzar información y detectar inconsistencias en segundos. La contabilidad moderna se beneficia de sistemas que conectan la información tributaria con dashboards, flujos automáticos y controles internos digitalizados. En Mi Contabilidad, este respaldo tecnológico se traduce en procesos más rápidos, menos riesgosos y totalmente alineados con los cambios normativos. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
En la práctica, también surgen errores comunes. Uno de ellos es creer que la fecha de generación será un sustituto de la fecha de obligación. Nada más alejado de la realidad. La fecha de generación es un marcador técnico, no un indicador jurídico. No determina obligaciones, vigencia de responsabilidades ni cambios en la actividad económica. Su única función es permitir verificar la autenticidad del documento. Otro error frecuente será asumir que cualquier RUT descargado previamente sigue siendo válido indefinidamente. Aunque el documento no caduca, el contribuyente sí está obligado a actualizarlo cuando cambian datos clave: dirección, actividad económica, responsabilidades tributarias, régimen, incorporación o salida del impuesto al consumo, entre otros.
Aquí es donde la asesoría continua cobra valor. En Mi Contabilidad acompañamos a empresarios que muchas veces actualizan su RUT parcialmente o solo cuando reciben un requerimiento. Esto genera inconsistencias que pueden costar sanciones o, peor aún, la pérdida de oportunidades comerciales. Un proveedor que no actualiza sus responsabilidades puede perder contratos; un empresario que modifica su actividad económica sin registrarlo puede quedar mal clasificado ante la DIAN; un trabajador independiente que olvida actualizar responsabilidades puede recibir ajustes tributarios. La verificación de autenticidad no reemplaza la responsabilidad de mantener el RUT actualizado.
El cambio también implica ajustar formatos internos, ya que muchas organizaciones incluyen en sus formularios la casilla “fecha de expedición del RUT” como requisito para crear terceros. Estos formularios deberán actualizarse. Las auditorías internas y externas deberán revisar los nuevos controles de verificación digital. Las áreas de contratación deberán ajustar checklists para proveedores. Y los contadores deberán anticipar los riesgos de documentos que no se validan correctamente. Este es un buen momento para revisar políticas internas con la asesoría de Mi Contabilidad y de la Organización Todo En Uno, donde la transformación digital permite adaptar las empresas al ritmo normativo real.
Mientras tanto, otras entidades del Estado podrían adaptar sus plataformas para evitar pedir documentos con “fecha reciente” que ya no existe. El cambio generará ajustes en cámaras de comercio, bancos, entidades territoriales y plataformas estatales que históricamente exigían anexos del RUT. Colombia se alinea a estándares internacionales donde la autenticidad prevalece sobre la antigüedad del documento. El país avanza hacia un ecosistema tributario más digital, trazable y conectado.
Para quienes buscan profundizar en estos temas, en nuestros portales asociados encontrarás análisis que complementan esta visión. 👉 También te puede interesar: El valor del conocimiento contable en la era digital – https://micontabilidadcom.blogspot.com/2025/01/el-valor-del-conocimiento-contable-en.html
Lo fundamental es que los empresarios entiendan que la verificación del RUT será más confiable gracias a los mecanismos digitales y que la gestión documental debe ajustarse. En Mi Contabilidad estamos listos para acompañar este cambio, simplificar procesos y asegurar que las empresas no se queden atrás. Si necesitas revisar el estado de tu RUT, el de tus proveedores o la estructura tributaria de tu negocio, este es el momento ideal. Este cambio, bien gestionado, puede mejorar tu control interno y reducir riesgos operativos y tributarios.
Ofrecemos una primera revisión sin costo para identificar inconsistencias en tu RUT o en los de tu red de proveedores. También brindamos una sesión de diagnóstico sin riesgo para que conozcas el impacto del cambio en tus procesos. Nuestra experiencia y el soporte tecnológico permiten que las empresas avancen con seguridad, claridad y tranquilidad. Los cambios normativos no deben generar temor, sino oportunidad para modernizar y fortalecer la gestión empresarial.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
