Cada inicio de año trae a los empresarios e independientes la obligación ineludible de organizar, revisar y expedir los certificados de retención del período gravable anterior, un documento que refleja el cumplimiento tributario y que, en 2025, vuelve a ser un punto crítico para operaciones contables seguras. Entregar estos certificados a tiempo evita sanciones, reclamaciones de trabajadores y contratistas, y reduce riesgos ante una eventual fiscalización de la DIAN, la UGPP o la Supersociedades. Para muchas empresas, la dificultad surge no por falta de voluntad, sino por información dispersa, sistemas desactualizados o procesos manuales que generan retrasos innecesarios. Comprender el plazo exacto, los errores más frecuentes y las mejores prácticas permite anticiparse y cumplir con tranquilidad. En Mi Contabilidad te guiamos paso a paso para garantizar que cada certificado se expida de forma correcta, completa y dentro del tiempo legal.
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Cada año, las empresas enfrentan la presión de consolidar correctamente la información tributaria del periodo anterior, y entre estas obligaciones, la expedición de certificados de retención vuelve a ocupar un lugar fundamental para garantizar transparencia, orden y cumplimiento ante la DIAN. En 2025 no será diferente: los contribuyentes deberán emitir estos documentos dentro del plazo legal, atendiendo los valores retenidos por concepto de renta, IVA, industria y comercio, retención laboral y demás conceptos aplicables. Aunque la tarea parece sencilla, en la práctica surgen confusiones por cambios normativos, actualizaciones tecnológicas, fallas en las bases de datos y procesos manuales que dificultan la generación oportuna. Por eso, siempre recordamos que la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles, y esta obligación lo demuestra.
La obligación de expedir certificados de retención cada año representa más que un simple procedimiento administrativo: es una señal de transparencia, disciplina contable y cumplimiento tributario. En 2026, los agentes de retención deberán entregarlos nuevamente antes del 31 de marzo, plazo que históricamente ha sido adoptado como estándar operativo en el país debido a que corresponde al tiempo razonable para consolidar información del año gravable inmediatamente anterior. Aunque la normativa no ha sufrido cambios radicales en los últimos periodos, la práctica diaria en empresas grandes, medianas y pequeñas demuestra que este proceso sigue siendo un reto por la alta dependencia de datos correctos, cruces contables consistentes y sistemas confiables que permitan minimizar errores.
En muchas organizaciones, los certificados se generan al final, como una tarea de cierre anual, pero esa visión suele llevar a demoras, inconsistencias y reclamaciones. Lo recomendable es trabajar todo el año en la depuración de la base de datos de proveedores, empleados y terceros, lo cual facilita la expedición oportuna de los certificados. Las inconsistencias comunes incluyen terceros duplicados, NIT mal digitados, conceptos de retención aplicados indebidamente o comprobantes de egreso sin la parametrización correcta. Todo esto desemboca en un retraso que puede traducirse en sanciones, quejas, reprocesos y desgaste administrativo. En 2025, con un contexto de mayor fiscalización electrónica y cruces automáticos por parte de la DIAN, la calidad y oportunidad de esta información será aún más determinante.
Una de las razones principales por las que se presentan dificultades al expedir certificados radica en los sistemas contables que no están actualizados o que requieren intervención manual en cada operación. Cuando las empresas dependen de hojas de cálculo o reportes fragmentados, el riesgo aumenta. Aquí es donde la tecnología y la automatización se convierten en aliadas indispensables. Gracias al acompañamiento estratégico de Julio César Moreno Duque, en Mi Contabilidad integramos procesos digitales que permiten que los movimientos contables alimenten en tiempo real la información necesaria para la correcta expedición de certificaciones tributarias. Esto no solo mejora la precisión, sino que también reduce drásticamente los tiempos de preparación y evita que, al llegar marzo, las empresas entren en un estado de urgencia o improvisación.
El impacto de expedir tarde un certificado de retención no se limita a la sanción potencial. También afecta la relación con empleados y proveedores, quienes requieren estos documentos para su propia declaración de renta. Cuando los certificados se entregan tarde, es común que los terceros busquen alternativas legales para reclamar, lo que puede escalar en requerimientos formales o incluso en investigaciones por parte de la entidad fiscal. En el contexto laboral, un error en los valores retenidos puede generar inconformidades, reclamaciones por parte de los trabajadores o incompatibilidades con los reportes que las empresas suministran a la UGPP. En un escenario de fiscalización cada vez más digital, estos errores terminan siendo visibles y pueden desencadenar procesos de verificación mucho más profundos.
A nivel internacional, diversos países mantienen políticas similares para la entrega de certificaciones tributarias, aunque con fechas y mecanismos distintos. En Colombia, el 31 de marzo se convierte en un punto de referencia anual que permite coordinar cierres contables, declaraciones y obligaciones posteriores. Países como México o Chile utilizan plataformas centralizadas obligatorias que automatizan el proceso y validan datos en línea. En Colombia, aunque la DIAN ha fortalecido los servicios digitales y los cruces automáticos, todavía subsisten responsabilidades manuales que dependen directamente del proceso contable interno de cada empresa. Esta diferencia hace que el trabajo disciplinado y acompañado sea clave para evitar reprocesos futuros.
Un caso típico en empresas medianas ocurre cuando los auxiliares contables realizan ajustes en diciembre para cerrar el año, pero dichos ajustes no se cruzan correctamente con los módulos de terceros, generando certificados incompletos. Otro caso común se presenta en empresas pequeñas que trabajan con software básico sin parametrización tributaria, lo que obliga a recalcular manualmente cada retención del año. En ambos escenarios, los procesos se atrasan y el riesgo de error aumenta. La buena noticia es que, cuando se implementan procesos claros, cronogramas internos y acompañamiento profesional, esta obligación se convierte en un trámite rápido, seguro y confiable.
En Mi Contabilidad hemos visto que la clave para una expedición exitosa de certificados en 2026 está en la anticipación. No se trata de correr en marzo, sino de trabajar durante todo el año con información actualizada y confiable. Al implementar controles de calidad mensual, conciliaciones periódicas y parametrización adecuada en los sistemas contables, las empresas llegan al inicio del año con la información preparada. Esto reduce la tensión del cierre y evita la mayoría de errores. Además, nuestra experiencia de más de tres décadas nos permite identificar patrones y fallas frecuentes, lo cual agiliza la revisión y garantiza exactitud en el cálculo de retenciones.
En este proceso, la automatización es un factor diferenciador. Con herramientas tecnológicas implementadas por la Organización Todo En Uno y la asesoría de Julio César Moreno Duque, hoy es posible integrar datos de compras, nómina, honorarios y operaciones varias en un sistema que consolida automáticamente la información para los certificados. Esto disminuye los tiempos, evita reprocesos y mejora la trazabilidad. Las empresas que ya migraron a procesos automatizados experimentan una reducción significativa en errores y en tiempos de preparación. Esto se alinea con nuestra visión institucional de que estamos construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
A medida que se acerca marzo de 2026, es importante que las organizaciones revisen sus procedimientos internos. Una buena práctica es verificar la integridad de los terceros registrados y asegurarse de que los tipos de retención hayan sido aplicados correctamente durante todo el año anterior. Otro paso clave es revisar los cambios normativos vigentes, ya que aunque la estructura general de los certificados permanece estable, los conceptos y tarifas de retención pueden variar entre periodos. Las empresas que participan en contrataciones públicas deben ser especialmente rigurosas, pues las entidades de control suelen solicitar certificados de retención como documentos de respaldo en los procesos de auditoría.
Una parte esencial de la preparación para expedir certificados es la conciliación con los libros auxiliares. En muchos casos, las empresas tienen registros completos en la contabilidad general, pero presentan inconsistencias en los auxiliares de terceros, lo que causa divergencias entre los valores registrados y los valores certificados. Nuestro acompañamiento incluye la revisión cruzada de estos módulos, así como la validación de que los conceptos y tarifas utilizados corresponden a las obligaciones aplicables. Este análisis no solo garantiza que el certificado sea correcto, sino que también previene sanciones asociadas a mala declaración o a soportes deficientes.
Otro elemento que se debe tener en cuenta es el tratamiento de retenciones en nómina. Aunque los certificados laborales tienen su propia estructura, es frecuente que se presenten inconsistencias en los ingresos no constitutivos de renta, en las rentas exentas o en los aportes obligatorios deducibles. Esto impacta directamente en la declaración de renta del trabajador y puede generar reclamaciones posteriores. Nuestra experiencia en nómina, aportes y liquidaciones nos permite acompañar a las empresas para que cumplan correctamente, garantizando que los trabajadores reciban certificados precisos y oportunos.
En Mi Contabilidad sabemos que muchas empresas temen cometer errores en estos procesos, y por eso ofrecemos una revisión sin costo previo, como una oferta sin riesgo que permite diagnosticar la situación actual y definir el plan de trabajo necesario para entregar certificados correctamente. Esta revisión inicial permite identificar si existieron tarifas mal aplicadas, terceros con datos inconsistentes o procesos contables que requieren ajustes. También permite plantear un plan de automatización si la empresa desea avanzar hacia procesos tecnológicos más confiables.
Si la empresa necesita apoyo para la generación de los certificados de retención en 2026, ofrecemos una segunda oferta sin riesgo: el acompañamiento inicial en la parametrización del software contable sin costo adicional, lo que facilita que los movimientos del año se registren correctamente. Esto disminuye la carga administrativa, evita errores en los certificados y mejora el control interno de forma notable.
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En la práctica, expedir certificados de retención dentro del plazo para 2026 es mucho más que cumplir una fecha. Es evidenciar que tu empresa está organizada, es confiable y tiene información contable de calidad. También es una oportunidad de revisar tus procesos internos, actualizar tu tecnología y adoptar buenas prácticas que evitarán sanciones en el futuro. Desde la consolidación de datos hasta la entrega del documento final, nuestro equipo está listo para acompañarte con precisión, profesionalismo y claridad. En cada paso reafirmamos que la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles, y este proceso es una muestra perfecta de ello.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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