La reciente aclaración de la DIAN sobre la facturación en operaciones con varios vendedores está generando inquietud entre comerciantes, plataformas, pymes y profesionales independientes que participan en esquemas colaborativos o ventas conjuntas. Aunque la normatividad ya exigía identificar al verdadero responsable de la operación, este nuevo concepto profundiza en cómo deben documentarse las ventas cuando varios aportan bienes o servicios bajo una misma transacción. En este análisis desarrollado por Mi Contabilidad, explicamos qué cambia, qué no cambia y cómo evitar los riesgos más comunes ante la DIAN, la UGPP y los compradores que exigen factura válida. Evaluamos casos tipo, efectos tributarios, impactos en retención, IVA e ingresos declarados, y planteamos soluciones prácticas basadas en automatización contable y control interno. La claridad contable es posible cuando se entiende la norma y se aplica correctamente.
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En los últimos meses se ha hecho más común encontrar operaciones en las que varios vendedores intervienen en una misma transacción. Pasa en plataformas digitales, en proyectos colaborativos, en corresponsalías y en alianzas comerciales donde diferentes personas naturales o jurídicas aportan bienes y servicios bajo un solo cobro. Ante esta realidad, la DIAN emitió un nuevo concepto para precisar quién debe facturar y cómo deben documentarse estas operaciones para asegurar trazabilidad, validez y coherencia tributaria. Aunque muchos empresarios lo ven como un tema técnico, en realidad afecta directamente ingresos, soportes de costos, retenciones y obligaciones formales. En la práctica, una factura mal emitida puede convertirse en una contingencia costosa. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
La discusión sobre quién debe facturar cuando intervienen varios vendedores no es nueva, pero sí ha tomado relevancia con el crecimiento del comercio electrónico, la intermediación digital y los modelos de economía colaborativa. La DIAN, al emitir este nuevo concepto, busca aclarar lo que en la práctica genera más confusión: determinar quién es el verdadero obligado a facturar y cómo debe documentarse la operación de forma que todos los participantes cumplan correctamente sus obligaciones tributarias.
El problema inicia cuando varios aportan bienes o servicios dentro de una misma transacción, pero solo uno recibe el pago total. En estos casos, muchos empresarios asumen que la factura debe emitirse únicamente por quien recauda el dinero, pero la DIAN insiste en que la obligación de facturar recae sobre quien realiza la venta del bien o quien presta el servicio, independientemente del flujo monetario. Esto significa que no siempre quien cobra es quien factura y no siempre quien factura es quien recibe todo el ingreso. Esta diferencia, aunque técnica, es la clave para evitar sanciones.
Las causas del problema se relacionan con la falta de conocimiento normativo, la presión por agilizar procesos de venta y, en algunos casos, el deseo de simplificar la operación sin considerar consecuencias tributarias. Cuando varias empresas o profesionales independientes venden bajo una sola marca o plataforma, usualmente no definen con claridad los roles de vendedor, intermediario, comisionista o mandatario. Esa ambigüedad lleva a errores como emitir una sola factura por la totalidad sin discriminar responsables, registrar ingresos que no corresponden o dejar sin soporte fiscal la parte de otro vendedor. Esto genera diferencias en las declaraciones de IVA, en la renta, en las retenciones que se practican o se deben autorrecaudar y hasta en la información exógena.
Las consecuencias no son menores. Una factura emitida por quien no es el verdadero vendedor puede invalidar el soporte para el comprador. Para la DIAN, esa venta podría considerarse no facturada, con sanciones que llegan a porcentajes significativos del valor de la operación. Adicionalmente, cuando se reporta un ingreso que realmente corresponde a otro vendedor, se produce una distorsión en la contabilidad, afectando declaraciones presentes y futuras. Para la UGPP, esta situación puede derivar en cuestionamientos sobre aportes calculados sobre ingresos indebidos. Incluso el MinTrabajo podría analizar la relación entre los participantes para determinar si existe o no subordinación.
El nuevo concepto de la DIAN insiste en que se debe identificar al vendedor real en cada operación. Si son varios, cada uno debe facturar su parte o, si existe un contrato de mandato, comisión o intermediación, debe documentarse correctamente para que sea el mandatario quien facture, pero solo en los casos permitidos por la ley. Esto no es opcional: debe existir un soporte jurídico y contable que respalde quién actúa en nombre de quién y cómo se distribuye el ingreso. La DIAN ha reiterado esto en múltiples conceptos anteriores, pero ahora hace más énfasis debido al incremento de operaciones multiplataforma.
Una situación frecuente es la de dos profesionales que prestan un servicio conjunto, por ejemplo, un abogado y un experto financiero que asesoran a una empresa. La factura no puede ser emitida por uno solo por el total, salvo que exista un contrato en el que uno actúe como mandatario del otro. En caso contrario, cada uno debe emitir factura por su parte proporcional. Otro ejemplo se da en proyectos creativos donde varios diseñadores, productores o técnicos participan en un mismo resultado final. Nuevamente, cada responsable debe facturar su parte, o de lo contrario se generará una distorsión contable.
En plataformas digitales la problemática es más compleja. Muchas plataformas cobran al cliente final, retienen una parte como comisión y pagan el restante a los vendedores independientes. Aquí la DIAN ha sido clara: la plataforma no puede facturar por cuenta del vendedor a menos que exista un contrato de mandato para facturar en nombre del tercero. Si no lo hay, cada vendedor debe emitir su propia factura. Este punto es fundamental para todos los modelos de marketplace, dropshipping y servicios colaborativos, donde suele haber confusión sobre quién tiene la obligación formal.
Cuando revisamos cómo se maneja este tema en otros países, encontramos que la tendencia global coincide con la posición de la DIAN: debe facturar quien presta el servicio o vende el bien, pero se permite que un tercero facture en nombre del vendedor únicamente bajo figura jurídica autorizada. En la Unión Europea, por ejemplo, la facturación por cuenta de terceros está permitida pero debe realizarse con autorización expresa y el vendedor sigue siendo responsable por el contenido de la factura. En México, el SAT también exige identificar al vendedor real. En Chile y Perú aplican criterios similares. Por tanto, Colombia no está adoptando una posición aislada sino alineada con las mejores prácticas internacionales.
Lo que realmente genera inconvenientes en las empresas es la falta de procesos internos y automatización. Cuando la operación depende de correos electrónicos, archivos manuales o acuerdos informales, la facturación termina siendo improvisada. Mi Contabilidad ha acompañado a numerosos empresarios que llegaban con diferencias entre ingresos facturados y reales, ventas sin soporte válido o registros duplicados. En cada caso, la solución no fue únicamente entender la norma, sino diseñar un flujo operativo que garantizara claridad desde el origen de la operación. Aquí es donde el acompañamiento estratégico de Julio César Moreno Duque ha sido clave, integrando automatización, herramientas digitales, identificación de roles en la cadena y parametrización contable para eliminar presiones manuales.
Para entender el impacto del concepto de la DIAN, imaginemos un escenario típico: un proyecto colaborativo donde tres profesionales ofrecen un paquete integral de servicios. El cliente paga a uno de ellos por facilidad administrativa. Si ese profesional emite factura por el total sin acuerdos formales, aparece un ingreso que no es suyo, y los otros dos quedan sin soporte legal ante DIAN. En contraste, si se formaliza un contrato de mandato para la facturación, la DIAN permite que uno solo facture, siempre que sea claro que actúa en nombre de los demás. La diferencia entre uno y otro escenario puede ser la tranquilidad tributaria o una sanción.
En la práctica, las pymes y los independientes son quienes más sufren estas inconsistencias. Muchos asumen que “no pasa nada” porque el cliente recibió una factura, pero no verifican la coherencia jurídica. Cuando los vendedores son varios, lo ideal es que cada uno facture su parte. Cuando uno representa a los demás, debe sustentarse documentalmente. Esto evita que la DIAN cuestione ingresos, invalide costos o solicite aclaraciones que pueden desbordar la capacidad administrativa.
Desde Mi Contabilidad, siempre recomendamos establecer acuerdos claros entre los participantes de las operaciones conjuntas, parametrizar los sistemas contables y de facturación electrónica para que identifiquen el rol de vendedor real y, si aplica, del mandatario. También insistimos en que la factura debe ser un reflejo exacto del contrato celebrado, no una interpretación libre del responsable de recaudar el dinero. Más allá de cumplir formalidades, estos procesos reducen errores, optimizan reportes y fortalecen la trazabilidad.
Es evidente que la normativa busca proteger al comprador y garantizar transparencia. En muchas operaciones con varios vendedores, el cliente final desconoce quién realmente está detrás de cada parte del servicio. La factura es el documento que debe dar claridad sobre esto, y cuando se omite esa información, surgen controversias. La DIAN, con este nuevo concepto, busca estandarizar criterios para minimizar ambigüedades y facilitar fiscalización.
Es aquí donde se vuelve fundamental el acompañamiento experto. La experiencia de más de tres décadas en normatividad contable, laboral y tributaria permite identificar riesgos que normalmente pasan desapercibidos. Cada operación conjunta es distinta y necesita un análisis específico. Cuando integramos la experiencia de Mi Contabilidad con el soporte tecnológico de Organización Todo En Uno, logramos que el empresario no solo cumpla la norma, sino que gane eficiencia. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Para quienes hoy están implementando modelos de venta conjunta o proyectos colaborativos, es un momento ideal para revisar contratos, ajustar flujos, actualizar sistemas de facturación electrónica y validar reglas de asignación de ingresos. La facturación no debe improvisarse. Es el soporte central de la operación. Y una factura mal emitida puede derivar en costos muy superiores al valor de una asesoría preventiva.
Mi Contabilidad ha acompañado casos donde errores acumulados durante meses generaron diferencias millonarias entre ingresos reales y facturados. También hemos visto cómo, con ajustes simples, las empresas estabilizan su información financiera y eliminan la incertidumbre. Aquí nace una de nuestras ofertas sin riesgo: un diagnóstico inicial sin costo para revisar el esquema de facturación en operaciones con varios vendedores. Esta evaluación permite identificar vacíos, corregir errores y prevenir sanciones.
Además, ofrecemos una segunda alternativa sin riesgo: la revisión del contrato operativo y su coherencia con la factura electrónica. Many empresas redactan contratos que no soportan la forma en que realmente facturan. Con nuestra asesoría, alineamos documentos para que pasen cualquier revisión de DIAN, UGPP o Supersociedades, dependiendo de la actividad económica.
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