El mundo de la contabilidad y la gestión empresarial está en constante cambio, y en Colombia, los empresarios y profesionales deben adaptarse rápidamente a las novedades normativas. Uno de los temas más esperados para este 2025 era la entrada en vigor del nuevo esquema de presunción de costos para trabajadores independientes, que prometía simplificar el cálculo de la base de cotización. Sin embargo, la reciente suspensión de esta medida ha dejado a muchos preguntándose cómo seguir cumpliendo con sus obligaciones de seguridad social sin caer en errores o sanciones.
En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre esta suspensión, cómo afecta a las empresas que contratan independientes y qué pasos debes seguir para garantizar el cumplimiento de las normas actuales. Mantente informado y toma decisiones acertadas para proteger tu empresa y tu relación con los trabajadores independientes.
Contexto de la Reforma Pensional y la Presunción de Costos
La Ley 2381 de 2024 trajo consigo un sistema de pilares para reformar el régimen pensional en Colombia, buscando ampliar la cobertura y garantizar ingresos básicos a los trabajadores. Uno de los elementos complementarios fue el nuevo esquema de presunción de costos, reglamentado por la Resolución 000532 de 2024, que permitiría a los trabajadores independientes calcular su ingreso base de cotización (IBC) aplicando porcentajes fijos de costos presuntos, sin necesidad de soportar gastos reales.
Sin embargo, este nuevo esquema no entrará en vigor por ahora. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) anunció la suspensión de su implementación mediante resolución reciente, generando incertidumbre pero también claridad sobre qué sigue vigente.
¿Qué significa la suspensión?
La suspensión de la entrada en vigor del nuevo esquema de presunción de costos implica que, hasta nuevo aviso, los trabajadores independientes seguirán utilizando el esquema tradicional para determinar su IBC. Es decir, deben calcularlo con base en sus ingresos reales, deduciendo los costos y gastos efectivamente soportados (artículo 107 del Estatuto Tributario). Esto representa una continuidad en la forma de cotizar que ya venía operando antes de la reforma.
Impacto para las empresas contratantes
A partir del 1 de julio de 2025, como parte de la Ley 2381 de 2024, las empresas colombianas que contraten trabajadores independientes mediante contratos de prestación de servicios sí deben asumir un rol activo en la retención y pago de aportes a la seguridad social, independientemente de la suspensión de la presunción de costos. Esto significa que:
✅ Retención de aportes: Las empresas deben descontar de los honorarios del contratista los aportes correspondientes a salud, pensión y riesgos laborales.
✅ Pago a través de la PILA: Los aportes deben ser pagados directamente por el contratante usando el tipo de aportante "15 – Contratante".
✅ Acuerdo expreso: Todo esto debe estar respaldado por un acuerdo expreso en el contrato.
✅ Vigilancia constante: Aunque el esquema de costos presuntos esté suspendido, las empresas siguen siendo responsables de garantizar que los aportes se paguen correctamente.
¿Qué esquema está vigente?
👉 Los contratistas independientes seguirán liquidando su ingreso base de cotización descontando los costos y gastos reales que sean deducibles y que estén soportados, tal como lo establece el artículo 107 del Estatuto Tributario y la jurisprudencia vigente.
👉 Para las empresas, esto significa que deberán solicitar a los contratistas la información necesaria para calcular el IBC de acuerdo con estos principios, o que los contratistas presenten sus propios aportes, según se pacte.
Recomendaciones prácticas para empresarios y contadores
💡 1. Revisar los contratos vigentes: Asegúrate de que los contratos de prestación de servicios incluyan cláusulas claras sobre la retención y pago de aportes a seguridad social.
💡 2. Capacitar al equipo contable: Las áreas de contabilidad y nómina deben estar informadas y actualizadas sobre la suspensión del nuevo esquema y la vigencia del esquema tradicional.
💡 3. Implementar controles internos: Ten un sistema de seguimiento para garantizar el pago correcto y oportuno de los aportes, evitando sanciones de la UGPP.
💡 4. Mantenerse al día con las resoluciones: La UGPP podría establecer nuevas fechas o lineamientos, por lo que es clave estar atentos a los comunicados oficiales.
¿Cómo afecta a la planeación financiera?
Aunque la suspensión del nuevo esquema parecía un alivio para algunos contratistas, en la práctica no significa una menor responsabilidad para las empresas. La correcta gestión de la seguridad social de los contratistas sigue siendo un elemento fundamental para la sostenibilidad financiera de la empresa. Una planeación clara y actualizada permitirá evitar multas y mantener relaciones laborales saludables.
Reflexión final: Compromiso y confianza
En Mi Contabilidad creemos firmemente que “la contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles”. Este principio cobra aún más importancia cuando enfrentamos cambios normativos que impactan la estabilidad de nuestras empresas y la protección social de los trabajadores.
Por ello, es esencial:
✔ Estar al tanto de cada actualización.
✔ Actuar con responsabilidad y compromiso en la retención y pago de aportes.
✔ Contar con asesoría confiable y actualizada para no dejar cabos sueltos.
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