El Documento Equivalente Electrónico: Transformando la Facturación en Colombia

por:Mi Contabilidadcom -febrero 20, 2025

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La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia ha avanzado significativamente en la digitalización de procesos tributarios, y una de las implementaciones más destacadas es el Documento Equivalente Electrónico. Este documento digital tiene la misma validez que una factura electrónica tradicional y se utiliza en situaciones donde el proveedor no está obligado a expedir una factura electrónica.

¿Qué es el Documento Equivalente Electrónico?

El Documento Equivalente Electrónico es un comprobante fiscal digital que se utiliza para respaldar operaciones comerciales que no pueden ser emitidas mediante una factura electrónica tradicional. Estos documentos electrónicos tienen el mismo valor legal y fiscal que las facturas electrónicas y deben cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN.

Tipos de Documentos Equivalentes Electrónicos

Según la Resolución DIAN Nº 000165, existen varios tipos de Documentos Equivalentes Electrónicos, entre los cuales se destacan:

Tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.: Este documento es equivalente a la factura electrónica de venta y se genera a través de software validado previamente por la DIAN. A diferencia del P.O.S. tradicional, el nuevo Documento P.O.S. no tiene un límite de valor, por lo que se puede expedir independientemente del monto de la operación. Además, permite soportar impuestos descontables de IVA, costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, siempre y cuando el documento identifique al comprador con su nombre o razón social y número de identificación o NIT.
Boleta de ingreso a cine: Este documento sirve como soporte de la transacción para la prestación del servicio de exhibición cinematográfica.
Tiquete de transporte de pasajeros: Utilizado para respaldar la prestación del servicio de transporte de personas.
Extracto expedido por sociedades fiduciarias y fondos de inversión: Documento que soporta las operaciones realizadas por estas entidades.
Tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros: Respalda la prestación del servicio de transporte aéreo.
Documentos en juegos localizados y de suerte y azar: Soportan las operaciones relacionadas con actividades de juegos y apuestas.
Documentos expedidos para el cobro de peajes: Respalda el cobro por el uso de vías y autopistas.
Documentos de operación de la bolsa de valores y agropecuaria: Soportan las transacciones realizadas en estos mercados.

Es importante mencionar que, según la Resolución 000165 de 2023, una vez se implemente el Documento Equivalente Electrónico por parte de la DIAN, quienes estén obligados a facturar y hayan optado por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el artículo 15 de dicha resolución, estarán obligados a sustituirlos por el Documento Equivalente Electrónico que cumpla con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas establecidas, o por la factura electrónica de venta.

Beneficios del Documento Equivalente Electrónico

La implementación del Documento Equivalente Electrónico ofrece múltiples ventajas para las empresas y la administración tributaria, entre las cuales se destacan:

Eficiencia Operativa: Al digitalizar los procesos de facturación, se reducen los tiempos y costos asociados a la emisión y almacenamiento de documentos físicos.
Transparencia y Control: La DIAN puede monitorear en tiempo real las transacciones comerciales, lo que contribuye a reducir la evasión fiscal y a mejorar la recaudación de impuestos.
Acceso a Beneficios Tributarios: Los Documentos Equivalentes Electrónicos otorgan al adquirente el derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, siempre y cuando se identifique al comprador en el documento.
Integración Tecnológica: Facilita la integración con sistemas contables y de gestión empresarial, mejorando la precisión y consistencia de la información financiera.

Calendario de Implementación

De acuerdo con la Resolución 000008 del 31 de enero de 2024, la DIAN estableció un calendario para la implementación del Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., según la calidad de contribuyente en relación con el impuesto de renta y complementarios:

Grandes Contribuyentes: A partir del 1 de mayo de 2024.
Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no tengan la calidad de Grandes Contribuyentes: A partir del 1 de junio de 2024.
No Declarantes del Impuesto sobre la Renta y otros sujetos no mencionados anteriormente: A partir del 1 de julio de 2024.

Es fundamental que las empresas se preparen para cumplir con estas fechas y adopten las medidas necesarias para implementar el Documento Equivalente Electrónico en sus operaciones.

Conclusión

La transición hacia el Documento Equivalente Electrónico es un paso crucial dentro del proceso de modernización tributaria en Colombia. Su implementación no solo garantiza mayor transparencia y control fiscal, sino que también optimiza los procesos administrativos de las empresas, reduciendo costos y mejorando la trazabilidad de las operaciones comerciales.

Para cumplir con esta nueva normativa, es fundamental que las empresas adapten sus sistemas de facturación y se preparen con antelación para evitar posibles sanciones. La adopción de herramientas tecnológicas adecuadas y la capacitación del personal contable y financiero serán clave en este proceso.

Si tu empresa aún no está preparada para la transición al Documento Equivalente Electrónico, es momento de tomar acción. Te invitamos a agendar una consulta personalizada con nuestros expertos en Mi Contabilidad, donde te brindaremos asesoría especializada para garantizar el cumplimiento de las nuevas normativas de facturación electrónica en Colombia.