Fase 1: Conocimiento del negocio
El primer paso implica comprender la estructura organizacional y jurídica de tu empresa. Evaluar si las formas societarias actuales son las más adecuadas es crucial. Por ejemplo, una sociedad limitada puede ofrecer ventajas frente a una sociedad anónima dependiendo del contexto fiscal y financiero de tu negocio. Además, considerar modelos como subsidiarias o filiales puede facilitar el cumplimiento y optimización tributaria en diferentes jurisdicciones.
Fase 2: Revisión del estado actual de las obligaciones
Una vez definida la estructura, es fundamental auditar el cumplimiento de las obligaciones fiscales existentes. La revisión debe centrarse en dos tipos de obligaciones:
Obligaciones sustanciales: Estas son las acciones fiscales que implican la generación y el pago de impuestos, como el impuesto de renta. El artículo 1 del Estatuto Tributario establece que el cumplimiento en esta área asegura que la empresa está al día con sus pagos y evita el riesgo de sanciones.
Obligaciones formales: Estas abarcan los procesos administrativos necesarios para cumplir con las obligaciones sustanciales. La inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y la actualización de la información del mismo son ejemplos de obligaciones formales que simplifican la gestión tributaria.
Verificar si existen incumplimientos en alguna de estas áreas permite anticiparse a posibles sanciones y reducir el riesgo de multas.
Fase 3: Identificación de oportunidades de optimización fiscal
En esta etapa, las empresas pueden identificar oportunidades para optimizar su carga tributaria de acuerdo con las normativas vigentes. La revisión debe incluir:
Declaraciones y pagos anteriores: Validar que todas las declaraciones de los últimos cinco años estén presentadas y pagadas debidamente, comprobando que no existan sanciones previas que puedan afectar la planificación futura.
Actualización del RUT: Confirmar que los datos en el RUT reflejen correctamente la actividad económica actual de la empresa para evitar errores y sanciones.
Información exógena y precios de transferencia: Asegurarse de que los datos informados cumplan con los requisitos, sobre todo si se aplica en el caso de precios de transferencia para transacciones internacionales.
Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB): Validar la precisión en el registro de los beneficiarios finales para cumplir con las disposiciones del Gobierno.
Fase 4: Elaboración del plan de transición
Tras evaluar el estado actual y las oportunidades de mejora, es necesario diseñar un plan de transición que permita cumplir con las obligaciones de manera sistemática. Este plan debe contemplar políticas internas de cumplimiento tributario, establecer responsables, y calendarizar las revisiones para asegurar un monitoreo constante y la actualización de las obligaciones fiscales.
Conclusión y recomendaciones
La planeación tributaria no solo evita sanciones, sino que también optimiza el uso de recursos y fortalece la seguridad financiera de la empresa. Para garantizar un manejo adecuado de estos aspectos, es recomendable que las empresas cuenten con un equipo experto en la materia o recurran a consultorías especializadas.
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