Por medio del Oficio 904137 del 25 de mayo de 2022, la Dian indica aspectos sobre la nómina electrónica y la obligación de reportar los litigios laborales.
Ya sea que el empleador esté o no obligado a llevar contabilidad, es importante tener en cuenta lo establecido en el artículo 107-1 del ET.
“los valores por salarios y prestaciones que se deban reconocer a un trabajador por causa de un litigio laboral también se deben reportar en el documento soporte de nómina electrónica”
El pasado 25 de mayo de 2022 la Dian expidió su Oficio 904137, a través del cual se confirmó que los valores por salarios y prestaciones que se deban reconocer a un trabajador por causa de un litigio laboral también se deben reportar en el documento soporte de nómina electrónica.
La pregunta que se le formuló a la Dian en el mencionado oficio fue:
¿Los pagos laborales (salariales, prestacionales, etc.) cuando provengan de litigios laborales se deben incluir en el documento soporte de pago de nómina electrónica?
La entidad respondió lo siguiente:
El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, se origina por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, entendidos ellos como aquellos que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador. A la luz de la normatividad vigente, este tiene como finalidad constituir el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de las mencionadas erogaciones para el empleador (cfr. artículo 2º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).
Teniendo en cuenta lo anterior, y siempre que los pagos al trabajador provenientes de una sentencia judicial correspondan a pagos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria, deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable.
De manera que, los valores señalados en dicha sentencia que cumplan los criterios legales vigentes para ser considerados costos, deducciones e impuestos descontables y que se ajusten a lo explicado en el párrafo anterior (así como a la normativa vigente aplicable), se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta, lo que suceda primero, de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria originados en el fallo correspondiente. Lo anterior, en concordancia con lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.
Por tanto, si el empleador es un contribuyente de renta obligado a llevar contabilidad, se diría que el costo o gasto laboral originado por haber perdido el caso judicial lo tendría que causar en el momento en que se haya dictado la sentencia. Por su parte, si se trata de un empleador no obligado a llevar contabilidad, el respectivo costo o gasto solo lo tendría que reconocer en el momento en que lo pague.
Sin embargo, en el artículo 107-1 del ET se establece lo siguiente:
Artículo 107-1. Limitación de deducciones. <Artículo adicionado por el artículo 63 de la Ley 1819 de 2016. El nuevo texto es el siguiente:> Las siguientes deducciones serán aceptadas fiscalmente siempre y cuando se encuentren debidamente soportadas, hagan parte del giro ordinario del negocio, y con las siguientes limitaciones:Atenciones a clientes, proveedores y empleados, tales como regalos, cortesías, fiestas, reuniones y festejos. El monto máximo a deducir por la totalidad de estos conceptos es el 1% de ingresos fiscales netos y efectivamente realizados.Los pagos salariales y prestacionales, cuando provengan de litigios laborales, serán deducibles en el momento del pago siempre y cuando se acredite el cumplimiento de la totalidad de los requisitos para la deducción de salarios.
(El subrayado es nuestro).
Si dicha norma dice que los valores provenientes de litigios laborales solo son deducibles “en el momento del pago”, eso significaría que hasta los empleadores obligados a llevar contabilidad solo podrán deducir dicho costo o gasto en el año en que lo paguen. Esto implicaría que dicho valor solo quedará reportado en el “documento soporte de nómina electrónica” del mes en que efectivamente haya quedado pagado y no en el mes en que haya quedado causado, pues la función de dicho documento es el de servir de soporte para los valores que sí se tomarán como deducibles en la declaración de renta (ver artículo 4 de la Resolución 000013 de febrero de 2021).
