Siempre que el trabajador deba desplazarse a un destino distinto de su lugar de trabajo para el desempeño de sus labores, tendrá derecho al reconocimiento de los viáticos.
A continuación, se aclararán 5 aspectos importantes sobre estos, con el fin de evitar problemas en su reconocimiento y pago.
“si el trabajador debido a sus funciones debe desplazarse a una ciudad diferente a la asignada como lugar de trabajo, el empleador tiene la obligación de asumir los costos de ese desplazamiento, la alimentación y, de ser necesario, el hospedaje”
En el contrato de trabajo el empleador debe suministrar todos los elementos y herramientas de trabajo necesarios para que el colaborador pueda realizar sus funciones; por ello, si el trabajador debido a sus funciones debe desplazarse a una ciudad diferente a la asignada como lugar de trabajo, el empleador tiene la obligación de asumir los costos de ese desplazamiento, la alimentación y, de ser necesario, el hospedaje.
Estos costos asumidos por el empleador en las condiciones mencionadas son denominados viáticos, y dependiendo de su habitualidad o permanencia pueden o no constituir salario.
Los viáticos cuentan con una serie de condiciones, las cuales debemos tener claras para evitar anomalías. A continuación, explicaremos 5 aspectos importantes sobre estos gastos.
Deben incluir lo necesario para el traslado y estadía del trabajador
Los viáticos se encuentran regulados por el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–. En este se dispone que, cuando el trabajador debe desplazarse a un lugar distinto, el empleador tiene que asumir los gastos relacionados con manutención, alojamiento, el transporte y, de ser necesario, los gastos de representación.
Estos gastos que asume el empleador deben ser suficientes para cubrir la estadía y el traslado del trabajador. En caso de entregarse un valor inferior a lo que realmente corresponde, el trabajador estará facultado a exigir el pago de esos gastos o a que se le realice el rembolso respectivo, pues, como se mencionó, el empleador es quien debe suministrar la totalidad de las herramientas y medios necesarios para desarrollar la labor (numeral 1 del artículo 57 del CST).
Viáticos pueden ser ocasionales o permanentes
Es importante recordar que el viático puede ser ocasional o permanente. Es ocasional cuando el desplazamiento se da en situaciones o requerimientos extraordinarios, esporádicos, inesperados, urgentes o accidentales, no de la planeación, sino del cubrimiento de una situación imprevista; y es permanente cuando dicho desplazamiento surge de situaciones ordinarias o regulares en las que el empleador realiza cronogramas y planes para designar dichos traslados y su consecuente reconocimiento de viáticos.
Lo anterior lo ha reiterado la Corte Suprema de Justicia en sentencias como la SL-5601 de 2021, en la que dispuso:
Con esa orientación es preciso destacar que en diversos pronunciamientos la Sala ha señalado que son viáticos accidentales los que obedecen a un requerimiento extraordinario del empleador, es decir, poco frecuente, por ello, no son salario, mientras que los permanentes son aquellos que se otorgan de manera ordinaria o regular, motivo por el que por disposición del empleador el trabajador debe desplazarse usualmente de su domicilio de trabajo a otros lugares, a efectos de ejecutar actividades que se encuentran relacionadas con las funciones propias de su cargo, u otras labores que le sean encomendadas como consecuencia de su vínculo de trabajo.
Esta distinción entre permanentes y ocasionales tiene una gran incidencia, dado que dependiendo de ello puede determinarse si dicho pago tiene carácter salarial o no.
Constituyen salario cuando son permanentes
El artículo 130 del CST dispone que los viáticos serán constitutivos de salario dependiendo del rubro y de si son permanentes u ocasionales.
Según ello, cuando se trate de viáticos permanentes, respecto a lo reconocido por alojamiento y estadía, se considerarán como factor salarial y por ende deberán incluirse en la liquidación de seguridad social, prestaciones sociales y vacaciones.
Sobre este aspecto la Corte Suprema ha puntualizado en sentencias como la SL-5601 de 2021, así como la SL-2651 de 2020 y la SL-562 de 2013:
(…) considera pertinente la Sala reiterar lo que de tiempo atrás tiene adoctrinado, frente al mandato legal del artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 17 de la Ley 50 de 1990, en cuanto a que esa disposición no define expresamente qué es lo que se reputa como viáticos permanentes para efectos de determinar su incidencia salarial.
Ha dicho que como esa definición la elaboró el legislador en torno a los viáticos accidentales, al señalar que son aquellos que se “dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente” y que por tanto en ningún caso constituyen salario, por vía de exclusión debe entenderse que tienen la connotación de permanentes aquellos que se otorguen al trabajador para su manutención y alojamiento, siempre que por requerimiento del empleador, ordinaria y habitualmente deba desplazarse de su sede de trabajo hacia otras diferentes, en cuyo caso los viáticos sí tienen incidencia salarial.
La Corte en las sentencias anotadas dispuso que se considerarán los viáticos como salario cuando:
a. Tengan un carácter habitual, es decir, se otorguen de manera ordinaria o regular por razón de que el trabajador deba trasladarse frecuentemente de su domicilio contractual hacia otros lugares.
b. Se trate de traslados en el cumplimiento de la labor, esto es, cuando los desplazamientos obedezcan a órdenes del empleador, quien con su poder subordinante está facultado para imponerle al trabajador el desarrollo temporal de sus funciones en sedes diferentes a la usual de sus servicios.
c. Se trate del desempeño de funciones relacionadas con el objeto de trabajo, de modo que las actividades encargadas al trabajador en la comisión de servicios estén relacionadas con las funciones propias del cargo del cual es titular, o de otras actividades que le encomiende su empleador.
Establecer claramente el valor de cada concepto
Como hemos observado, dependiendo de lo que el viático cubra, podrá ser o no considerado salario. Por ende, es necesario que el empleador establezca por escrito con el trabajador qué parte del total de los gastos corresponde a alojamiento, alimentación, transporte y gastos de representación, esto conforme a lo establecido en el numeral 2 artículo 130 del CST.
Los pagos directos a un tercero también son viáticos
“los viáticos siempre lo serán independientemente de la forma en que se otorguen, pues podrían ser dados en dinero, bonos o en especie”
Finalmente, es importante tener en cuenta que los viáticos siempre lo serán independientemente de la forma en que se otorguen, pues podrían ser dados en dinero, bonos o en especie.
Lo anterior quiere decir que el hecho de que el empleador pague directamente a un tercero (por ejemplo, a un hotel o un restaurante) no implica su desconocimiento como viático, pues el trabajador devenga dicho gasto cuando hace el consumo de tales servicios, permitiendo que este no tenga que pagar ello y, por lo tanto, entrando dicho gasto en su patrimonio.
Sobre ello puntualiza la Corte Suprema en sentencia de casación del 1 de marzo de 2011 con radicado 39396:
(…) además, el hecho de que la empresa pagara directamente a un tercero el hotel o restaurante, que son los que aparecen relacionados, no significa que no los hubiere devengado el trabajador, pues éste es el que hacía el consumo de tales servicios, de donde queda claro y sin duda alguna que, si entraban a su patrimonio, pues no tenía que efectuar los gastos correspondientes a su manutención y alojamiento.
Por todo lo anterior, tenemos que el empleador debe reconocer los gastos necesarios para el desplazamiento del trabajador en razón de su servicio a otro sitio, teniendo en cuenta que dicho pago se considerará como salario cuando los viáticos sean permanentes y se relacionen con manutención y alojamiento. Se excluyen del salario los viáticos ocasionales y los relacionados con el transporte y los gastos de representación, sean permanentes u ocasionales.
Se aclara también que se consideran viáticos permanentes u ocasionales los pagos que el empleador realice directamente a un tercero, como a un hotel o un restaurante.
