El balance de prueba es una herramienta para la elaboración de estados financieros, puesto que es un informe en el que se ve representada la totalidad de las partidas deudoras y acreedoras.
En este editorial te contamos los objetivos, la importancia y el alcance probatorio de este informe.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– advierte que la definición de balance de prueba no está claramente señalada en la legislación, no obstante, se puede llegar a una definición basada en las doctrinas emitidas al respecto.
El Concepto 132 de octubre 10 de 1997 del CTCP dispone que:
El Balance de Prueba es una relación de los saldos que arroja el sistema contable solicitado con el propósito de confrontar su realidad y dar origen a revisión y corrección derivados del análisis de dichos saldos.
Por su parte, mediante el Concepto Jurídico 220-109681, la Supersociedades expone que:
El Balance de Prueba conocido también como Balance de Comprobación, es en nuestro sentir, un informe de saldos débitos y créditos tanto de cuentas reales o de balance como de cuentas de resultado o de pérdidas y ganancias, que se muestran para determinar que existe el equilibrio contable en la aplicación de la partida doble para los diferentes registros de los hechos económicos.
Según estas definiciones, se concluye que la partida doble permite determinar que en el balance de prueba la totalidad de las partidas debitadas sean las mismas que las partidas acreditadas; de esta manera, se puede comprobar que las partidas registradas en un período estén correctas.
Recordemos que el juego completo de los estados financieros que deben presentar las entidades al final de cada ejercicio de acuerdo con su grupo de convergencia son:
“el balance de comprobación funciona como un informe interno para elaborar los estados financieros y verificar las partidas”
Por lo tanto, el balance de prueba o balance de comprobación no es un estado financiero ni es un informe obligatorio; principalmente, el balance de comprobación funciona como un informe interno para elaborar los estados financieros y verificar las partidas.
Objetivos del balance de prueba
Mediante el Concepto 0317 del 14 de mayo de 2021, el CTCP identifica el alcance del balance de comprobación para la preparación de la información, el cual, entre otros asuntos, permitirá:
Clasificar las partidas que formarán parte de los estados financieros.
Determinar los saldos que formarán parte de los estados financieros.
Establecer los movimientos del período.
Observar el cumplimiento de los principios de reconocimiento, medición inicial y posterior y baja en cuentas.
Analizar los saldos de las partidas de las cuentas.
Determinar los criterios de materialidad e importancia relativa.
Identificar errores de los saldos de cuenta.
Verificar la partida doble.
Identificar si se han realizado estimaciones contables.
El balance de prueba es además una herramienta importante para el revisor fiscal, puesto que permite:
Comprobar la adecuación y ajustes de los asientos del libro diario registrados en el libro mayor para la preparación de los estados financieros.
Verificar los saldos del balance de prueba con los estados financieros que serán dictaminados.
Realizar procedimientos de auditoría para verificar las afirmaciones.
Aplicar procedimientos de revisión analítica.
Identificar cuentas y afirmaciones de la administración.
Establecer procedimientos de control.
Alcance probatorio del balance de comprobación
El balance de comprobación no constituye por si solo un medio de prueba; no obstante, la contabilidad constituye un medio de prueba cuando cumpla con las consideraciones establecidas en las disposiciones legales, entre ellas:
Los libros de contabilidad deben estar llevados en debida forma (artículo 772 del ET), es decir, cumpliendo las especificaciones legales (Sentencia C-062 de 2008).
Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras (artículo 773 del ET).
Reflejar la situación económica y financiera de la empresa (artículo 773 del ET).
Encontrarse respaldada por comprobantes internos y externos, que sirven de respaldo a los registros contables (artículos 774 del ET y 51 del Código de Comercio).
Llevarse en idioma castellano, por partida doble, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante (artículo 50 del Código de Comercio); la fidedignidad significa que es digna de fe y crédito.
Los registros contables se hacen de manera cronológica, referenciando los comprobantes de contabilidad que los respalden (artículo 53 del Código de Comercio).
Los comprobantes de contabilidad son documentos que se elaboran antes del registro de cualquier operación y en los cuales se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. Cada comprobante deberá tener los documentos que lo justifiquen (artículo 53 del Código de Comercio).
Para finalizar, es importante aclarar que de acuerdo con el Concepto 0317 de 2021:
El balance de prueba no reemplaza los estados financieros de propósito general, quienes deben estar debidamente certificados por el representante legal y del contador bajo cuya responsabilidad fueron elaborados, y dictaminados por parte del revisor fiscal o contador público independiente (si existiere obligación de ello).
Un balance de prueba no tiene el alcance de un estado financiero certificado y dictaminado, el cual debe elaborarse conforme a los requerimientos del marco de información financiera aplicado.
