Para celebrar la asamblea anual del máximo órgano social en la propiedad horizontal, el administrador debe cumplir una serie de obligaciones dispuestas en la ley.
Conoce, a su vez, algunas precisiones realizadas por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública al respecto.
El administrador es la persona encargada de dirigir y gestionar todos los asuntos relacionados con la propiedad horizontal. Para esto tiene facultades de ejecución, conservación y recaudo. Además, funge como representante legal.
Lo dicho supone que tiene la obligación de adelantar las acciones necesarias para el buen funcionamiento de la copropiedad, como garantizar el mantenimiento de las edificaciones, realizar el cobro de cuotas de administración, multas, entre otras.
Funciones del administrador para celebrar la asamblea en la propiedad horizontal
El artículo 51 de la Ley 675 de 2001, el cual establece las funciones del administrador, indica que a este le corresponde convocar la asamblea general de copropietarios para la celebración anual de la reunión del máximo órgano social, para lo cual deberá:
Someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior.
Presentar un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondiente al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguro.
Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas en la reunión.
En el siguiente video, Miguel Santiago Pantoja, abogado consultor en derecho comercial, explica las funciones que debe cumplir el administrador de la copropiedad:
A su vez, le corresponde presentar ante el consejo de administración (en caso de que exista), para su consideración:
Las cuentas anuales.
El informe para la asamblea general anual de copropietarios.
El presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia.
El balance general de las cuentas del ejercicio anterior.
Los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
Copia del acta de asamblea
El artículo 47 de la Ley 675 de 2001 dispone que las decisiones de la asamblea deberán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario. En estas deberá indicarse si la reunión fue de carácter ordinaria o extraordinaria, la forma en que fue convocada, el orden del día, el nombre y calidad de los asistentes (si son copropietarios o representantes), la unidad privada que representan, su respectivo coeficiente y los votos emitidos en cada caso.
En este sentido, señala que, dentro de un término máximo de 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los residentes del edificio (lo cual incluye a los propietarios y no propietarios) una copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los residentes. En el libro de actas deberá dejarse constancia sobre la fecha y lugar de publicación.
Concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– mediante el Concepto 28 de 2022 precisó una serie de cuestiones respecto al cumplimiento de lo acordado en la asamblea general de copropietarios por parte del administrador.
Estas precisiones se realizaron con ocasión de un interrogante planteado a esta entidad acerca de la posibilidad de auditar estados financieros de años anteriores y, a su vez, de que sean aprobados por la asamblea sin haber sido auditados.
En este sentido, el CTCP indicó que el administrador debe facilitar la realización de cualquier auditoría que ordene la asamblea y por los años que lo considere necesario, al ser el máximo órgano de administración y dirección de la copropiedad.
Esto supone que el administrador debe cumplir todos los acuerdos realizados y ordenados por la asamblea, siempre que no vayan en contravía de lo previsto en la ley y lo dispuesto en el reglamento interno de la copropiedad.
