Las políticas contables son los principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por una entidad para preparar y presentar sus estados financieros. Por ende, deben reflejar las decisiones de la entidad en relación con el tratamiento de cada una de sus transacciones importantes.
“Las políticas contables constituyen la carta de navegación de cualquier entidad al preparar y presentar sus estados financieros”
Las políticas contables constituyen la carta de navegación de cualquier entidad al preparar y presentar sus estados financieros; y complementadas con instructivos y procedimientos detallados, se convierten en la hoja de ruta del departamento de contabilidad.
La preparación de este documento requiere el conocimiento integral de las operaciones de la entidad, así como un adecuado dominio de las Normas de Información Financiera aplicables.
Durante el proceso de elaboración de las políticas contables la entidad debe evitar incurrir en la práctica indebida de “copiar y pegar” políticas contables de manera indiscriminada. En lugar de ello, debe elegir cuidadosamente las políticas contables que le sean aplicables, y hacer uso del juicio profesional para tomar una decisión en los casos en los cuales el Estándar Internacional permita más de un tratamiento. Por ejemplo, en relación con los estados financieros, los párrafos 3.17 y 3.18 del Estándar para Pymes establecen cuáles informes deben ser incluidos en un juego completo de estados financieros.
Algunas entidades redactaron su política contable de la manera equivocada, así:
“Presentación de estados financieros
Conjunto completo de estados financieros
Un conjunto completo de estados financieros de una entidad incluye todo lo siguiente:
(a) Un estado de situación financiera a la fecha sobre la que se informa.
(b) Una u otra de las siguientes informaciones:
(i) Un solo estado del resultado integral para el período sobre el que se informa, que muestre todas las partidas de ingresos y gastos reconocidas durante el período, incluyendo aquellas partidas reconocidas al determinar el resultado (que es un subtotal en el estado del resultado integral) y las partidas de otro resultado integral.
(ii) Un estado de resultados separado y un estado del resultado integral separado. Si una entidad elige presentar un estado de resultados y un estado del resultado integral, el estado del resultado integral comenzará con el resultado y, a continuación, mostrará las partidas de otro resultado integral.
(c) Un estado de cambios en el patrimonio del período sobre el que se informa.
(d) Un estado de flujos de efectivo del período sobre el que se informa.
(e) Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otra información explicativa.
Si los únicos cambios en el patrimonio durante los períodos para los que se presentan los estados financieros surgen de ganancias o pérdidas, pago de dividendos, correcciones de errores de períodos anteriores, y cambios de políticas contables, la entidad puede presentar un único estado de resultados y ganancias acumuladas en lugar del estado del resultado integral y del estado de cambios en el patrimonio.”
En lugar de ello, la entidad debería redactar la política contable sobre el juego completo de estados financieros, plasmando en ellos la elección de la gerencia en relación con las dos opciones posibles, y también la postura en cuanto a la tercera combinación de estados financieros permitida por el párrafo 3.18 del Estándar para Pymes.
En ese orden de ideas, la política sobre el juego completo de estados financieros podría tener la siguiente estructura (las partes entre paréntesis no van en el documento):
“Presentación de estados financieros
Conjunto completo de estados financieros
La entidad presentará un juego completo de estados financieros a la fecha de cierre, el cual incluye (elegir una de las dos opciones):
Opción 1
Estado de situación financiera.
Estado de flujos de efectivo.
Estado de cambios en el patrimonio.
Estado de resultados.
Estado del resultado integral.
Notas a los estados financieros.
Opción 2
Estado de situación financiera.
Estado de flujos de efectivo.
Estado de cambios en el patrimonio.
Estado del resultado integral.
Notas a los estados financieros.
(Adicionalmente, la entidad puede optar por hacer uso de la opción para presentar un único estado de resultados y ganancias acumuladas, en cuyo caso deberá añadir lo siguiente a la política contable).
Si los únicos cambios en el patrimonio durante los períodos para los que se presentan los estados financieros surgen de ganancias o pérdidas, pago de dividendos, correcciones de errores de períodos anteriores, y cambios de políticas contables, la entidad presentará un único estado de resultados y ganancias acumuladas en lugar del estado del resultado integral y del estado de cambios en el patrimonio.
(Si la entidad no hará uso de la opción del párrafo anterior, no necesitará incluir esto en las políticas contables).”
Como se puede observar, en la segunda redacción se plasma la decisión de la entidad acerca de presentar 4 o 5 informes, sumados a las notas, así como la decisión de optar por la presentación de un único estado de resultados y ganancias retenidas cuando se cumplan las condiciones del párrafo 3.18.
Tips para la elaboración de políticas contables
Algunos tips para tener en cuenta en sus políticas contables son los siguientes:
a. Reemplazar “una entidad” por “la entidad”, o usar el nombre de la entidad.
b. Cuando la norma mencione términos como “una u otra de las siguientes informaciones”, la entidad debe establecer en sus políticas contables cuál de las opciones va a utilizar, y explicar el porqué.
c. Cuando la norma establezca un tratamiento sometido a una condición, la entidad debe establecer claramente si los usará. Por ejemplo: “Si los únicos cambios (…), la entidad puede (…)”. En este caso, la norma permite usar una alternativa cuando se cumpla una condición. Por lo tanto, la entidad debe establecer en sus políticas si al cumplimiento de la condición optará por el tratamiento permitido
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