Teniendo en cuenta los cambios que introdujo la Ley de financiamiento 1943 de 2018, y dependiendo de si al trabajador del sector privado se le aplica el procedimiento 1 o 2 de retención en la fuente, es posible que el pago de su prima legal, si es inferior a $3.975.000, no sufra retención en la fuente.
“Para efectos de calcular la retención en la fuente sobre la prima legal de servicios que se cancelará durante junio de 2019, es necesario distinguir si el trabajador pertenece al sector privado o al sector público”
Para efectos de calcular la retención en la fuente sobre la prima legal de servicios que se cancelará durante junio de 2019, es necesario distinguir si el trabajador pertenece al sector privado o al sector público, y adicionalmente si a dicho trabajador se le está aplicando el procedimiento 1 o el procedimiento 2 de retención en la fuente (ver los artículos 1.2.4.1.3 y 1.2.4.1.4 del DUT 1625 de octubre de 2016, luego de ser modificados con el Decreto 2250 de diciembre 29 de 2017).
Para ello, los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario –ET– (que no fueron modificados con la Ley 1943 de diciembre 28 de 2018) indican lo siguiente (citamos la parte pertinente):
«Artículo 385. Primera opción frente a la retención. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:
Procedimiento 1.
Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:
(…)
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.
Artículo 386. Segunda opción frente a la retención. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:
Procedimiento 2
Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas (…)»
(Los subrayados son nuestros)
Adicionalmente, y de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 388 del ET (reglamentado con lo dispuesto en el artículo 1.2.4.1.6 del DUT 1625 de 2016, luego de ser modificado con el Decreto 2250 de diciembre 29 de 2017), cuando se estén efectuando las depuraciones de los pagos mensuales que se realicen a las personas naturales que perciban rentas de trabajo se hará necesario verificar que la sumatoria de sus “deducciones” y “rentas exentas” no superen el equivalente al 40 % de los ingresos netos totales del mes (ingresos netos que se obtienen al tomar los “ingresos brutos totales del mes” y restarle los valores que se puedan restar como “ingresos no gravados”). Además, en valores absolutos ese 40 % no debe exceder las 420 UVT mensuales ($14.393.000 para 2019).
De acuerdo con todo lo anterior, se puede concluir lo siguiente:
Tratándose de trabajadores del sector privado, y sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 1, el pago de su prima legal de servicios (es decir, sin incluir las demás posibles primas extralegales que le lleguen a dar) no se suma con los demás pagos laborales del mes, sino que se depura aparte (en forma independiente). Lo anterior significa que al valor bruto de la prima se le podrá restar el 25 % como renta exenta (sin que tal porcentaje en valores absolutos exceda las 240 UVT; ver numeral 10 del artículo 206 del ET y el Concepto Dian 076176 de octubre de 2005). Si el valor final que allí se obtiene supera las 87 UVT (primer rango de la tabla del artículo 383 del ET, equivalente a $2.981.000), entonces se practicarían retenciones en la fuente con los rangos de la tabla del artículo 383 del Estatuto (consulta nuestra herramienta: “Retención en la fuente con procedimiento 1 para quienes perciban rentas de trabajo durante el 2019” ). Se entiende entonces que en el caso de quienes están sometidos al procedimiento 1 de retención, si el pago de su prima legal no es superior actualmente a $3.975.000, entonces no sufrirían retención en la fuente, pues el 75 % de esa prima arrojaría un valor inferior a las 87 UVT. Debe tenerse cuidado en todo caso de que durante el mes en que se cancela la prima legal se cumpla con el límite del 40 % de “rentas exentas y deducciones” a que se refiere el artículo 388 del ET. Por tanto, aunque la prima legal se depure por aparte y no se sume con los demás pagos laborales del mes, el agente de retención tendría que comprobar que el valor por “renta exenta” que le haya restado a la prima legal de servicios, sumado a los valores por “rentas exentas y deducciones” que le haya restado a los demás pagos laborales del mes, no supere el 40 % del total de “ingresos netos del mes” (ingresos brutos menos ingresos no gravados) que haya percibido el asalariado.
Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 2, o de trabajadores del sector público sometidos al procedimiento 1 o 2, su prima legal de servicios sí se suma en una única base con los demás pagos labores del mes, para efectuar una única depuración y obtener así un único valor de pagos laborales gravables en el período al cual se le aplicaría la tabla del artículo 383 del ET o el porcentaje fijo definido, por ejemplo, en diciembre de 2018.
Les va mejor a los que están sometidos al procedimiento 1
“a los trabajadores del sector privado que reciben valores pequeños por concepto de prima legal de servicios sí les va mejor cuando sus pagos están sometidos a retención con el procedimiento 1”
En este orden de ideas, sería válido decir que, en la mayoría de los casos, a los trabajadores del sector privado que reciben valores pequeños por concepto de prima legal de servicios sí les va mejor cuando sus pagos están sometidos a retención con el procedimiento 1, en lugar de cuando están sometidos a retención con el procedimiento 2.
Lo anterior es así por cuanto en el procedimiento 1 la prima legal no se suma con los demás ingresos del mes, pudiendo de esta manera quedar libre de retención. En su lugar, a los que se les aplique el procedimiento 2, y si el porcentaje fijo de retención que les vienen aplicando durante el semestre es superior a 0 %, se entendería que el 75 % de su prima legal terminaría sufriendo retención en la fuente.
Recuérdese además que, según lo indicado en los artículos 385 y 386 del ET antes citados, es el empleador (y no el trabajador) el que decide qué procedimiento de retención se aplicará a cada uno de sus trabajadores, pues incluso es posible que a algunos de sus trabajadores les aplique el procedimiento 1 mientras a los demás les aplique el procedimiento 2. Finalmente, cabe resaltar que el procedimiento que se le aplique a un determinado trabajador debe ser el mismo durante todo el año fiscal (ver Concepto Dian 2340 de enero 20 de 1993).
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