En las NIIF, ¿cuál es el
origen de un ingreso y un egreso?
Siempre el origen de un ingreso o un egreso se da desde el
punto de vista del balance. Cada vez que ocurra algo ahí tendrá un efecto
colateral, que será un ingreso o un egreso. Lo anterior tampoco significa que
cada aumento o disminución tendrá un efecto en ingreso o egreso.
¿Dónde encontramos la
definición de ingreso y la de gasto o egreso? Está en el marco conceptual. En
las Pymes, adicionalmente, existe la Sección 2 de Conceptos y Principios.
Cabe recordar que un ingreso nace por efectos del
crecimiento de un activo o la disminución de un pasivo. Al hablar del
crecimiento de un activo podemos tomar, por ejemplo, las ventas de contado
donde se aumenta el activo y en consecuencia hay un ingreso. Las ventas a
crédito también aplican porque se aumentó el activo en cuentas por cobrar y hay
un ingreso. Por otra parte, al hablar de aumento de un pasivo se puede nombrar
la nómina, donde se tiene la obligación de pagar, y en consecuencia es un
gasto. También se puede nombrar un impuesto o la cancelación de unos intereses,
donde todo es un gasto.
Siempre el origen de un ingreso o un egreso se da desde el
punto de vista del balance. Cada vez que ocurra algo ahí tendrá un efecto
colateral que es un ingreso o un egreso. Lo anterior tampoco significa que cada
aumento o disminución tendrá un efecto en ingreso o egreso, pero si son
transferencias, por obvias razones no se darán.
Además, si se realiza la cancelación de una
obligación con un activo, dicha cancelación lógicamente, se puede manejar sin
que afecte los resultados. Solo afectaría los resultados si se cancela un menor
o mayor valor frente a lo que se está entregando. En ese momento se debe
reconocer el verdadero valor.
Manejo del recaudo de
una factura con un cheque posfechado en NIIF. Un cheque posfechado
no elimina la cuenta por cobrar, no la cancela, sino hasta que se hace
efectivo. Lo anterior se puede sustentar en la Sección 11 de la NIIF para
Pymes.
Brevemente resolvamos la siguiente pregunta. En NIIF
(IFRS), ¿cómo manejo el recaudo de una factura con un cheque posfechado?
Cuando se afirma que en el balance de apertura si se tienen
cheques posfechados se deben incluir en el efectivo y llevarlos cancelando la
cuenta por cobrar, es un error, porque todavía este cheque posfechado a pesar
que no existe jurídicamente, no se ha cancelado el dinero, solamente se cancela
cuando hago el efectivo.
Durante el año se podría hacer eso porque la rotación de
cartera lo permite. Y se volvería eso un tema de conciliación cada mes. Lo
anterior se encuentra muy claro en la Sección 11 de la NIIF para Pymes.
Se debe tener cuidado con la emisión de conceptos y
aceptarlos si no hay claridad del estándar, porque se puede empezar a aprender
errores. Entonces hay que recordar que es un error: no se puede cancelar la
cuenta por cobrar con un cheque posfechado porque todavía no se ha hecho
efectivo.
Ese cheque posfechado es equivalente como si fuera una
cuenta por cobrar o una letra de cambio.
Hay que recordar que el valor razonable de la caja es lo
que se tiene en dinero. Y un cheque puede ser un equivalente en dinero pero no
es dinero. Y en esto puede ser complejo por los conceptos que se manejan en
cuanto a efectivo.
Si se toma un cheque posfechado y en muchos casos puede ser
simplemente un tema de endoso, pero este cheque posfechado tiene unas
condiciones interesantes. Un cheque es un documento a la vista y es curioso que
uno emita un documento que es a la vista pero es posfechado. Es como si uno le
entregara a una persona un billete pero le dijera que no lo use.
En
conclusión, un cheque posfechado no elimina la cuenta por cobrar, no la
cancela, sino hasta que se hace efectivo. Lo anterior se puede sustentar en la
Sección 11 de la NIIF para Pymes.
Cada programa contable tiene especificaciones particulares
que permiten la automatización o generación de procesos manuales para cumplir
con los requerimientos de las NIIF (IFRS).
La estructura y forma de operar de cada software contable
es distinta así la finalidad sea la misma
Al implementar NIIF se debe tener en cuenta las
funcionalidades de cada programa contable. Primero se evalúa cómo se realiza el
proceso actual y luego se debe comparar frente a los requerimientos
establecidos en las NIIF (IFRS).
Lo más importante es determinar "el deber ser”, es
decir, cuál debe ser la mejor práctica de tal manera que se dé cumplimiento a
los requerimientos de las NIIF (IFRS). Pero simultáneamente hacer un
comparativo frente a los requerimientos fiscales, de tal manera que se pueda
establecer si existen diferencias o por el contrario se puede lograr una
armonización de los procesos. De esta manera se da cumplimiento a ambos
requerimientos.
La primera conclusión es no crear procesos distintos, o
sea, un procedimiento para dar cumplimiento a las NIIF (IFRS) y otro para el
cumplimiento de los requerimientos fiscales, a menos que sea de imperiosa
necesidad.
Cada programa provee distintas herramientas que
flexibilizan las labores, sin embargo, estas facilidades deben ser evaluadas y
determinar si es necesario bloquearlas o limitarlas con el fin de garantizar la
calidad de la información.
Creo que todavía no se ha visto la verdadera dimensión de
la implementación pues todo se ha limitado a registro débitos y créditos bien
sean, reclasificando, adicionando o eliminando rubros
Proceso de Compras,
Inventarios y Ventas
Muchas son las
alternativas que ofrecen los programas para el manejo de los inventarios y las
compras, entre ellos podemos citar:
Orden de Compra
(Documento administrativo)
Entrada de
Almacén (puede tener el prerrequisito que exista una orden de compra)
Causación de la Factura (manejo de impuestos, retenciones y otras obligaciones tributarias, incluyendo la obligación con el proveedor)
Se debe establecer en que documento se incluye el costo de
los inventarios. Por ejemplo, en ocasiones la entrada de almacén únicamente
maneja unidades y el costo unitario se maneja al causar la factura.
Bajo esta situación, el costeo puede ser inestable pues una
mercancía puede llegar en un periodo y la factura en otro y mientras ocurre
este evento se pueden vender mercancías. Esto implica que los siguientes
efectos:
El costo unitario podría quedar mal calculado
¿Cuál debe ser la solución para productos cuya
factura se demora en llegar? ¿Lo anterior es aceptado fiscalmente? ¿Se
incurriría en alguna inconsistencia tributaria?
¿Cuál debe ser la solución para productos que se
venden y la factura se emite posteriormente por solicitud del cliente, por
fechas de corte, etc.? ¿Lo anterior es aceptado fiscalmente? ¿Se incurriría en
alguna inconsistencia tributaria?
¿Si el producto es importado como se manejará los
costos de nacionalización si en muchas ocasiones los documentos llegan tarde?
¿Qué se debe hacer si existen varias metodologías para los productos importados
y el pago de aranceles?
El costo de ventas puede estar errado
Cuando llega la mercancía no existe pasivo y ya se
dispone de la mercancía
¿Se permite discrecionalmente el cruce de
documento? Unas veces se hacen órdenes de
compra y otras no por ejemplo
Si el programa permite el costeo por lotes (o
batch) se debe revisar porque puede haber ingresos de mercancía sin costo
Otro efecto totalmente distinto puede tener el
costeo en línea o por cada factura de venta Cómo se manejan los puntos de venta
y el costeo de los productos vendidos en él.
¿Se manejan varios puntos de venta (uno por cada
cajero) o una sola caja y varios vendedores?
¿Se hacen traslados entre bodegas? ¿El costo es el
mismo o debe cambiar?
Al hacer inventarios físicos se ajustan los
inventarios a favor y en contra, lo cual implica verificar el costo de esta
labor. En muchos casos solo se afectan unidades y no se costea los sobrantes o
faltantes.
Cuando se habilita la modificación o borrado de
documentos se debe tener cuidado si ésta labor se puede realizar en periodos
anteriores, pues se puede ver afectada la integridad de la información (Incluso
alterar información ya informada al fisco)
Si se hace una operación donde se afecte solo el
libro NIIF (por ejemplo el deterioro de inventarios, un descuento, un ajuste a
valor presente, etc.) o solo el libro fiscal (algún beneficio tributario o
provisión fiscal para inventarios), debe analizarse el manejo de los
consecutivos o la creación de un documento especial e identificable para estas actividades
¿La entidad no negocia previamente precios y
condiciones de compra? ¿El proveedor cambia las condiciones y precios
discrecionalmente? Esto es lo que dificulta la puesta en marcha de órdenes de
compra.
Si el costo unitario es distinto por diferencia en los elementos del costo fiscal y NIIF (IFRS) se debe determinar si el costeo corresponde a cada uno de los libros ¿Si no hay costo en línea y se vende un producto con un descuento superior al 50% que podría implicar un deterioro que pasos se deben seguir?
¿Se determinan listas
de precios pero son manipulables? ¿Hay alguna política de asignación de estas
listas de precios?
¿Se permite cambiar o
modificar los valores de un pedido de cliente? Esto sería una
manipulación de
ingresos y abrir las puertas a posibles actos dolosos
¿Cuál es el grado de
automatización que permite el programa para los procesos
anteriores?
Como se puede observar, éstos y otras situaciones pueden
requerir del análisis previo para que los procesos se establezcan armónicamente
y generen el menor traumatismo posible. Incluso estas situaciones puede
ocasionar cambios en el control interno que tiene diseñado la entidad.
De qué sirve "Implementar NIIF” si antes no se
corrigen malas practicas en el manejo de la información. Hay entidades a las
cuales las casas de software les han recomendado reimplementar y abrir una
nueva empresa (nuevos archivos) desde cero debido a los errores en los
parámetros y procesos.
Reflexión Final
Creo que todavía no se ha visto la verdadera dimensión de
la implementación y el hecho de manejar mejores prácticas, mayor calidad de la
información y abandonar el excesivo sesgo tributario, pues todo se ha limitado
a tratar de aprender como realizar registro débitos y créditos bien sea,
reclasificando, adicionando o eliminando rubros suponiendo que no existen
errores en los procedimientos que realiza la entidad.
Erradicar los vicios y costumbres arraigados
durante tantos años será una tarea prolongada y dispendiosa, haciendo costosa
la implementación NIIF.
No podemos olvidar que implementar NIIF (IFRS) no consiste
en hacer registros para el balance de apertura, eso sería minimizar el accionar
del estándar, por el contrario, es reestructurar y contar con unos procesos que
permitan obtener información de calidad la cual se expresará en unos Estados
Financieros.
Todos juntos
procuremos realizar un trabajo de calidad que enaltezca el ejercicio de la
profesión contable!