Muchas empresas creen que basta con tener la evidencia de una compra para poder llevarla como costo o deducción en su declaración de renta. Sin embargo, cuando la adquisición se realiza a una persona o entidad no obligada a facturar, esa confianza puede convertirse en un problema tributario importante. Es frecuente encontrar negocios que generan el documento soporte semanas o incluso meses después de realizada la operación, convencidos de que podrán subsanar el requisito más adelante.
La reciente posición de la DIAN vuelve a poner este tema sobre la mesa y deja claro que la oportunidad en la generación del documento soporte no es un simple trámite administrativo. La fecha en que se genera y transmite puede definir si un costo será aceptado fiscalmente o si terminará rechazado durante una fiscalización.
Comprender este criterio resulta fundamental para evitar contingencias tributarias, reprocesos contables y posibles sanciones derivadas de un manejo inadecuado de la documentación electrónica.
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La importancia del documento soporte en operaciones con no obligados a facturar
En Colombia, no todas las personas o entidades tienen la obligación de expedir factura de venta. Esto ocurre, por ejemplo, con determinados pequeños productores, algunas personas naturales y otros sujetos contemplados por la normatividad tributaria.
Cuando una empresa adquiere bienes o servicios de estos proveedores, necesita un mecanismo que respalde fiscalmente la operación. Para ello existe el Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (DSNO).
Este documento no es una formalidad opcional. Constituye el soporte requerido para respaldar costos, deducciones e impuestos descontables ante la DIAN.
Lo que muchas organizaciones pasan por alto es que la responsabilidad de generar, firmar y transmitir electrónicamente este documento recae directamente sobre el comprador y no sobre el proveedor.
Ese detalle aparentemente sencillo es precisamente el centro de la discusión reciente planteada por la autoridad tributaria.
La posición de la DIAN frente al documento soporte
Mediante el Concepto 008129 de 2025, la DIAN indicó que el tratamiento previsto en el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario para las facturas de venta no puede aplicarse automáticamente al documento soporte generado por adquisiciones realizadas a no obligados a facturar.
La razón expuesta por la entidad es que, mientras la factura depende del vendedor, el documento soporte depende exclusivamente del adquirente. Según este criterio, si la empresa controla directamente la generación del documento, no existiría justificación para dejarlo pendiente y pretender utilizar posteriormente el beneficio fiscal correspondiente.
La DIAN señaló que permitir esta práctica podría implicar que el contribuyente obtenga un beneficio derivado de su propio incumplimiento formal.
Esta interpretación generó un amplio debate entre expertos tributarios debido a las implicaciones prácticas que tiene para miles de empresas que realizan operaciones con proveedores no obligados a facturar.
El riesgo que enfrentan las empresas
El problema no es solamente documental.
Cuando un costo o gasto carece del soporte exigido por la normativa, la administración tributaria puede cuestionar su procedencia durante un proceso de fiscalización.
Esto puede traducirse en:
- Rechazo de costos y deducciones.
- Incremento del impuesto a cargo.
- Liquidación de intereses.
- Posibles sanciones tributarias.
- Ajustes contables posteriores.
- Mayor carga administrativa para demostrar la realidad económica de la operación.
En la práctica, muchas empresas descubren el error cuando preparan su declaración de renta o cuando reciben un requerimiento de la DIAN.
Para ese momento, corregir la situación puede resultar complejo.
Un error frecuente en las pequeñas y medianas empresas
Uno de los errores más comunes consiste en acumular documentación durante varios meses para luego generar los documentos soporte de manera masiva.
Esta práctica suele originarse por:
- Falta de controles internos.
- Desconocimiento normativo.
- Procesos manuales.
- Dependencia excesiva de terceros.
- Ausencia de revisiones periódicas.
Aunque la operación económica realmente ocurrió, la evidencia electrónica exigida por la DIAN puede no haberse generado oportunamente.
Cuando esto sucede, la empresa queda expuesta a cuestionamientos sobre la procedencia fiscal del gasto.
La oportunidad en la generación también importa
La DIAN ya había emitido pronunciamientos relacionados con los plazos de generación del documento soporte.
La entidad recordó que existen dos mecanismos permitidos:
- Generación por cada operación individual.
- Generación acumulada por proveedor dentro de los plazos establecidos por la regulación.
Además, reiteró que el documento soporte cumple una función probatoria fundamental y que su generación extemporánea puede afectar su efecto fiscal.
Esto demuestra que no basta con generar el documento; también es necesario hacerlo de manera oportuna.
¿Por qué este tema genera tanta discusión?
El debate surge porque el artículo 771-2 del Estatuto Tributario permite, en determinados casos, reconocer fiscalmente costos y deducciones aunque la factura tenga fecha del período siguiente, siempre que la operación haya ocurrido efectivamente en el año correspondiente.
Diversos especialistas han considerado que una lógica similar podría aplicarse al documento soporte.
De hecho, posteriores análisis doctrinales han cuestionado si la interpretación inicial de la DIAN refleja completamente el propósito de la norma.
Más allá de las discusiones jurídicas, lo realmente importante para los empresarios es reducir el riesgo.
Esperar a que una controversia doctrinal se resuelva no suele ser la mejor estrategia cuando están en juego costos, deducciones y la tranquilidad tributaria de la empresa.
El verdadero problema: la falta de control documental
Cuando revisamos situaciones reales en organizaciones de distintos tamaños, encontramos que el inconveniente rara vez está en la norma.
Generalmente el problema aparece por la ausencia de procedimientos claros.
Por ejemplo:
Una empresa contrata servicios ocasionales con personas naturales no obligadas a facturar.
El área operativa recibe el servicio.
El pago se realiza.
La contabilidad registra la transacción.
Pero nadie verifica si el documento soporte fue generado y transmitido correctamente.
Meses después, durante el cierre fiscal, surge la pregunta:
¿Existe el soporte electrónico exigido por la DIAN?
Cuando la respuesta es negativa, comienza una carrera contrarreloj para intentar reconstruir información que debió gestionarse desde el inicio.
Cómo abordar correctamente esta obligación
La mejor estrategia sigue siendo preventiva.
Algunas medidas recomendables son:
Identificar proveedores no obligados a facturar
Muchas inconsistencias surgen porque la empresa desconoce cuáles de sus proveedores requieren documento soporte.
Una clasificación adecuada desde el proceso de vinculación reduce errores posteriores.
Implementar controles periódicos
No es conveniente esperar al cierre contable o fiscal.
Las verificaciones deben realizarse de manera permanente para detectar omisiones oportunamente.
Integrar áreas operativas y contables
Compras, tesorería y contabilidad deben trabajar con procedimientos coordinados.
Cuando cada área opera de forma aislada, aumentan significativamente los riesgos de incumplimiento.
Automatizar cuando sea posible
La tecnología permite reducir errores humanos y generar alertas sobre documentos pendientes.
La automatización suele resultar menos costosa que enfrentar procesos de fiscalización posteriores.
Mantener evidencia organizada
Además de generar el documento soporte, es indispensable conservar adecuadamente los archivos electrónicos y demás evidencias asociadas a la operación.
El papel de Mi Contabilidad
En nuestra experiencia profesional, muchas contingencias tributarias no se originan por fraude o evasión, sino por deficiencias en los procesos internos.
La correcta administración del documento soporte es un ejemplo claro de ello.
Por esta razón, el acompañamiento contable no debe limitarse al registro de información. También debe enfocarse en verificar que cada operación cuente con los soportes exigidos y que estos se generen dentro de las condiciones establecidas por la normativa vigente.
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Una reflexión necesaria para los empresarios
El reciente pronunciamiento de la DIAN es un recordatorio de que el cumplimiento tributario no depende únicamente de realizar correctamente una operación económica.
También exige documentarla de manera adecuada y dentro de los plazos previstos.
Las empresas que mantienen controles oportunos sobre sus documentos electrónicos reducen riesgos, mejoran la calidad de su información financiera y enfrentan con mayor tranquilidad cualquier proceso de revisión fiscal.
La gestión del documento soporte no debería verse como una carga administrativa adicional. Debe entenderse como una herramienta de control que protege la validez de los costos y deducciones que respaldan los resultados de la organización.
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