Las prácticas universitarias en Colombia dejaron de ser un tema menor para convertirse en un punto crítico de cumplimiento laboral, académico y administrativo. Con el Decreto 0223 del 5 de marzo de 2026, el Gobierno reorganizó las reglas sobre prácticas laborales y contrato de aprendizaje, aclarando qué es una vinculación formativa, cuándo no existe relación laboral, qué obligaciones asumen las empresas y cómo debe evitarse la desnaturalización de la práctica. Para universidades, áreas de talento humano, gerencias, contadores y pymes, el cambio exige revisar convenios, soportes, afiliaciones, reportes y controles internos. En este artículo te explicamos qué cambió, cuáles riesgos siguen vivos, cómo se conecta esta regulación con la Ley 2043 de 2020 y por qué una mala implementación puede salir costosa. También verás cómo Mi Contabilidad puede ayudarte a prevenir errores y convertir esta obligación en una oportunidad estratégica.
👉 LEE NUESTRO BLOG, y actúa a tiempo.
En muchas empresas colombianas, la práctica universitaria se seguía manejando con formatos antiguos, acuerdos poco claros y una idea peligrosa: creer que por llamarse “práctica” todo estaba bajo control. Pero en la realidad, cuando el estudiante cumple horarios rígidos, reemplaza personal, carece de acompañamiento académico o se omiten afiliaciones y soportes, el riesgo jurídico aparece de inmediato. El Decreto 0223 del 5 de marzo de 2026 cambió ese panorama porque reorganizó la regulación, aclaró mecanismos de vinculación y puso sobre la mesa una exigencia mayor de orden documental y operativo para empleadores e instituciones educativas. Ya no basta con tener buena intención; ahora se requiere trazabilidad, coherencia y cumplimiento verificable. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
La conversación sobre prácticas universitarias en Colombia cambió de nivel en marzo de 2026. El Decreto 0223 subrogó el capítulo correspondiente del Decreto 1072 de 2015 y reglamentó de forma integrada las prácticas laborales y el contrato de aprendizaje, con el propósito de unificar reglas que antes estaban dispersas y que generaban interpretaciones distintas entre empresas, instituciones educativas y áreas de talento humano. El Ministerio del Trabajo presentó esta norma como una reorganización del marco aplicable a las relaciones formativas de práctica laboral, tanto en el sector público como en el privado. Eso significa que ya no es prudente seguir operando con plantillas viejas o con la lógica informal de “así siempre lo hemos hecho”, porque el estándar de revisión ahora es más claro y, por tanto, también más exigente.
Lo primero que deben entender empresarios, rectores, coordinadores de práctica y contadores es que el decreto no convirtió automáticamente todas las prácticas en contratos de trabajo. Por el contrario, reafirmó que las prácticas laborales son actividades pedagógicas orientadas al desarrollo de competencias en escenarios reales de trabajo y que pueden realizarse mediante vinculación formativa o mediante contrato de aprendizaje, según el caso. Esa diferenciación no es un tecnicismo; es la base para evitar errores de clasificación. Cuando una empresa trata al practicante como si fuera un empleado común, lo usa para cubrir vacantes o le asigna funciones ajenas a su proceso formativo, deja de importar el nombre del documento: el problema pasa a ser la realidad material del vínculo. En Colombia, igual que en otros países, el gran riesgo de las prácticas no está en el papel sino en la desnaturalización del propósito formativo.
Aquí aparece uno de los cambios más relevantes del Decreto 0223 de 2026: la precisión sobre la vinculación formativa como acto jurídico o administrativo que permite desarrollar la práctica sin que por sí misma exista relación laboral, siempre que la actividad sí esté conectada con el área de formación del estudiante y con los fines pedagógicos del programa. Esta aclaración da seguridad jurídica, pero también elimina excusas. Si la práctica no guarda relación con el plan de estudios, si no hay seguimiento de la institución educativa o si el estudiante termina siendo mano de obra barata, el riesgo de reclasificación aumenta. En otras palabras, la norma protege la figura bien implementada, no la simulación.
Desde la perspectiva de cumplimiento, el decreto obliga a revisar cuatro frentes que en Mi Contabilidad vemos con mucha frecuencia mal resueltos. El primero es el frente documental. Ya no basta un correo, una carta genérica o un convenio marco guardado en una carpeta. La práctica debe quedar soportada en un instrumento claro, con objeto formativo, duración, roles de supervisión, condiciones del reconocimiento económico si lo hay y reglas sobre seguridad y salud en el trabajo. El segundo frente es el operativo: debe existir correspondencia entre lo pactado y lo que el estudiante realmente hace. El tercero es el de seguridad social, especialmente en riesgos laborales, porque el propio régimen histórico de prácticas ya venía exigiendo claridad sobre ese punto y el nuevo decreto conserva la lógica de que la práctica no puede quedar desprotegida frente al riesgo ocupacional. El cuarto frente es el de control interno, porque sin seguimiento no hay manera de demostrar que la práctica fue formativa y no una relación encubierta.
Muchas empresas preguntan si el practicante debe recibir salario. La respuesta sigue dependiendo de la modalidad y del acuerdo aplicable, pero el punto central es que, en la práctica universitaria bajo vinculación formativa, un auxilio o reconocimiento económico no convierte por sí solo el vínculo en laboral. Ese criterio ya estaba presente en la regulación y en la doctrina divulgada por la propia red de Mi Contabilidad, donde se explicaba que el auxilio al practicante no constituye salario cuando responde al apoyo de la actividad formativa y no a la retribución de un servicio subordinado. Sin embargo, el error aparece cuando el pago se maneja como sustituto de una contratación ordinaria y va acompañado de subordinación real, metas de producción y responsabilidad equivalente a la de un cargo permanente. Allí el problema no es cuánto se paga, sino qué se exige a cambio.
También es importante conectar este decreto con la Ley 2043 de 2020, porque una cosa es la naturaleza del vínculo durante la práctica y otra el reconocimiento posterior de esa experiencia. La Ley 2043 ordenó reconocer como experiencia profesional y/o relacionada ciertas prácticas realizadas en el sector público y privado cuando se cumplan sus condiciones, precisamente para facilitar la transición de los jóvenes al mercado laboral. El nuevo decreto no elimina ese avance; lo vuelve más relevante. Mientras mejor estructurada esté la práctica, más sólido será el soporte para su certificación y para que el estudiante pueda acreditar experiencia sin tropiezos. Para la empresa, esto implica emitir certificaciones bien hechas, conservar evidencias y evitar descripciones ambiguas que luego generen objeciones en procesos de selección o concursos.
Desde el punto de vista de gerencia, hay una señal que no debería pasar desapercibida: el decreto exige más articulación entre empresa e institución educativa. En el pasado, algunas organizaciones recibían practicantes casi como un trámite de favor, sin integrar a talento humano, sin participación del área contable y sin apoyo tecnológico. Hoy ese enfoque improvisado resulta costoso. Cuando no existe trazabilidad de horarios, seguimiento del tutor, matriz de riesgos, archivo de soportes y control del convenio, la empresa queda expuesta ante reclamaciones, revisiones internas o conflictos reputacionales. Por eso insistimos en que este no es solo un tema laboral; también es un tema de gobierno corporativo, control interno y evidencia documental. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
En el escenario colombiano actual, además, el tratamiento de aprendices y practicantes no puede confundirse. La red interna de Mi Contabilidad ya había explicado desde 2021 que las prácticas universitarias y el contrato de aprendizaje son figuras distintas, con reglas diferentes sobre jornada, auxilios y naturaleza jurídica. Después de la reforma laboral de 2025 y del Decreto 0223 de 2026, esa separación conceptual se volvió todavía más sensible para la contabilidad, la nómina y la seguridad social. Un error de clasificación puede afectar la forma de registrar pagos, reportes y obligaciones. Para una pyme, esto se traduce en contingencias que parecen pequeñas al inicio pero terminan impactando caja, procesos y reputación.
Cuando comparamos a Colombia con otras jurisdicciones, se ve con claridad hacia dónde apunta la tendencia. La Comisión Europea impulsó en 2024 medidas para reforzar la calidad de las prácticas, con énfasis en condiciones dignas, inclusión y prevención de relaciones laborales disfrazadas de traineeships. En Estados Unidos, el Departamento de Trabajo mantiene el criterio del “primary beneficiary test” para analizar si quien realmente se beneficia del programa es el estudiante o la empresa. Y la OIT ha advertido que las pasantías mal reguladas pueden desplazar empleos de entrada y debilitar estándares laborales. Colombia, con el Decreto 0223 de 2026 y la Ley 2043 de 2020, avanza en esa misma dirección: proteger el valor formativo, evitar abusos y exigir mayor claridad institucional. La diferencia es que aquí muchas empresas todavía lo leen como un asunto administrativo menor, cuando en realidad es una pieza de cumplimiento integral.
Pensemos en un caso típico. Una empresa de servicios en Medellín vincula a una estudiante de administración como practicante universitaria. En el convenio se habla de apoyo al área comercial, pero en la realidad la joven termina manejando cartera, respondiendo PQRS, cubriendo vacaciones y reportando a un jefe que le exige resultados semanales como a cualquier analista. No hay tutor de la universidad, no se evidencia plan pedagógico y el archivo de soportes está incompleto. En el papel hay “práctica”; en los hechos hay una zona de alto riesgo. Ahora pensemos en otro caso: una pyme tecnológica en Cali recibe a un estudiante de ingeniería con cronograma de aprendizaje, tutor interno, tutor académico, actividades relacionadas con su programa, evaluación periódica, afiliación bien definida y repositorio digital de soportes. En ambos casos existe un estudiante, pero solo en el segundo se protege la finalidad formativa y la empresa puede demostrar buena gestión. Ese es el punto real del decreto: ordenar la práctica para que sea genuina, útil y defendible.
En Mi Contabilidad acompañamos este tipo de procesos desde una visión que integra lo laboral, lo contable y lo documental. No nos limitamos a revisar si existe un convenio; evaluamos si la figura elegida corresponde a la realidad, si el tratamiento contable del auxilio o apoyo es coherente, si la seguridad social está bien parametrizada, si la empresa está conservando soportes suficientes y si el área administrativa tiene una ruta clara para certificaciones futuras. Aquí el respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque marca una diferencia práctica: automatización de checklists, repositorios digitales, flujos de aprobación, trazabilidad de documentos, tableros de control y alertas de cumplimiento que reducen el margen de error humano y convierten la práctica universitaria en un proceso auditable. Agenda una revisión preventiva antes de que el primer error se vuelva una contingencia.
Además, hay un elemento financiero que pocas veces se conversa. Cada vínculo mal estructurado produce costos ocultos: tiempo administrativo corrigiendo soportes, reprocesos en nómina o seguridad social, desgaste con universidades, riesgo de reclamaciones, demoras en certificaciones y pérdida de confianza del estudiante. Eso sin contar que una visita, una queja o una auditoría interna puede dejar en evidencia que la empresa carece de protocolos mínimos para recibir practicantes. Por eso nuestras recomendaciones no se limitan a “cumpla la norma”, sino a diseñar un circuito simple y sostenible. La primera oferta sin riesgo que hacemos a nuestros clientes en estos casos es un diagnóstico inicial de brechas documentales y operativas, para identificar dónde están los puntos críticos sin alterar su operación diaria. La segunda oferta sin riesgo es una hoja de ruta de corrección con prioridades y responsables, para que la organización sepa qué ajustar primero y con qué soporte hacerlo.
Otro asunto sensible es el de los estudiantes extranjeros. El texto del decreto, según su publicación oficial, también contempla reglas para quienes realicen prácticas laborales en Colombia, lo que obliga a verificar con más cuidado la habilitación migratoria y los permisos correspondientes según el caso. Esto no significa que toda práctica con extranjero sea inviable, pero sí que exige revisar el soporte migratorio y la coordinación institucional antes de iniciar actividades. En temas de movilidad académica, improvisar sale caro. Aquí conviene recordar que el cumplimiento empieza antes del primer día de práctica, no después del primer problema. Si tu empresa recibe practicantes nacionales o extranjeros, este es el momento de auditar el proceso completo.
En conclusión, el Decreto 0223 de 2026 no debe leerse como una novedad aislada, sino como una señal de madurez regulatoria. Colombia quiere prácticas más claras, más protegidas y mejor conectadas con la formación real del estudiante. Para las empresas responsables, esto no es una carga inútil; es una oportunidad para ordenar procesos, fortalecer su marca empleadora y construir semilleros de talento con menor exposición jurídica. Para las instituciones educativas, implica exigir mayor seriedad a los escenarios de práctica. Y para contadores, revisores fiscales, gerentes y líderes de talento humano, representa un punto de control que merece atención inmediata. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles. Cuando una organización entiende eso, deja de ver la práctica universitaria como un favor o un trámite y empieza a verla como lo que realmente es: una relación formativa que debe ser bien diseñada, bien soportada y bien administrada. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
🗓️ Agenda una reunión:
🌐 Página web: https://micontabilidadcom.co/
📱 Facebook: https://www.facebook.com/micontabilidadcom
🦆 Twitter (X): https://x.com/micontabilidad
💬 Comunidad de WhatsApp: https://chat.whatsapp.com/Hpl3yMU9T154jdVp5fTHb2
👥 Grupo de WhatsApp: https://chat.whatsapp.com/C6zlK1RaiZOI5jPSJCyqNZ
📣 Comunidad en Telegram: https://t.me/todoenunonet
📣 Grupo en Telegram: https://t.me/+TsUvXI40hthkYjgx
Página web: https://micontabilidadcom.co/
