La licencia de maternidad es un derecho fundamental en Colombia, pero su reconocimiento genera dudas cuando la madre no ha cotizado durante todo el embarazo. Muchas trabajadoras, independientes y empleadores desconocen qué ocurre si existen interrupciones en los aportes a salud, y esto puede traducirse en pérdidas económicas, reclamaciones ante la EPS o conflictos laborales evitables. En este artículo analizamos, con base en la normativa vigente y la práctica administrativa, cuándo se reconoce la licencia completa, cuándo procede el pago proporcional y qué riesgos se presentan por una cotización irregular. También abordamos las diferencias entre trabajadoras dependientes e independientes, el papel del empleador y las acciones preventivas que pueden marcar la diferencia. Desde la experiencia de Mi Contabilidad, explicamos cómo anticiparse a estos escenarios y proteger tanto a la madre como a la empresa.
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En la práctica contable y laboral, uno de los temas que más genera incertidumbre es la licencia de maternidad cuando no se ha cotizado de forma continua durante todo el embarazo. Muchas mujeres asumen que, por el solo hecho de estar afiliadas al sistema de salud, la licencia está garantizada, y muchos empleadores creen que la responsabilidad recae exclusivamente en la EPS. La realidad es distinta y suele revelarse cuando el parto ya ocurrió y aparecen las negativas de pago o los reconocimientos parciales. En ese momento, la falta de planeación y de asesoría adecuada se traduce en estrés, reprocesos y, en algunos casos, en demandas. Comprender cómo funciona este derecho y qué exige la normativa es clave para evitar sorpresas. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
El reconocimiento de la licencia de maternidad en Colombia está regulado por normas laborales y de seguridad social que buscan proteger a la madre y al recién nacido, garantizando un ingreso durante las semanas posteriores al parto. Sin embargo, ese derecho está condicionado al cumplimiento de ciertos requisitos, especialmente en materia de cotización al sistema de salud. Desde la experiencia de más de treinta años acompañando empresas, trabajadoras e independientes, he visto cómo un solo mes sin aporte puede cambiar por completo el escenario económico de una familia.
La regla general indica que la licencia de maternidad tiene una duración de dieciocho semanas y debe ser reconocida económicamente por la EPS a la que esté afiliada la madre. Para que ese pago sea completo, la afiliada debe haber cotizado de manera ininterrumpida durante todo el periodo de gestación. Aquí surge el primer punto crítico: el embarazo no siempre coincide con contratos laborales estables o con ingresos constantes, especialmente en el caso de las trabajadoras independientes o de quienes cambian de empleo durante esos meses.
Cuando la cotización no cubre todo el embarazo, la EPS suele reconocer la licencia de manera proporcional al tiempo efectivamente cotizado. Esto significa que, si una madre aportó solo seis meses durante la gestación, recibirá el pago equivalente a ese periodo, y no a la totalidad de las dieciocho semanas. Esta interpretación ha sido reiterada por la jurisprudencia y por las directrices administrativas que siguen las EPS bajo la supervisión de entidades como la DIAN y la UGPP, aunque estas últimas se enfocan más en la fiscalización de aportes que en el reconocimiento directo de la prestación.
En el caso de las trabajadoras dependientes, el empleador tiene un rol determinante. Si existe un contrato de trabajo vigente, el empleador está obligado a realizar los aportes a salud de forma oportuna y correcta. Cuando no lo hace, y esa omisión afecta el reconocimiento de la licencia, la empresa puede terminar asumiendo el costo económico que la EPS se niega a pagar. Este es uno de los errores más costosos que vemos en auditorías laborales: creer que un atraso o una novedad mal reportada es un tema menor, cuando en realidad puede representar millones de pesos.
Para las trabajadoras independientes, el panorama es aún más sensible. Al ser responsables directas de sus aportes, cualquier interrupción, incluso por falta de liquidez temporal, impacta de forma directa el derecho a la licencia. Muchas independientes se afilian tarde, reducen el ingreso base de cotización o suspenden aportes sin dimensionar las consecuencias. Luego, cuando solicitan el reconocimiento de la licencia, se encuentran con pagos parciales o con la negativa total, generando una afectación económica justo en uno de los momentos más vulnerables.
Desde una perspectiva comparada, Colombia no es una excepción. En varios países de la región, el acceso pleno a las prestaciones de maternidad también está condicionado a semanas mínimas de cotización. La diferencia radica en el nivel de información y acompañamiento que reciben las trabajadoras. En entornos donde existe mayor educación financiera y previsional, las mujeres planifican con antelación sus aportes, incluso ajustando sus ingresos declarados para garantizar una base adecuada. En Colombia, aún persiste la idea de que la seguridad social es un trámite y no una estrategia de protección.
Un caso típico que atendemos en Mi Contabilidad es el de una trabajadora que cambia de empleo durante el embarazo. Sale de una empresa, pasa uno o dos meses sin cotizar mientras consigue un nuevo contrato y luego retoma los aportes. Aunque al final del embarazo está afiliada y activa, esos meses de vacío generan un reconocimiento proporcional. Cuando llega la resolución de la EPS, la sorpresa es mayúscula. En estos escenarios, una revisión oportuna de la historia laboral habría permitido tomar decisiones correctivas, como realizar aportes como independiente durante el periodo de transición.
Otro caso frecuente es el de la independiente que cotiza sobre el salario mínimo, pese a tener ingresos superiores. Si bien esto no afecta directamente el número de semanas reconocidas, sí impacta el valor económico de la licencia. La prestación se liquida sobre el ingreso base de cotización, por lo que una subcotización sostenida se traduce en un pago insuficiente para cubrir las necesidades reales durante la licencia. Aquí no hay ilegalidad aparente, pero sí una falta de planeación financiera que termina pasando factura.
Las EPS, como entidades encargadas del reconocimiento, aplican criterios estrictos porque están sujetas a controles y auditorías. No es un tema de discrecionalidad, sino de cumplimiento normativo. Por eso, los reclamos emocionales o las solicitudes extemporáneas rara vez prosperan si no están respaldadas por una historia de aportes completa y coherente. La prevención, en este contexto, es siempre más efectiva que la reclamación posterior.
En Mi Contabilidad hemos desarrollado un enfoque preventivo que combina revisión periódica de aportes, alertas tempranas y acompañamiento personalizado. Con el respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque, integramos la información contable, laboral y de seguridad social para que nuestros clientes tengan una visión clara y actualizada de su situación. Esto nos permite advertir, por ejemplo, cuando una trabajadora en edad fértil presenta interrupciones en la cotización o cuando un independiente está subcotizando de manera recurrente.
Una microllamada a la acción que siempre comparto con nuestros clientes es simple pero poderosa: revisa hoy tus aportes, no mañana. Un ajuste oportuno puede marcar la diferencia entre una licencia completa y una pérdida económica significativa. La segunda microllamada es para los empleadores: no delegues ciegamente la nómina sin supervisión; un error pequeño puede convertirse en una contingencia laboral importante.
Como ofertas sin riesgo, en Mi Contabilidad realizamos una revisión diagnóstica de la historia de aportes de trabajadoras y empleadores sin costo inicial, identificando posibles brechas antes de que se materialicen. Además, ofrecemos acompañamiento en reclamaciones ante la EPS cuando existen fundamentos sólidos, bajo un esquema transparente y sin letras pequeñas.
Todo este acompañamiento se alinea con nuestra filosofía: Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria. Entendemos que la maternidad no puede convertirse en un problema financiero por falta de información o de control, y que la contabilidad bien gestionada es una herramienta de protección social.
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Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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