La licencia de maternidad en Colombia es un derecho fundamental, pero su reconocimiento depende del cumplimiento de requisitos específicos ante la EPS. Muchas trabajadoras e independientes enfrentan incertidumbre cuando no han cotizado durante todo el embarazo, ya sea por cambios laborales, informalidad o interrupciones en los aportes. En este artículo explicamos, de forma clara y práctica, qué sucede en estos casos, cómo se liquida la licencia, quién responde por el pago y qué alternativas existen para no perder este ingreso vital. Analizamos el marco normativo vigente, los criterios aplicados por las EPS y los errores más comunes que ponen en riesgo el reconocimiento económico. También abordamos el rol del empleador, la importancia de una correcta planeación de aportes y cómo una asesoría contable oportuna puede marcar la diferencia. Si estás embarazada, eres empleador o contador, esta información te ayudará a tomar decisiones informadas y evitar conflictos.
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El primer punto clave es entender que la EPS no “regala” la licencia. Este pago se financia con los aportes al sistema de salud realizados durante el periodo de gestación. Cuando las cotizaciones son completas y oportunas, el reconocimiento suele ser automático. Sin embargo, cuando existen interrupciones, la EPS evalúa el número de semanas efectivamente cotizadas frente a la duración del embarazo. En la práctica, esto significa que si no se cotizó todo el tiempo, la licencia puede pagarse de forma proporcional o, en escenarios más complejos, ser negada.
Muchas trabajadoras desconocen que el criterio principal aplicado por las EPS es la proporcionalidad. Si una mujer cotizó, por ejemplo, seis de los nueve meses de embarazo, la EPS puede reconocer solo el porcentaje equivalente de la licencia. Este punto ha sido reiterado por entidades como la DIAN y la UGPP en sus procesos de fiscalización, al verificar la correcta relación entre aportes y prestaciones. Aquí aparece una consecuencia directa: la falta de cotización no solo afecta a la madre, sino que también puede generar contingencias para el empleador si se demuestra negligencia en los aportes.
En el caso de las trabajadoras dependientes, la responsabilidad de cotizar recae principalmente en el empleador. Si durante el embarazo hubo periodos sin aporte por errores administrativos, retrasos en la afiliación o reportes incorrectos del ingreso base de cotización, la EPS puede negar el pago y trasladar el problema a la empresa. Esto abre la puerta a reclamaciones laborales, procesos ante el Ministerio del Trabajo y contingencias económicas que pudieron evitarse con una nómina bien gestionada. Aquí, una microllamada a la acción clara es revisar hoy mismo los historiales de aportes de las trabajadoras en estado de embarazo y corregir inconsistencias antes del parto.
Para las trabajadoras independientes, el panorama es aún más delicado. Al ser responsables directas de sus aportes, cualquier mes sin cotizar cuenta en su contra. Muchas independientes suspenden pagos por falta de ingresos o desconocimiento, sin saber que esa decisión puede costarles semanas completas de licencia. En estos casos, la EPS evalúa estrictamente los pagos realizados durante el embarazo y liquida la licencia con base en lo efectivamente cotizado. La consecuencia es un ingreso menor justo cuando más se necesita.
Comparado con otros países, Colombia mantiene un esquema relativamente garantista en semanas de licencia, pero mucho más estricto en el cumplimiento de aportes. En economías europeas, por ejemplo, existen fondos estatales que cubren vacíos de cotización por desempleo o informalidad. En Colombia, el sistema es contributivo y la falta de pago tiene efectos inmediatos. Esta diferencia hace que la planeación sea clave y que la asesoría contable no sea un lujo, sino una necesidad.
En la experiencia de Mi Contabilidad, uno de los errores más frecuentes es no validar el ingreso base de cotización. Cotizar por debajo del ingreso real reduce el valor de la licencia, incluso cuando se ha cotizado todo el embarazo. Otro error común es cambiar de EPS o de tipo de vinculación sin revisar la continuidad de los aportes. Estos detalles, que parecen menores, son los que luego generan respuestas negativas de las EPS y procesos desgastantes para la madre.
Aquí es donde nuestro acompañamiento marca la diferencia. En Mi Contabilidad realizamos diagnósticos preventivos de seguridad social, revisamos semanas cotizadas, valores reportados y alertamos a tiempo sobre riesgos en licencias de maternidad. Además, con el respaldo tecnológico de Julio César Moreno Duque, integramos la información contable con herramientas de control y automatización que permiten hacer seguimiento en tiempo real a los aportes, evitando sorpresas desagradables. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Una segunda microllamada a la acción es clara: si estás embarazada o tienes colaboradoras en esta condición, no esperes al último mes para revisar la seguridad social. Una revisión a tiempo puede significar la diferencia entre una licencia completa y una pérdida económica importante. Como oferta sin riesgo, en Mi Contabilidad ofrecemos una revisión inicial sin costo del historial de aportes en salud para mujeres gestantes. Adicionalmente, brindamos una asesoría preventiva para empleadores y independientes, orientada a corregir inconsistencias antes de que la EPS emita una negativa.
Los casos tipo que vemos a diario confirman que la mayoría de problemas no surgen por mala fe, sino por desconocimiento. Empresas pequeñas que no ajustan el IBC cuando hay aumentos salariales, independientes que interrumpen aportes por uno o dos meses, o cambios de contrato mal gestionados. Todos estos escenarios tienen solución si se abordan con criterio técnico y a tiempo.
La licencia de maternidad es un derecho, pero también una responsabilidad compartida entre trabajadora, empleador y sistema. Cuando se entiende así, se pueden tomar decisiones informadas y proteger tanto el bienestar familiar como la estabilidad financiera. Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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