La firma y aprobación de los estados financieros no es un simple trámite administrativo. En Colombia, este proceso tiene implicaciones legales, contables y de responsabilidad directa para representantes legales, contadores públicos y revisores fiscales. El Concepto CTCP 413 de 2022 aclaró dudas frecuentes sobre quiénes deben firmar, en qué momento y bajo qué condiciones, especialmente en contextos de asambleas, juntas y aprobación posterior. Muchos empresarios desconocen que errores en este paso pueden derivar en sanciones de la DIAN, cuestionamientos de la Supersociedades o riesgos frente a socios y terceros. En este artículo analizamos de manera clara y práctica qué exige la normativa vigente, cómo interpretar correctamente el concepto del CTCP, qué pasa cuando hay cambios de administración o contador, y cómo blindar a la empresa frente a contingencias. Si tomas decisiones financieras o firmas estados financieros, esta información es clave para ti.
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En la práctica diaria vemos empresarios concentrados en vender, producir y crecer, pero que subestiman un momento crítico: la firma y aprobación de los estados financieros. Este acto, que muchos consideran un formalismo, es en realidad una declaración expresa de responsabilidad frente a socios, autoridades y terceros. En los últimos años, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha tenido que pronunciarse reiteradamente porque persisten errores graves: estados financieros firmados fuera de tiempo, por personas que no corresponden o sin aprobación válida del máximo órgano social. El Concepto CTCP 413 de 2022 llega justamente a aclarar estos vacíos y a recordar que la contabilidad no es un archivo, sino un sistema de confianza. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles.
La firma de los estados financieros representa mucho más que estampar un nombre y un número de tarjeta profesional. Desde la óptica normativa colombiana, firmar implica asumir que la información refleja razonablemente la situación financiera, los resultados y los flujos de efectivo de la entidad, conforme al marco técnico aplicable. Por ello, el CTCP ha sido enfático en que la firma no puede desligarse del proceso de preparación, revisión y aprobación formal.
El Concepto CTCP 413 de 2022 surge como respuesta a inquietudes recurrentes de empresarios y contadores sobre escenarios reales: ¿qué pasa si el representante legal cambió después del cierre del ejercicio?, ¿puede firmar un contador que ya no presta sus servicios?, ¿es válida la firma si la asamblea aún no ha aprobado los estados financieros?, ¿qué ocurre cuando hay revisor fiscal y este no firma? Estas preguntas no son menores, porque de su correcta gestión depende la validez del informe financiero ante entidades como la DIAN, la Supersociedades, entidades financieras y potenciales inversionistas.
Desde el punto de vista técnico, los estados financieros deben ser preparados por la administración, entendida como el representante legal o quien haga sus veces, con el apoyo del contador público. La firma conjunta de ambos no es una cortesía, es una obligación que evidencia responsabilidades diferenciadas pero complementarias. El representante legal responde por la veracidad integral de la información y por los juicios de negocio incorporados, mientras que el contador público responde por la correcta aplicación del marco técnico normativo y por la razonabilidad de las cifras desde la técnica contable.
Uno de los aportes más relevantes del Concepto 413 es la claridad sobre el momento de la firma. El CTCP reitera que los estados financieros se firman una vez han sido preparados en su totalidad, pero su aprobación corresponde al máximo órgano social, según el tipo de entidad. Esto significa que la firma antecede a la aprobación, no la reemplaza. Firmar no equivale a aprobar, y aprobar no subsana una firma incorrecta o inexistente.
En la práctica colombiana es común encontrar empresas que presentan estados financieros “aprobados” en actas, pero que carecen de firmas válidas, o que fueron firmados meses después por personas que ya no tenían vínculo con la entidad. El CTCP es claro en que quien firma debe haber tenido la responsabilidad y el rol al momento de la preparación. Un nuevo representante legal no está obligado a firmar estados financieros de un periodo en el que no ejerció el cargo, salvo que los haya revisado, aceptado y asumido formalmente.
Aquí surge un riesgo importante que pocas empresas dimensionan. Cuando un nuevo gerente firma estados financieros de periodos anteriores sin el debido soporte, asume una responsabilidad que puede afectarlo incluso en su patrimonio personal. Lo mismo ocurre con contadores que, por presión del cliente, acceden a firmar estados financieros elaborados por terceros o de periodos en los que no participaron. Este tipo de prácticas son las que luego derivan en procesos disciplinarios ante la Junta Central de Contadores.
Desde la experiencia de Mi Contabilidad, hemos acompañado casos donde la DIAN ha cuestionado devoluciones de impuestos o ha iniciado procesos de fiscalización porque los estados financieros adjuntos no cumplían con los requisitos formales de firma y aprobación. En otros casos, la Supersociedades ha solicitado aclaraciones cuando las fechas de firma no guardan coherencia con las actas de aprobación o con los periodos de ejercicio de los cargos.
El Concepto CTCP 413 de 2022 también recuerda el rol del revisor fiscal cuando existe esta figura. Su firma no reemplaza la del contador ni la del representante legal, pero sí complementa el proceso, ya que su dictamen se emite sobre estados financieros debidamente firmados y aprobados. Un dictamen sobre estados financieros sin firmas válidas pierde fuerza probatoria y puede ser objetado por terceros.
Si miramos el contexto internacional, bajo NIIF se mantiene el mismo principio de responsabilidad de la administración sobre los estados financieros. En muchos países, la firma del CEO y del CFO tiene implicaciones incluso penales en casos de fraude o información engañosa. Colombia no es ajena a esta tendencia, y cada vez más la normativa y la jurisprudencia refuerzan la idea de que la firma es un acto consciente y responsable, no un trámite automático.
Un caso típico que atendemos con frecuencia es el de empresas familiares donde el contador prepara los estados financieros, los imprime y los archiva sin que nunca hayan sido formalmente aprobados por la asamblea. Años después, cuando se requiere una certificación para un banco o un proceso de venta, surge el problema: estados financieros sin aprobación válida, firmas incompletas o fechas inconsistentes. Resolver esto a posteriori suele ser más costoso y riesgoso que hacerlo bien desde el inicio.
Aquí es donde la asesoría preventiva marca la diferencia. En Mi Contabilidad no solo elaboramos estados financieros; acompañamos a la administración en la correcta documentación del proceso, en la preparación de actas, en la coherencia de fechas y en la trazabilidad de responsabilidades. Nuestro enfoque busca que el empresario duerma tranquilo sabiendo que su información financiera está blindada.
Además, contamos con el respaldo tecnológico y estratégico de Julio César Moreno Duque, quien integra procesos contables con automatización, control documental y herramientas digitales que reducen el riesgo de errores humanos. La tecnología aplicada correctamente permite asegurar versiones finales, control de firmas, cronogramas de aprobación y evidencia clara ante cualquier requerimiento de autoridades o terceros. Construyendo un mundo nuevo; trabajando inteligente para el ingreso de nuestros clientes a la nueva era contable y tributaria.
Una microllamada a la acción importante es revisar hoy mismo quién está firmando tus estados financieros y bajo qué condiciones. No esperes a que una fiscalización te obligue a hacerlo contrarreloj. Otra microllamada clave es validar si tus actas de aprobación coinciden en fechas y responsables con los estados financieros que presentas ante bancos, socios o entidades de control.
Como ofertas sin riesgo, en Mi Contabilidad realizamos un diagnóstico inicial de la situación de firma y aprobación de tus estados financieros sin costo, identificando brechas y riesgos. Adicionalmente, ofrecemos una revisión documental preventiva que te permite corregir inconsistencias antes de presentar información a terceros, sin compromisos ni letras pequeñas.
El Concepto CTCP 413 de 2022 no introduce nuevas obligaciones, pero sí pone un espejo frente a prácticas incorrectas que se han normalizado. Entenderlo y aplicarlo correctamente es una decisión estratégica, no solo contable. La contabilidad no es solo números, es la base para decisiones sólidas y sostenibles, y también para la tranquilidad jurídica y financiera del empresario.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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Artículo elaborado por Diana Cristina Cardona Cardona, Contadora Pública con más de 30 años de experiencia en normatividad contable y tributaria en Colombia. Este artículo hace parte del compromiso de Mi Contabilidad de acompañar a empresarios, contadores e independientes en la nueva era contable y tributaria, garantizando confianza, claridad y cumplimiento normativo.
