“Respetado Consejo Técnico de la Contaduría Pública:
Agradezco su amable colaboración para ayudarme a resolver una duda que me atañe y requiero de su amable colaboración.
Tuve un cliente por 7 años el cual ahora me solicita entregarle toda su información ya que la sociedad se disolvió y el nuevo dueño quiere llevar su contabilidad con otro contador.
Quisiera saber qué información debo entregarle adicional a la que ya le entregué: Me solicito su información física que ya le entregué
Libros de inventarios y balance, libro diario ya le entregué.
Clave de la DIAN ya le entregué.
Clave de la SHD ya le entregué.
Estados de situación financiera y ERI de los 7 años”.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Responsabilidad del contador público al terminar su contrato.
El CTCP acerca del tema planteado, y lo cual es aplicable para la consulta, en su concepto 2018-0678 manifestó:
“Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente, realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme debe informarse entre otras cosas lo siguiente:
- Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable).
- Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros).
- Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales.
- Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad, en poder del contador externo relacionada con la entidad.
- Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad.
De acuerdo con lo anterior, no es adecuado que el contador público retenga los libros y soportes de contabilidad de la entidad (comprobantes de egreso, facturas de venta, facturas de compra, extractos bancarios, declaraciones tributarias, recibos de caja, libros de contabilidad, entre otros), situación que podría generarle una investigación por parte del tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores. Otro asunto distinto es el relacionado con el cumplimiento de las obligaciones por parte de quien contrata sus servicios, las cuales se entiende que se incorporan en el contrato.
Dentro de las funciones propias de los Contadores Públicos se encuentra la organización, revisión y control de contabilidades, llevándolas de conformidad con las normas que rigen la contabilidad en Colombia, los documentos contables de la entidad le pertenecen a la organización y no siempre son responsabilidad del contador, muchas veces los soportes contables son conservados por otras áreas como tesorería (comprobantes de egreso), cartera (facturas de venta y recibos de caja), inventarios (facturas de compra), entre otros.
Por ello, más que entregar los soportes, libros y otros documentos, lo que el CTCP recomienda al darse por terminado el contrato, es la entrega del cargo mediante un proceso de empalme con el nuevo contador o con el funcionario que designe la entidad contratante”.
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Es pertinente recordar que tanto la contabilidad como demás documentos y papeles que facilite el cliente para que el contador pueda cumplir con sus funciones, son de propiedad de aquel o de la empresa. Solamente puede conservar aquellos documentos -papeles de trabajo- que fundamenten sus opiniones, certificaciones o dictámenes, como lo contemplan los artículos 9 y 64 de la Ley 43 de 1990.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
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