Aquí hablaremos sobre...
Objetivos de los presupuestos.
Ventajas de los presupuestos.
Recomendaciones para preparar presupuestos eficientes.
Otras consideraciones importantes.
Los presupuestos deben prepararse con la visión de que son una herramienta útil en la práctica empresarial y no solo para cumplir con un requerimiento de la administración. En este editorial compartimos recomendaciones para elaborar presupuestos eficientes.
Los presupuestos constituyen un pilar importante en la planeación de una organización. Estos contribuyen a que la gerencia y todos los colaboradores organicen su gestión fijándose las mismas metas y coordinando el desarrollo de los procesos en torno a la generación de valor.
“el presupuesto fijado para un determinado período es una herramienta de gran valor para las entidades, pues representa el plan integrado de las operaciones y recursos trazados por la administración ”.
Cabe resaltar que el presupuesto fijado para un determinado período es una herramienta de gran valor para las entidades, pues representa el plan integrado de las operaciones y recursos trazados por la administración .
En el siguiente video, el Dr. Carlos H. Sastoque, contador público, expone recomendaciones útiles para realizar presupuestos exitosos:
A continuación, exploraremos algunos de los aspectos clave para la preparación de presupuestos eficientes.
Objetivos de los presupuestos.
Determinar los objetivos por los cuales se creó un presupuesto orienta al preparador en la consecución de las metas propuestas. Los presupuestos tienen el fin de prever, planear, organizar, coordinar e integrar, dirigir y ejercer control sobre los recursos humanos, económicos y tecnológicos de la entidad, entre otros.
Ventajas de los presupuestos.
Entre las ventajas de los presupuestos se pueden destacar las siguientes:
Ayudan a minimizar los riesgos.
Sirven para revisar el cumplimiento de las políticas y estrategias de la entidad.
Contribuyen a que el plan de operaciones se mantenga en límites razonables.
Facilitan la detección y reducción de costos innecesarios, irregularidades y pérdidas.
Cuantifican los planes de acción en términos financieros.
Son útiles para establecer controles.
Permiten medir el desempeño de las áreas.
Ayudan a evaluar la eficiencia de los responsables de las áreas.
Generan comprensión de las metas de la empresa.
Recomendaciones para preparar presupuestos eficientes
El proceso presupuestal se extiende desde la preparación del presupuesto hasta su control y evaluación, por lo que este proceso no se debe limitar a un solo momento del año. El seguimiento del presupuesto es un punto fundamental para que funcione eficientemente.
La siguiente infografía ilustra las bases que deben tenerse en cuenta para que los presupuestos funcionen de manera adecuada en la organización:
Como se mencionó, usar presupuestos en las organizaciones trae consigo innumerables ventajas, entre ellas, ayudar a detectar y minimizar los riesgos en el trabajo del auditor o revisor fiscal. Teniendo en cuenta que los presupuestos facilitan también la detección y reducción de costos, se convierten en un aspecto preponderante para el quehacer de los administradores y contadores.
En las siguientes líneas presentamos algunas recomendaciones para el proceso: Revisar políticas y directivas: en la etapa de preiniciación de los presupuestos deben tenerse en cuenta las políticas y directivas adoptadas por la entidad, pues permiten un mayor conocimiento de la compañía y la orientación del plan de acción para conseguir los objetivos trazados.
Analizar los factores que afectan a la empresa: existen factores sociales, culturales, demográficos, políticos y económicos que inciden en el país y que afectan el sector y a la empresa, estos deben considerarse en la elaboración del presupuesto. Ejemplos de estos son las protestas y jornadas de movilizaciones realizadas en el país, también la temporada de elecciones que se avecina.
Identificación de amenazas y oportunidades: las entidades deben evaluar el impacto de las amenazas y oportunidades en la elaboración del presupuesto con el fin de identificar su comportamiento en cada una de las áreas funcionales.
Contar con novedades próximas: en la preparación de presupuestos deberán tenerse en cuenta los proyectos de ley en estudio, así como las novedades normativas que incidirán en las operaciones de la empresa.
Además de los factores mencionados, no se pueden perder de vista la misión y la visión del negocio, la fijación de objetivos a corto y mediano plazo, la divulgación de los objetivos propuestos, la definición de las estrategias, políticas y normas, la elaboración de planes operativos por departamentos y la revisión de los planes operativos dentro de la entidad.
Otras consideraciones importantes.
El momento ideal para preparar presupuestos es antes del inicio de operaciones del nuevo año, pues realizarlos en meses posteriores significaría una preparación inoportuna.
Cabe resaltar que no solamente debe preparase una proyección del estado de flujos de efectivo, pues además este proceso debe incluir:
Presupuesto de ventas.
Presupuesto de costo de venta y/o de producción de bienes y servicios.
Presupuesto de gastos administrativos, de ventas y no operacionales.
Presupuesto de ingresos.
Presupuesto de inversiones en propiedad, planta y equipo.
Presupuesto de cancelación de pasivos inexistentes y de obtención de nuevas fuentes de financiación.
Proyección de estados financieros.
Estos presupuestos están interrelacionados entre sí; por ejemplo, al aumentarse la cantidad de unidades para vender, automáticamente deberán aumentarse la cantidad por producir, el costo presupuestado de la materia prima y la mano de obra directa, lo que incidirá también en el presupuesto de ingresos. Por tanto, a lo largo de las etapas del presupuesto se pueden requerir ajustes y correcciones que impliquen que un rubro modificado en uno de los presupuestos incida en otro, razón por la que se recomienda el uso de hojas electrónicas y la relación de los cambios para cada una de las partidas afectadas de los presupuestos elaborados.
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