En este editorial explicamos el procedimiento para la corrección de errores en los estados financieros de períodos anteriores y aclaramos varias dudas al respecto.
En este editorial explicamos el procedimiento para la corrección de errores en los estados financieros de períodos anteriores y aclaramos varias dudas al respecto.
Los errores contables ocurren cuando los estados financieros de uno o varios períodos anteriores contienen transacciones mal contabilizadas debido a errores aritméticos o de digitación, al desconocimiento de hechos, a políticas contables aplicadas de forma errónea o a fraudes.
Ejemplo de un error contable
Un ejemplo de un error contable es el siguiente:
Suponga que en el ejercicio contable 2019 descubre que una factura de $100.000.000 enviada por un proveedor en el 2018 se contabilizó por solo $10.000.000, debido a un error de digitación.
Esta situación corresponde a un error contable porque la entidad dejo por fuera de su contabilidad un gasto de $90.000.000 ($100.000.000 – $10.000.000), lo cual afectó la utilidad del ejercicio 2018 y el saldo de bancos o cuentas por pagar de los estados financieros de ese año.
Ejemplos de hechos que no se consideran un error contable
Los cambios en las estimaciones contables no se consideran un error contable, porque se deben al surgimiento de nueva información que modifica los juicios que la entidad había considerado para establecer los criterios de medición de los activos y pasivos que presentan cierto grado de incertidumbre.
Ejemplos de las estimaciones contables que realiza una entidad son la determinación de la vida útil y el valor residual de activo o del monto de un pasivo estimado, como las garantías a clientes.
Es importante distinguir los cambios en las estimaciones contables de los errores contables, debido a que los primeros se reconocen de forma prospectiva, es decir, sin afectar los estados financieros de períodos anteriores.
Norma que aplica para la corrección de errores
La sección 10 del Estándar para Pymes explica cómo debe proceder cuando identifique un error contable de un período anterior.
Apertura de libros de períodos anteriores
Algunos contadores sostienen que para corregir los errores de períodos anteriores se deben abrir los libros del ejercicio en el que ocurrió el error y modificar los registros contables de ese momento. No obstante, esta práctica no es correcta.
El contador que incurra en este tipo de prácticas puede tener problemas porque la ley prohíbe la alteración de los estados financieros una vez hayan sido publicados, debido a que los mismos ya se han presentado ante la asamblea de accionistas y se han reportado ante las superintendencias u otros entes similares. De incurrir en estas prácticas el contador podría ser objeto de responsabilidad penal por falsedad en documento privado.
“después de haber efectuado el cierre, no puede volver a abrir los libros contables de períodos anteriores en ningún caso”
Por lo anterior, es importante tener presente que, después de haber efectuado el cierre, no puede volver a abrir los libros contables de períodos anteriores en ningún caso.
En el siguiente video Juan Fernando Mejía, conferencista de Actualícese, profundiza en el tema:
¿Cómo se debe corregir el error?
El tratamiento de la corrección de errores de períodos anteriores depende de la materialidad del error detectado. Los pasos que debe seguir son los siguientes:
1. Cuantificar el impacto del error en los estados financieros
En este paso debe determinar las cuentas de los estados financieros y el valor por el cual resultarían afectadas.
Continuando con el ejemplo planteado al principio de este editorial, si el error se debe a una factura de $100.000.000 contabilizada por $10.000.000 el impacto del error es de $90.000.000, los cuales estarían sobreestimando la utilidad contable de ese período y afectando el saldo de las cuentas por pagar o de bancos del ejercicio en el que ocurrió el error.
2. Determinar la materialidad del error
La materialidad es la capacidad que tiene un hecho económico para influir en las decisiones de los usuarios de los estados financieros.
Para evaluar la materialidad de un error puede considerar el efecto que tiene sobre las ventas totales del período, las utilidades del período, los activos totales o la partida sobre la cual el error pueda tener efectos sustanciales.
3. Si el error es material, reexpresar los estados financieros
“el error debe corregirse contra el patrimonio utilizando la partida de ganancias acumuladas o la que considere conveniente”
Si considera que el error es material debe reexpresar los estados financieros del período o períodos donde ocurrió el error. En estos casos, el error debe corregirse contra el patrimonio utilizando la partida de ganancias acumuladas o la que considere conveniente.
La reexpresión de los estados financieros debe realizarla por fuera de la contabilidad, en un documento (Excel, PDF o Word) en el que deje constancia de los ajustes realizados a las partidas de los estados financieros que lo requieren.
Para nuestro ejemplo la reexpresión se efectúa de la siguiente forma:
2018 2018 (reexpresado) Diferencia
Estado de situación financiera
(…)
Pasivos
(…)
Cuentas por pagar a proveedores $10.000.000 $100.000.000 $90.000.000
Patrimonio
(…)
Ganancias acumuladas $190.000.000 $100.000.000 – $90.000.000
Estado de resultados
Ventas $200.000.000 $200.000.000
Gastos $10.000.000 $100.000.000 $90.000.000
Utilidad del ejercicio $190.000.000 $100.000.000 – $90.000.000
Así, cuando la entidad presente los estados financieros del año 2019 deberá presentar la información comparativa corregida.
Durante el 2019 la entidad debe efectuar el siguiente registro para ajustar las cifras de su contabilidad:
Cuenta Débito Crédito
Ganancias acumuladas $90.000.000
Cuentas por pagar a proveedores $90.000.000
Tenga en cuenta que este registro no se realizó en los libros de los períodos anteriores, sino en el del período en el que se descubrió el error.
4. Si el error es inmaterial, corregirlo en los resultados del período en que se descubre
Cuando el error no es material, la norma permite que se corrija contra los resultados del período en que se detecta afectando las utilidades del ejercicio. En este caso, no tendrá que reexpresar los estados financieros de períodos anteriores.
Supongamos que en nuestro ejemplo el error no hubiera sido de $90.000.000 sino de $9.000.000. La entidad concluye que el error es inmaterial y procede a efectuar durante 2019 (que es el período en el que descubre el error) el siguiente registro:
Cuenta Débito Crédito
Gasto $9.000.000
Cuentas por pagar a proveedores $9.000.000
¿Se deben publicar nuevamente los estados financieros reexpresados?
“Los estados financieros no se deben publicar de nuevo cuando se han reexpresado”
Los estados financieros no se deben publicar de nuevo cuando se han reexpresado. La corrección de errores solo tiene impacto en los próximos estados financieros que vaya a presentar la entidad, tal como vimos anteriormente.
Ejemplo práctico de corrección de errores de períodos anteriores
En el siguiente video puede encontrar un ejercicio completo de corrección de errores realizado por Juan David Maya, consultor de Estándares Internacionales:
Efectos fiscales de la reexpresión de estados financieros
El descubrimiento de errores en los estados financieros puede tener efectos sobre las declaraciones tributarias presentadas por la entidad, las cuales deben corregirse cuando sea necesario.
Los artículos 588 y 589 del Estatuto Tributario –ET– establecen los términos para corregir declaraciones, como sigue:
Si el error aumenta el valor a pagar o disminuye el saldo a favor de la declaración, puede corregirse dentro de los tres años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se le haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos.
Nota: tenga en cuenta que el plazo de 3 años aquí mencionado aplica solo para aquellas declaraciones que se presenten a partir de diciembre 27 de 2019. Si la declaración se presentó antes de esa fecha, el plazo para efectuar la corrección es de dos años (ver nuestro artículo Plazo para efectuar correcciones a declaraciones tributarias fue modificado con la Ley 2010 de 2019).
Si el error disminuye el valor a pagar o aumenta el saldo a favor de la declaración, puede corregirse presentando la declaración dentro del año siguiente al vencimiento del término para presentarla.
https://actualicese.com/es-correcto-abrir-los-libros-contables-de-periodos-anteriores-para-corregir-errores/?referer=email&campana=20200219&accion=click&utm_source=act_boletindiario&utm_medium=act_email&utm_campaign=act_boletincontenidos&utm_content=20200219_contable&MD5=415e8678af580f50598f653f78613c8d
