A través de la Resolución 000013 de febrero 15 de 2019, la Dian ajustó las medidas en caso de presentarse inconvenientes tecnológicos o de tipo comercial para facturar electrónicamente. Esta pretende dar luces en caso de presentarse problemas con los sistemas del obligado a facturar o sus proveedores, entre otros.
Tal y como lo hemos mencionado en editoriales anteriores, y teniendo en cuenta que por medio de la Resolución 000002 de enero 3 de 2019 la Dian, en atención a las disposiciones del parágrafo transitorio 3 del Artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– (adicionado por el artículo 16 de la Ley 1943 de 2018), estableció que cuando haya lugar a inconvenientes tecnológicos que no permitan la generación o entrega de la factura electrónica entre el obligado a facturar y el adquiriente, o la Dian, las sanciones no aplicarán, siempre y cuando los inconvenientes estén relacionados con los sistemas del obligado a facturar o sus proveedores tecnológicos, los sistemas del adquiriente que recibe la factura, los servicios informáticos de la Dian, o cuando existan situaciones especiales que impidan la expedición de la factura en alguna zona geográfica.
Ahora bien, a través de la Resolución 000013 de febrero 15 de 2019, la Dian ajustó las medidas que podrán tomarse en caso de presentarse inconvenientes tecnológicos o de tipo comercial entre el obligado a facturar y el adquiriente, que impidan la generación o entrega de la factura electrónica, o el envío del ejemplar a la Dian para su respectiva validación. Para ello se establecieron las acciones que se aplicarán en cada uno de los casos, de acuerdo con los sistemas manejados.
Así mismo, la administración tributaria señaló que el obligado a facturar electrónicamente y sus proveedores tecnológicos deberán controlar y prever un adecuado funcionamiento de los medios requeridos para expedir las facturas electrónicas, esto con el fin de asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. Adicionalmente, deberán contar con los sistemas necesarios, que garanticen la generación permanente de la factura electrónica, así como también su correspondiente envío al adquiriente y a la Dian.
A continuación, abordaremos las medidas que aplicarán en relación con los inconvenientes tecnológicos presentados en cada uno de los casos:
Inconvenientes en los sistemas del obligado a facturar electrónicamente
“el obligado a facturar que solicite la autorización de la numeración de la factura o documento equivalente deberá presentar la solicitud por medio del formato 1302 – “Solicitud de Numeración de Facturación” ”
Cuando los inconvenientes tecnológicos o de tipo comercial se presenten en los sistemas del obligado a facturar o sus proveedores tecnológicos, el primero podrá, mientras dure el inconveniente, utilizar los sistemas de facturación previstos por la ley, siempre y cuando estos cumplan con los requisitos mencionados en el artículo 616-1 del ET. Para ello deberá contar con la autorización de la numeración de la factura o documento equivalente regulada en los artículos del 3 al 5 de la Resolución 000055 de 2016. Debe tenerse en cuenta que el obligado a facturar que solicite la autorización de la numeración de la factura o documento equivalente deberá presentar la solicitud por medio del formato 1302 – “Solicitud de Numeración de Facturación” , a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación dispuesto por la Dian en su portal web, donde deberá tener habilitada la firma electrónica.
Además, el obligado a facturar deberá transcribir en formato estándar XML (definido en el anexo técnico 001 “Formatos de los Documentos XML de Facturación electrónica – Versión 2”) la información de cada una de las facturas expedidas (talonario, papel o factura por computador) durante el período en el cual se presentó el inconveniente tecnológico o comercial, y deberá enviar este paquete a la Dian por medio del servicio informático de factura electrónica, dentro del mes siguiente a la fecha en que dicho inconveniente fue solucionado.
Fecha de generación de las facturas expedidas durante el período en que se presenta el inconveniente
Para el caso de las facturas expedidas durante el período en que se presenta el inconveniente, la fecha de generación será la registrada en la misma factura. Esta fecha deberá informase en el formato estándar XML, en la casilla “fecha de generación”. Adicionalmente, debe conservarse la numeración autorizada por la Dian, y posteriormente transcribirla en la casilla correspondiente.
Cabe señalar que el formato XML debe ser firmado de acuerdo con la política de firma de los documentos XML de factura electrónica, contenida en el anexo técnico 002 de la Resolución 000019 de 2016, modificado por el artículo 1 de la Resolución 000001 de 2018.
Inconvenientes en los sistemas del adquiriente
“Cuando los inconvenientes presentados estén relacionados con los sistemas del adquiriente que recibe la factura electrónica, este deberá informar dicho problema a quien emite la factura”
Cuando los inconvenientes presentados estén relacionados con los sistemas del adquiriente que recibe la factura electrónica, este deberá informar dicho problema a quien emite la factura. Éste último podrá facilitar al adquiriente una factura electrónica en sus propios medios tecnológicos o enviarla a la dirección que le sea informada en representación gráfica; guardando siempre evidencia de la entrega de la misma.
Inconvenientes presentados en el servicio informático de factura electrónica de la Dian
En caso de que los inconvenientes tecnológicos estén relacionados con el servicio informático de factura electrónica de la Dian (con lo cual se imposibilite la entrega del ejemplar de la factura para su validación), se informará mediante comunicado dicho problema, y se dará a conocer la situación en el portal web de la entidad. Una vez se restablezca el servicio, el obligado deberá entregar las facturas a la Dian dentro de las 48 horas siguientes a la publicación del comunicado.
¿Qué sucede si la Dian cancela o no renueva la autorización del proveedor tecnológico?
Cuando la Dian cancele o no renueve la autorización del proveedor tecnológico, sus clientes, los obligados a facturar electrónicamente, deberán:
Registrar ante la Dian un nuevo proveedor tecnológico, y reanudar la facturación electrónica dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de la respectiva autorización, o a la expedición del acto administrativo que haya cancelado la autorización.
Facturar electrónicamente de forma directa, para lo cual deberá aportar las pruebas necesarias ante la Dian. El obligado deberá reanudar la facturación electrónica dentro de los seis meses siguientes al vencimiento de la respectiva autorización.
Es de señalar que durante el tiempo que dure el trámite anteriormente descrito, y dentro de los términos especificados, el obligado podrá optar por aplicar las medidas establecidas para los casos en que se presenten inconvenientes tecnológicos, tal y como lo menciona el artículo 1.6.1.4.1.8 del Decreto 1625 de 2016 :
“Cuando se presenten situaciones especiales que impidan al obligado a facturar electrónicamente la expedición de la factura electrónica en alguna zona geográfica específica o se cancele o no se renueve la autorización a su proveedor tecnológico, aplicarán al obligado a facturar electrónicamente las medidas que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
En estos eventos la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) señalará, cuando sea del caso, las alternativas de facturación que considere viables.”
(El subrayado es nuestro)
¿Qué sucede con los facturadores que tengan autorizada la numeración para facturar por talonario?
Para el caso de los facturadores que cuenten con la autorización de numeración para facturar por talonario, denominada “Contingencia Facturación Electrónica”, podrán continuar utilizando dicha numeración, y además podrán solicitar la autorización de la numeración de facturación por otros medios, como factura por computador, documento equivalente o máquinas registradoras POS (ver nuestro editorial Tiquetes de máquinas registradoras no servirán para soportar costos, gastos o IVA descontables).
Es válido destacar que por medio del Concepto 4834 de febrero 27 de 2019, la Dian afirmó que dado que aún no se ha expedido el decreto reglamentario para regular las disposiciones del parágrafo transitorio 1 del artículo 16 de la Ley 1943 de 2018, actualmente continúa vigente el documento equivalente POS como soporte válido para solicitar costos y deducciones en el impuesto de renta, así como también IVA descontable. Sin embargo, se deberá aguardar a las reglamentaciones que realice el Gobierno al respecto.
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