Gastos se pueden reducir en un 60 %. Ausencia de sello físico no ‘pone en duda’ la validez del sistema, que deberá adoptarse poco a poco en el país.
Los actuales facturadores por computador o por talonario podrán seguir haciéndolo, salvo que sean seleccionados por la Dian para facturar electrónicamente.
Las compañías están a la expectativa de la adopción de la factura electrónica, proceso que hoy está en su fase piloto.
La transición inició este año con un listado de empresas que se presentaron al plan piloto de manera voluntaria.
Los actuales facturadores por computador o por talonario podrán seguir haciéndolo, salvo que sean seleccionados por la Dian para facturar electrónicamente.
Los expertos han identificado las ventajas del sistema. Una de ellas es que las empresas podrán procesar sus facturas de forma rápida y eficiente desde su navegador o sistema, sin necesidad de equipamiento ni personal especializado.
Además, aumentarán la eficiencia en el uso de los suministros de oficina, almacenamiento y tiempos de distribución por cada documento que se emita.
Tendrán acceso a avisos con notificaciones por correo electrónico de envío y recepción de comprobantes de manera inmediata, además de información protegida por firma de contrato de confidencialidad y mecanismos de control digital.
Esta nueva práctica aporta también al cuidado del medio ambiente con el menor uso del papel.
Con la participación de más de 50 empresas voluntarias, la Dian dio inicio al plan piloto del nuevo modelo. La selección de empresas para la prueba piloto se realizó considerando la manifestación de interés hecha por cada una y el propósito de integrar un grupo diversificado de compañías en representación de la mayoría de los sectores de la economía nacional.
También influyó la capacidad técnica y operativa de la Dian para gestionar de manera eficiente dicho plan. En su análisis sobre el tema, Delcop Colombia - como proveedor tecnológico postulado de servicios de facturación electrónica y voluntario facturador- identificó lo que considera los cinco mitos de este proceso que poco a poco estará en el país.
Mito 1. La facturación electrónica solo es para empresas
Va a ser adoptada por todas las empresas que facturen y sean seleccionadas o se acojan de manera voluntaria. En el Plan Piloto se han vinculado compañías que voluntariamente han decidido ser pioneras y colaborar en la mejor concepción del modelo de facturación electrónica, posteriormente se dará inicio a la obligatoriedad gradual hasta alcanzar la masificación del uso de la factura electrónica en el mercado.
Mito 2. La facturación electrónica ya no hará necesario el uso del papel
El desmonte del uso del papel es un proceso natural en las empresas que orienten sus prácticas corporativas hacia la responsabilidad social con el medio ambiente. La factura electrónica contribuirá en dicho proceso aun cuando está contemplado que quien solicite una copia de su factura, de manera física, es decir, en papel, podrá acceder a ella.
Mito 3. La facturación electrónica es más costosa
Al contrario, según datos de la Dian, los gastos asociados a la facturación podrán reducirse en un 60 por ciento. Con su implementación, no habrá costos adicionales en infraestructuras, ya que el proceso puede hacerse en plataformas de acceso común.
Mito 4. La ausencia de un sello físico resta validez a las facturas electrónicas
En ningún momento. Las facturas electrónicas contienen mecanismos técnicos de control adicional, como la firma digital y un código único por factura emitida, que hacen el proceso de facturación igual o más seguro que el tradicional y le dan plena validez al documento tributario. Supone la capacidad de tener acuses de recibo e incluso rechazos por medios electrónicos.
Mito 5. La facturación electrónica expone la información de las empresas
No. Los datos siempre están protegidos. Uno de los requisitos a los proveedores de servicios tecnológicos por parte de la Dian es la adopción de las normas ISO7001 sobre seguridad de la información. Estos conjuntos de estándares internacionales proporcionan un marco de gestión de la seguridad de la información que se utilizan en todas las organizaciones.
‘TIPS’ PARA LLEVAR UN PROCESO SIN TRAUMATISMOS
La factura es un documento que soporta transacciones de compra y venta de bienes o servicios, que para efectos fiscales deberá ser expedida, entregada, aceptada y conservada por medios y en formatos ahora electrónicos.
Para la autoridad tributaria, la facturación electrónica es un modelo que permite que los documentos tributarios, que son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados de forma electrónica, mediante una plataforma segura.
El primer soporte legal de la nueva práctica es el Decreto 1929 de 2007, con el que se reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Luego fue expedida la Resolución 11465 de 2007, en la que se establecen las características y contenido técnico de la factura electrónica y se adecúa el sistema de control.
Por último, entró en vigencia el Decreto 2242 de 2015 - Resolución 00019, por el cual se reglamentan las condiciones e interoperabilidad de la factura electrónica.
Estos son, de acuerdo a la experiencia de la compañía Delcop, los 10 pasos que deberán seguir las empresas para implementar con éxito la facturación electrónica en Colombia:
1. Determinar los cambios que se requerirán en los procesos actuales de facturación y sus implicaciones adjuntas para minimizar y gestionar las brechas con la entrada en vigencia del nuevo modelo.
2. Desarrollar un plan de trabajo acorde a las necesidades de la empresa en el que se incluya un esquema de formación del personal de sistemas, contabilidad, finanzas y logística para involucrarlos con el nuevo esquema de facturación.
3. Obtener información general sobre factura electrónica y experiencia de otros países donde el modelo ya está en pleno funcionamiento y operación.
4. Tomar en cuenta los requisitos tecnológicos como: capacidad de integración de los sistemas de gestión actuales o la necesidad de una solución integral.
5. Determinar cuáles son los requisitos del negocio en cuanto a facturación para estipular el tipo de ‘software’ que se necesita.
6. Hacer una revisión de las soluciones validadas por la Dian antes de contratar el servicio de facturación electrónica.
7. Tramitar la resolución ante la Dian al iniciar con factura electrónica.
8. Hacer una capacitación interna acerca del manejo de la solución con el proveedor seleccionado y con el esquema desarrollado por la compañía.
9. Iniciar pruebas de la solución de factura electrónica una vez implementada la tecnología antes de la salida en vivo.
Se recomienda contactar a los clientes y avisarles del inicio de estas pruebas.
10. Comenzar a operar el negocio con factura electrónica, cumpliendo con la ley y aportando a la responsabilidad y cuidado medio ambiental.
