Siempre hay algún compañero de trabajo que habla muy fuerte por teléfono...
Ahora cuando cada vez más empleadores adoptan un diseño de planta abierta, u open plan, con pocas oficinas privadas o cubículos, Pankaj Arora y su joven equipo de innovación de tecnologías de información de Microsoft están nadando en la dirección contraria.
El equipo analizó la posibilidad de un lan de piso abierto, pero decidió que podían ser más productivos en sus propias pequeñas oficinas.
Cuando tienen que colaborar, simplemente abren sus puertas y giran sus sillas hacia al pasillo, al cual han apodado el "pasillo del conocimiento".
"Era importante poder concentrarse tras las puertas cerradas, pero también era importante mantenerse en estrecha proximidad con los otros, de manera de poder colaborar", dice Arora, líder del Grupo de Innovación de TI Moderna.
"Nosotros no vemos a las puertas como barreras para la comunicación, sino como barreras para el ruido".
Cercanía vs. productividad
Como Arora y su equipo, muchos trabajadores hoy en día anhelan un refugio para la privacidad y la concentración.
Sin duda, la colaboración es fundamental, sobre todo en las empresas de tecnología que prosperan con la innovación -como es el caso de Microsoft- pero el exceso de proximidad también puede mermar considerablemente la productividad y la creatividad.
Cada vez más hay más personas que se frustran con el estrépito y las distracciones de las oficinas modernas, caracterizadas por un arreglo de escritorios o mesas sin ningún tipo de barrera física.
La oficina abierta está experimentando una especie de ola de críticas.
Sin embargo, no esperes que aquellos empleadores que han invertido en nuevos diseños y han disminuido sus <span> costos de bienes raíces den marcha atrás de repente y renuncien de repente a los ruidosos espacios compartidos.
Demasiado espacio
Más de dos tercios de los empleados estadounidenses están descontentos con los niveles de ruido en el trabajo y el 53% dice que otras personas los molestan cuando tratan de concentrarse, según una encuesta realizada en 2013 por Gensler, una empresa de diseño internacional.
Sorprendentemente, el estudio de Gensler encontró que las personas se concentran más que hace cinco años atrás (54% de su tiempo contra 48%), pero existe una menor colaboración (24% contra 30%).
"Si gastamos más de la mitad de nuestro tiempo en el trabajo en concentrarnos, tenemos que asegurarnos de tener algunos espacios tranquilos en la oficina; de lo contrario, el rendimiento se verá afectado", dice Janet Pogue, director de Gensler.
El desempeño laboral ha caído un 6% desde 2008, principalmente debido a la incapacidad paraconcentrarse, según la investigación de Gensler.
Encontrar un equilibrio
Una solución al problema del ruido es diseñar espacios de trabajo de manera de encontrar el equilibrio entre la necesidad de interacción entre colegas y los tiempos de silencio para concentrarse y reflexionar, o para simplemente hacer una llamada telefónica personal.
Con este fin, algunos empleadores han empezado a incluir más habitaciones pequeñas en sus diseños.
Estas "salas de corrillo" o "cabinas para concentrarse" pueden proporcionar la soledad necesaria para aquellos trabajadores que necesitan un refugio lejos de los teléfonos y los colegas charlatanes.
Steelcase, una compañía de diseño y mobiliario para oficina, está comercializando una serie de "espacios tranquilos" para los "introvertidos" porque dice que representan a entre un tercio y la mitad de los trabajadores.
Algunas de las habitaciones privadas incluyen cómodos sofás para relajarse y espacio suficiente para estirarse o meditar.
En Microsoft, algunos empleados se ubican en "barrios" con diseños abiertos y varias salas para reuniones de equipo, llamadas telefónicas privadas y el trabajo individual tranquilo.
Los barrios están ubicados lejos de los corredores de alto tráfico para minimizar las distracciones visuales y están diseñados para un sólo equipo, ya que escuchar a otros empleados haciendo un trabajo que no esté relacionado podría ser perjudicial.
"El mundo ha puesto todo el énfasis en la colaboración entre gente que se encuentra reunida en una gran sala, pero hay que ir un poco más allá", dice Martha Clarkson, estratega de trabajo global de Microsoft.
"Cuando la gente se encuentra en un ambiente comunal, no funcionará si usted no proporciona privacidad. Las personas necesitan espacios alternativos para pensar, ya sean salas de discusión, salones, patios o zonas externas para pasear".
Los expertos en diseño de lugares de trabajo recomiendan tener algunas habitaciones privadas que puedan ser utilizadas sólo bajo reserva y otras que se encuentren disponibles para el primero en llegar.
Escaparse de los charlatanes
A pesar de las crecientes preocupaciones sobre la privacidad y las distracciones, algunos empleadores están llevando el concepto de oficina abierta más lejos, integrando espacios de trabajo "sin dirección", donde los empleados ni siquiera tienen asientos asignados.
Dichas oficinas parecen proporcionar una receta para el caos y la cacofonía, pero al menos los empleados no se quedan atascados al lado de las bocazas de oficina día tras día.
Cuando CBRE, una firma comercial de bienes raíces de Los Ángeles, comenzó a crear espacios de trabajo sin dirección en sus oficinas de todo el mundo, la gente ofreció resistencia.
"Al principio, nos preocupaba mucho cosas como la necesidad que tienen los corredores de seguros y abogados de privacidad, así como el factor prestigio de tener una oficina", dice Lew Horne, presidente de CBRE para la región del sur de California.
A pesar de que CBRE les dijo a los empleados que debían superar todo tipo de cuestiones de ego para poder utilizar las oficinas, la compañía abordó el problema de la privacidad mediante la creación de una variedad de salas insonorizadas.
A la generación del milenio no le importa
No es de extrañar que a la muy social generación milenaria no parezca importarle el bullicio de los espacios de trabajo abiertos.
Los milenarios, nacidos entre los años 1980 y 1990, aprecian los inconvenientes de los diseños abiertos: ruido, distracciones, falta de privacidad y hacinamiento, pero creen que las oportunidades para socializar, trabajar en equipo o recibir ayuda de colegas supera a los aspectos negativos, según estudios realizados a trabajadores de oficina en Finlandia.
"Las preferencias respecto a la privacidad son similares para las distintas generaciones, pero los individuos nacidos en la década de 1950 la valoran un poco más que los otros", dice Peggie Rothe, investigadora de la Universidad Aalto en Finlandia.
Pero para Aaro y su joven equipo en Microsoft, no importa lo que digan otros milenarios.
"Creemos que disfrutamos lo mejor de ambos mundos con nuestras oficinas para concentrarse y nuestro pasillo de conocimiento para interactuar", dice.
